淺談如何做好人事檔案管理工作

梁思宇

摘 要：人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經歷、工作能力、知識結構以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄。

關鍵詞：人事檔案；管理；建議

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，本文認為：只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果，實現檔案管理同現代技術的有機結合。

人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經歷、工作能力、知識結構以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄，同時也反映了其自然情況、家庭情況、健康狀況、婚姻狀況、獎罰情況、學歷、特長、專業特點等方面的內容。人事檔案工作做得好壞，直接影響到人事工作的效率和質量，同時也是衡量一個單位人事工作水平的重要標志之一。加強人事檔案的規范化管理是做好人事工作的基本前提，是為領導科學決策，合理用人，組織人事部門開展人才評價，培養和使用的基礎和依據，因此必須做到準確，齊全、真實、有效。

1 當前人事檔案管理中存在的不足

1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為人事檔案管理就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

由于檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，加之沒有組織專業知識培訓，導致管檔人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

1.3 人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

1.4 人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，容易造成一定的資源浪費。

2 對目前人事檔案管理的幾點建議

2.1 提高認識，進一步加強對檔案工作的領導

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，加強對檔案管理工作的檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時還要加強對檔案法律法規的學習，明確檔案工作是各級黨委和部門義不容辭的責任和義務。

2.2 加大投入，夯實檔案工作基礎

各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的維護和信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 提高檔案管理人員的素質

主管部門應定期組織管檔人員參加各種業務培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，認清管理檔案的重要性，從而增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

2.4 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔材料的不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

2.5 健全制度，進一步規范檔案資料管理

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案管理規范有序。