淺談事業單位檔案信息化與安全保護

王金榮

摘 要：當前部分事業單位在檔案管理中仍然使用傳統的管理手段，人力管理和保護工作存在較多的問題如管理效率低、占據空間大等。在現代信息技術的發展和普及的背景之下，事業單位應當將信息化技術在事業單位的檔案管理中使用。本文介紹了事業單位檔案信息化建設的現狀，并結合存在的問題，提出了優化檔案存儲安全性的措施。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；安全保護

在事業單位的檔案管理中引入信息化技術可以有效的提升檔案管理效率和管理質量，替代傳統的紙質檔案，降低事業單位檔案處理過程的成本。信息化的檔案存儲極大的提高了管理效率，降低了工作人員的工作強度，信息化檔案管理模式在當前的企業建設中是十分必要的。

1 事業單位檔案信息化的開展和創新措施

1.1 結合單位狀況對信息化檔案建設進行規劃

要想推動檔案管理工作的信息化建設質量，則管理人員應當結合企業的現狀制定科學的信息化發展規劃。檔案信息化建設規劃應當結合企業現狀，從企業的檔案管理需求入手進行信息化設計。在實際建設中，企業的檔案數量、管理資金投入以及相應的技術人才投入都是影響信息技術擴展的影響因素。根據實際情況優化信息化計劃才能保證檔案管理信息化建設質量，優化管理效率。

1.2 強化檔案信息化建設中的硬件支持

信息化的檔案管理在建設中需要現代的硬件設施，以此來實現信息化的管理和存儲過程。因此，在信息化建設中，事業單位應當從硬件設施開始來優化檔案信息化建設。常見的幾種信息化管理設備包括計算機設備恩、網絡設備、掃描照相設備以及硬盤存儲設備，保證硬件設備的質量才能提升檔案管理的信息化質量。

1.3 優化信息管理軟件設計質量

在硬件設施之外，管理人員日常進行檔案查詢和存儲的主要工具是管理軟件。管理軟件保證了技術設備的正常操作和運行，是檔案信息化管理的重點之一。完善的檔案信息化管理軟件應當包括正常的操作邏輯、易于進行互動操作的軟件界面以及全面的信息管理功能。當前許多事業單位在信息化檔案管理系統的建設中一般是購買國家統一的大型管理軟件，其性能穩定，功能全面，可以保證檔案管理工作的高效進行。

2 檔案信息化建設中的安全保護

2.1 檔案信息化管理中存在的問題

首先，當前我國許多事業單位的信息化檔案管理工作安全措施設計不完善。事業單位的檔案是對各項工作資料以及工作人員資料的匯總，部分文件有著較高的機密性。因此，強化信息化檔案管理工作的安全性是當前信息化建設中的重點。安全措施的不完善會造成檔案信息的泄露，導致嚴重的安全問題，影響事業單位的正常經營。在現代的信息化發展中，網絡極大的提升了信息傳輸效率。但是，網絡的普及也帶來了較為嚴重的網絡安全問題。不法分子會使用網絡病毒等手段竊取事業單位的資料并以此牟利，對事業單位的信息安全有較大的威脅。當前事業單位中的信息安全設計尚不完善，給管理工作的安全性造成很大的影響。

其次，檔案管理人員的技術水平不足。在檔案的信息化管理過程中，技術人員的信息技術能力直接影響在當前的檔案信息化管理工作的效率以及質量。同時，網絡知識和信息技術的高質量掌握也能幫助檔案管理人員更為全面的防治信息安全問題。在當前的事業單位中，參與信息檔案管理的工作人員大都是傳統的檔案管理人員，其對于現代信息技術的掌握程度不足，難以滿足當前信息管理的高效和安全需求。同時，許多檔案工作人員的檔案保護安全意識不足，對安全保護工作不重視，造成事業單位信息泄露問題時有出現，不利于現代事業單位的信息化發展建設。

2.2 優化檔案信息化建設安全性的措施

2.2.1 改善檔案管理方式

要強化信息時代的事業單位檔案管理質量，則信息檔案管理人員應當結合工作的進行現狀來優化檔案管理方式。首先，管理人員要強化檔案保密工作，提升檔案管理的安全性是工作人員的基本需求。工作人員應當在結合企業的管理規范的基礎之上創設完善的檔案查閱和使用規范，避免在檔案查閱中出現信息泄露問題，完善的規章制度可以有效降低信息安全意外的出現。同時，在檔案硬件設施的維護中，工作人員也要加強安全管理，避免不法分子竊取檔案資料，影響企業的信息安全性。其次，企業的技術人員要強化網絡技術安全管理系統。信息管理中，用于進行檔案存儲的是計算機設備以及數據庫設備，技術人員應當優化計算機系統的安全性，并結合可能存在的問題不斷優化軟件操作系統的安全性，避免安全隱患的存在影響檔案存儲安全性。在優化設備和系統之外，技術人員可以學習先進的管理機制，設計信息加密技術。信息加密是當前的信息安全管理中常見的手段，管理人員可以借助密碼等對信息進行解密，缺少密碼的不法分子難以獲取完整的檔案信息，提升了檔案的安全性。除此之外，事業單位也應當針對信息檔案系統安裝防火墻以及入侵防御系統，這兩類技術系統可以阻斷內外的網絡交流，并對可能存在的網絡侵入行為進行報警，實現對當前的安全保護，降低網絡攻擊對檔案信息安全的影響。

2.2.2 優化信息設備的功能

優質的硬件設備可以提升信息管理效率，降低檔案丟失問題出現的概率。硬件設備的購買和應用中應當使用質量有保證的設備，事業單位要加強對硬件設備的資金支持。除了設備本身的質量之外，管理人員在日常的工作中也要定期進行維護和檢修，避免事故出現造成信息丟失。

2.2.3 優化檔案工作人員的技術能力

在現代的檔案信息管理工作中，工作人員應當對信息技術有充分的了解，這樣才能保證管理工作的安全和高效進行。企業應當在招聘過程中選擇具備一定技術能力的工作人員，并在日常的工作中定期進行技術培訓，提升工作人員的信息管理水平和技術能力，以此來優化檔案管理工作效率，提升信息管理的安全性。

3 結語

信息化的檔案管理是未來事業單位的發展方向，現代信息技術的應用有效的提升了檔案管理工作的效率和質量。在實際發展中，工作人員要注意安全管理工作，強化硬件和軟件的安全優化，避免實際管理工作中出現信息泄露問題，提升信息化檔案管理工作的發展質量。

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