基層法院檔案數字化之略見

孫嵐

摘 要：當前，隨著互聯網+審判工作日益廣泛，以計算機技術為依托的信息技術的發展，為法院檔案數字化建設，加強基層法院數字化、電子化管理標準規范化提供了更加方便快捷的管控平臺。法院檔案管理利用工作是法院的一項重要的基礎性工作，隨著法院受理案件的逐年增加，加強檔案信息化建設是信息化發展的需要，更是法院審判工作發展的需要，建設符合國家和社會信息化發展要求的電子化檔案管理，實現法院檔案管理利用工作走向規范化、網絡化，更有利于提高法院檔案管理工作水平、機關行政效率和公共服務能力，實現電子檔案的收集、存儲、管理、利用的高效管理和利用。為此，本人以多年基層法院檔案管理工作經驗略談目前基層人民法院訴訟檔案數字化進程中的一點想法。

關鍵詞：基層；法院檔案；電子化

1 檔案數字化的概念與特點

2014年國家檔案局發布了《數字檔案室建設指南》，提出機關檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是機關提高工作效率和工作質量的必要條件。有關檔案信息化建設逐步深入，傳統機關檔案工作面臨著辦公自動化應用、數字檔案的建設以及用戶多樣化需求量的嚴峻挑戰，是檔案信息化建設項目中需要強化的重要節點。也是管理機關檔案信息聯結機關辦公自動化與數字化建設的關鍵一環。其特征是以統一的數字形式存儲各種信息，通過對紙質檔案的傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案化虛擬化，將檔案管理與利用的業務流程、標準化在數字檔案應用系統中，實現檔案資源系統規范管理。從而加快信息流與反饋的速度。

2 法院訴訟檔案電子化管理的內涵及重要性

1）訴訟檔案電子化管理的內涵。檔案管理是各行各業在工作不可或缺的重要一部分，因為它詳實準確的記錄著法院各項工作，具有重要的歷史性和保存價值。為貫徹“努力讓人民群眾在每一個司法案件中感受到公平正義”的目標，忠實履行憲法和法律賦予的職責，堅持司法為民、公正司法，全面加強審判執行管理工作，深入推進司法體制改革，為建設全面上水平提供有力的司法保障和法律服務。因此，法院訴訟檔案的數字化系統建設，為單位內部的實體借閱及當事人的遠程借閱實現一個系統管理全部檔案的功能，并且通過網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息管理平臺。

2）法院檔案電子化管理的重要性。（1）2014年，最高人民法院和國家局聯合印發了《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，在自1984年印發人民法院訴訟檔案管理辦法等制度以來時隔30多年以來的再次修改。這兩個新管理辦法的出臺，即是人民法院對過去較長一段時間在管理訴訟檔案中面臨的難點問題的肯定回應，也是對信息化大背景下如何管理訴訟檔案的積極回應，在給公眾帶來新期待的同時，也給法院檔案工作在新時期、新形式下提出了新的任務。人民法院訴訟檔案數字化、電子化管理大勢所趨同時，更彰顯未來檔案工作管理工作的不可或缺的重要性。（2）有利于提高法院工作效率。隨著深入推進法院訴訟檔案的電子化管理，在電子化檔案管理系統中對檔案資源的查詢和借閱更加便利，能有效縮減傳統檔案查詢和借閱方面的檢索程序，提高工作效率，實現對工作強度的有效控制。（3）有利于實現資源的共享。通過開展法院訴訟檔案電子化管理，能結合先進技術的應用對訴訟檔案實施電子化轉化處理，以數字化的方式對電子檔案進行存儲，能在網絡體系的支撐下實現資源的互聯，構建完善的法院訴訟檔案信息庫，確保能實現對資源的合理化應用，在資源共享的基礎上便于利用檔案資源開展監督工作，構建陽光型工作體系[1]。

3 基層法院訴訟檔案數字化管理過程中存在的問題

1）信息化檔案管理專業人才缺失。近年來，隨著社會經濟不斷發展和城市規劃調整，人們的法制意識不斷增強，法院訴訟案件也在逐年呈遞增趨勢。以廣東省某基層法院為例，2016年至2018年以來，僅執行類案件從每年的4567件；14994冊；382649頁增加至7362件；56564冊；523127頁，并且仍有持續上升的趨勢。這些大量的訴訟檔案資料，如果要想提高基層法院檔案管理的信息化水平，就要加快信息化檔案管理人才的建設。然而法院現有訴訟檔案管理人員相對較少，無法承擔繁重的訴訟檔案管理任務，導致訴訟檔案數字化管理工作的深入推進存在障礙。

2）數字化過程中對法院訴訟檔案重要性和保密性認識不足。本人從2011年始直接接觸并負責過檔案數字化與電子化管理工作。從中發現在數字化過程中的一些問題，比如數字化過程中一些單位都是請專業的技術人員和團隊來完成，并不是法院單位內部的工作人員。因此發現工作都是這些單位臨時請來的，稍加培訓就上崗，在工作人員的文化和專業知識欠缺的情況下，只知一味的按照相關程序按部就班的工作，對“檔案”一詞根本沒有什么概念，對法院訴訟檔案資料管理與利用的重要性和保密性嚴重認知不足，引不起足夠的重視，因此及易造成原始檔案資料的損毀甚至丟失，其保密性根本上得不到保障。

3）對訴訟檔案的管理與利用意識不足。隨著人們對檔案工作重要性認識的加強，法院的檔案管理也得到相關領導的高度重視，但仍然有相當一部分人對此認知不足，尤其是法院主要審判人員以及輔助人員，只注重其案件的結案，而對結案后的案卷資料整理歸檔工作不及時，不規范，甚至有資料缺失的嚴重問題存在，這些勢必對檔案的管理與利用帶來一定的影響[2]。

4 法院訴訟檔案數字化管理的優化措施

1）全面推進數據庫和網絡體系建設。法院訟訴檔案數字化管理工作的開展需要完善數據庫的支撐，因此在數字時代背景下，在推進訴訟檔案數字化管理工作的過程中，要對基礎設施進行完善，并加強對檔案數據庫的建設，確保能對訴訟電子檔案進行及時的存儲和歸類，方便使用者對其進行查詢和借閱[3]。同時，要加強對網絡體系的構建，在聯網技術的支持下實現對檔案資源的優化共享，提高檔案資源的實際使用價值。

2）完善檔案數字化管理標準。在開展訴訟檔案數字化管理工作的過程中，要對相關規章制度進行建設和完善，并制定具體的工作標準，推進訴訟檔案數字化管理工作的規范化和標準化開展[4]。在完善法律法規和制度體系的作用下，能對訴訟檔案數字化管理人員等行為進行有效的管理和控制，增強工作的標準化程度，為整合應用訴訟檔案數字化資源創造條件。

3）積極構建專業人才隊伍。法院訴訟檔案數字化管理工作的開展離不開專業人才隊伍的支持，因此新時期在加強技術建設的同時要加大資金投入，引入高技術人才，也要按照人才的職業能力需求積極開展教育和培訓工作，確保訴訟檔案數字化管理人員能合理應用數字化技術開展管理工作，滿足檔案管理工作的要求[5]。

5 結束語

綜上所述，現階段法院在推進訴訟檔案數字化管理的工作中，還存在一定的問題，對工作效果和訴訟檔案資源的利用產生消極影響，因此新時期要加強對訴訟檔案電子化管理工作的重視，積極探索完善數字化管理體系的構建，爭取能發揮訴訟檔案數字化管理的效能，為法院各項工作的開展提供堅實的保障。

參考文獻

[1]范振霞.人民法院訴訟檔案數字化管理之我見[J].決策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[2]蹇文鼎.關于加強法院訴訟檔案信息化建設的思考[N].人民法院報，2017-06-21（008）.

[3]范振霞.人民法院訴訟檔案數字化管理之我見[J].決策探索（下半月），2017（05）：37-38.

[4]解冰，李瑩.法院檔案信息化中應重視的幾個問題[J].檔案天地，2015（S1）：80-82.

[5]許宏亮.訴訟檔案信息化工作的實踐解析[J].信息系統工程，2018，298（10）：138.