現代企業檔案管理模式的創新探索

孫婷

摘 要：國內外市場經濟環境以及社會環境的變化，使得企業之間的競爭不再局限于經濟實力競爭，而是擴大至文化領域以及信息資源領域的競爭。企業要想在相關行業迅速取得競爭優勢，必須要提升本企業在信息資源管理層面的能力，提升企業文化軟實力。企業檔案作為企業歷史發展的“活化石”，詳細的記載著企業各項業務基本情況，是企業最為寶貴的精神財富和文化財富。本文運用現代檔案管理基本理論，就現代企業檔案管理模式進行研究和探索，希望能夠為相關企業而提供理論參考。

關鍵詞：安全；檔案管理；競爭力；技術

1 企業檔案管理模式創新的現實意義

1.1 提升檔案管理工作效率，防止檔案管理工作邊緣化

近些年來，部分企業檔案管理工作薄弱，直接影響到企業生產經營以及日常管理，損害了企業的利益[1]。例如，企業科技檔案管理工作薄弱，影響企業后期科研管理工作，甚至導致企業在知識產權訴訟中敗訴；企業人力資源檔案管理工作薄弱，導致人力資源檔案出現失真、造假、遺失等現象，影響企業人力資源管理結構的優化；企業財務檔案管理工作薄弱，導致企業財務管理的混亂，引發稅務風險。基于此，企業需要在檔案管理領域投入更多的資源，推動檔案管理模式創新，實現檔案管理的規范化、標準化以及現代化。除此之外，只有實現檔案管理模式創新，才能更好地體現企業檔案管理價值，引起相關管理人員對檔案管理工作的重視，推動檔案管理工作可持續化發展，防止檔案管理工作邊緣化。

1.2 增強企業核心競爭力的必然要求

國內外市場經濟環境以及社會環境的變化，使得企業之間的競爭不再局限于經濟實力競爭，而是擴大至文化領域以及信息資源領域的競爭[2]。企業檔案管理與企業生產經營是緊密相連的，檔案管理工作成效直接影響企業軟實力。企業檔案管理工作是對信息資源的梳理與總結，能夠將零散的信息資源集中起來，為企業管理層提供決策依據。企業管理層系統地參考相關信息資源，能夠更加科學的制定相關決策，提升決策質量以及決策效率，間接增強企業核心競爭力。

2 企業檔案管理模式創新的基礎條件

2.1 加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系

現代檔案管理學強調檔案管理工作的完整性。檔案管理模式創新是一項系統化工程，需要各個部門加以配合。尤其是隨著檔案資源數量的不斷增多，檔案管理人員在時間、精力有限的情況下，更加需要其他部門工作人員予以配合。為此，本文認為，企業可以成立相關部門，統一牽頭、協調并組織檔案管理工作，加強檔案歸口管理部門與其他業務部門之間在檔案資料移交、檔案資料整理、檔案資料歸檔以及檔案資料查閱等各個環節的聯系，加快檔案管理一體化建設，為檔案管理人員創新檔案管理模式奠定基礎。

2.2 將精細化理念融入到企業檔案管理的各個環節

企業檔案管理創新應當遵循精細化的原則，即確保檔案管理內容完整以及檔案管理流程規范。為了確保企業檔案管理質量，檔案管理人員在創新企業檔案管理機制時，要善于將精細化理念融入到企業檔案管理的各個環節[3]。第一，確保檔案管理內容的完整性。檔案管理人員應嚴格把控檔案歸檔環節、檔案交接環節以及檔案傳閱環節的規范性，形成檔案歸檔、交接以及傳閱記錄，防止檔案丟失。第二，確保檔案管理流程規范。企業檔案管理人員在創新檔案管理模式時，要確保檔案管理流程清晰、檔案管理有章可循，提升檔案管理工作的條理性。企業加強對檔案進行精細化管理，可以更好地推動檔案管理工作專業化和流程作業化，實現檔案管理整體水平的提升。

3 現代企業檔案管理模式的創新路徑

3.1 探索檔案“微”服務，延伸檔案服務終端

伴隨4G網絡在全國各地的普及，移動電子終端上可供使用和利用的資源也隨之增多。具體到檔案管理領域，企業檔案管理人員可以充分運用4G網絡探索檔案“微”服務，立足于微信公眾號平臺或者APP平臺建設開展檔案服務，延伸檔案服務終端，為檔案需求主體提供更為快捷的查閱服務。第一，企業檔案管理人員探索檔案“微”服務首先要明確檔案查閱權限以及查閱事項。將企業檔案管理系統與相關“微”服務平臺進行數據連接后，將可供查閱的檔案上傳至“微”服務平臺，實現數據互聯共通。第二，具備可行條件的企業相關技術部門應當給予檔案管理部門工作支持，增強檔案“微”服務平臺的穩定性；不具備可行條件的企業則可以委托相關技術企業開發檔案“微”服務平臺。只有保障檔案“微”服務平臺的穩定性和安全性，才能切實提升檔案查詢效率，增強檔案需求群體的滿意感。

3.2 創新運用數字信息技術，實現檔案安全管理創新

企業檔案安全是企業開展檔案管理工作和服務工作的基礎，檔案失真、損毀、被盜以及遺失不僅會影響企業決策，給企業造成不可估量的損失，甚至可能會影響到企業整體發展。尤其是科技檔案、人事檔案、工程檔案、財務檔案等較為重要的檔案資源，更是會影響企業創造經濟效益和社會效益的能力。為此，企業檔案管理人員可以將現代數字化信息技術引入檔案安全管理領域，增強企業檔案管理系統的抗風險能力。第一，企業可以引進數字水印技術，對相關檔案進行水印加碼，減少數字檔案資源被非法篡改的可能性。第二，企業可以探索構建檔案區塊鏈，通過加密算法、點對點傳輸技術來增強檔案管理系統的抗風險能力，推動檔案管理創新。第三，企業可以引進云儲存技術，集中統一的對數字檔案進行云備份，建立檔案應急管理機制，確保企業檔案管理工作能夠長期服務于企業日常生產經營以及企業決策，延長檔案的儲存“壽命”。企業通過購買云儲存商的云儲存終端后，即使發生硬盤損壞或者計算機損壞的現象，也可以迅速的恢復檔案管理工作。

3.3 依托云儲存終端，探索檔案互聯共享機制

檔案資源的不斷增多導致企業檔案管理人員工作壓力增加。為了更好地實現資源合理調配，節約檔案管理開支，企業可以依托云儲存終端，探索檔案互聯共享機制。具體而言，一方面，企業內部之間可以建立檔案共享網絡，以云儲存終端以及檔案管理系統為基礎建設企業內部檔案管理網絡，實現檔案資源從收集、整理、歸檔到流通的“一站式”管理，全方位提升檔案管理成效。另一方面，企業可以與外部相關企業、單位建立檔案共享網絡。通過建設檔案共享網絡，企業加快與其他業務關聯企業、單位的檔案業務聯系，加快檔案信息資源的傳播，提升檔案資源的利用效能。需要注意的是，企業在建立檔案互聯共享機制時，應當堅持安全性和保密性原則，對于涉及企業核心利益以及技術秘密的檔案資源，不應與其他單位進行共享。

4 結束語

在國家檔案局大力倡導檔案管理變革、檔案管理創新的現階段，企業應當進一步加強在檔案管理領域的投入，推動企業檔案管理工作轉型升級。雖然過去一段時間，各個企業在檔案管理領域取得了較為突出化的成果，但隨著企業生產經營的發展，傳統檔案管理機制無法適應新時期企業生產經營工作的需要，難以為企業生產經營工作提供高效化的服務。為了更好地發揮信息資源價值，增強企業決策的理性化、科學化和可行化，企業檔案管理人員需要尋求新型檔案管理模式，深入挖掘企業檔案資源的信息。未來隨著現代智能化設備、互聯網技術以及數字化信息技術的進一步發展，企業檔案管理結構還會發生一定程度的轉變。筆者相信，隨著企業檔案管理人員專業素養的不斷提升，企業檔案管理工作一定會開創出新的局面。

參考文獻

[1]盧瑤.探析企業檔案精細化管理措施[J].辦公室業務，2019（06）：122.

[2]童愛萍.企業檔案電子化管理存在的問題及措施[J].辦公室業務，2019（06）：186+192.

[3]王金英.企業文書檔案保密工作探討[J].辦公室業務，2019（06）：109.