淺析檔案劃控開放工作

張國鈺

摘 要：為貫徹開放檔案的方針政策，進一步加快檔案信息資源的開發利用，方便公民和組織利用檔案，必須堅持正確處理好保守秘密與開放檔案的關系，在保守秘密的前提下最大限度地做好檔案劃控開放工作，不斷探索檔案劃控開放的新思路。

關鍵詞：檔案劃控；開放工作

檔案劃控開放是各級各類檔案館館藏檔案達到開放年限后經過組織鑒定審查、劃控、審核、審批，向社會開放的過程，是檔案館業務建設的基礎工作之一，也是一項政治性、政策性很強的工作。這項工作必須根據國家檔案法定程序進行，將有用的和可用的檔案向社會開放，實現檔案信息資源共享，發揮其應有的社會效益和經濟效益。

1 納入正常法制化軌道，依法進行檔案劃控開放管理

《檔案法》對開放檔案的有關概念與具體范圍沒有明確的法律規定，劃控開放范圍界定的不具體、不科學，不夠細化，期限標準不一，操作性不強，已不能適應當今檔案劃控開放的要求。《檔案法》第19條和《實施辦法》第20條權利和義務主體不明，以及涉及公民隱私和國家利益的檔案實行暫緩開放，非公務的公民個人利用檔案等，檔案開放與利用之間存在許多矛盾，直接影響到檔案劃控開放工作的實踐，導致了該法在某種程度上難以理解和掌握。在檔案劃控向社會開放檔案時，適當地規定一定的封存年限和利用范圍限制是必要的，但《檔案法》將50年作為檔案開放的期限，上下浮動時間長。因此要進一步完善檔案法規，建立健全檔案劃控開放工作的相關法規做到有法可依、有章可循。

2 實地摸清館藏，修訂開放細則

檔案信息資源開發和利用必須有相應的制度來保障。為切實做好館藏檔案的劃控開放工作，我館對館藏已滿30年未進行劃控開放全宗的檔案內容進行了摸底調查，梳理出需劃控開放檔案的內容，并結合平日檔案利用時查檔者身份、利用目的、查閱檔案的具體內容等，本著對社會、對歷史、對公眾負責的態度，根據《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》及《政府信息公開條例》，結合館藏檔案的實際情況和利用特點，專門修訂了《常州市檔案館開放檔案實施細則》，對“經濟、科學、技術、文化等檔案”實行最大程度開放，對“涉及公民隱私和國家利益的檔案”實行暫緩開放，細則進一步細化、規范了檔案劃控的標準，使從事檔案劃控開放的一線人員有章可循，最大限度地統一了劃控開放的尺度。

3 開展業務研討，統一開放標準

由于經濟社會的快速發展，20多年前國家關于檔案劃控開放的規定已不能適應現今檔案劃控開放的要求，未能覆蓋現今檔案的所有門類，存在著一定空白。為總結20多年來我市各轄市、區檔案館檔案劃控開放工作的寶貴經驗，解決劃控工作中存在的問題，為今后的檔案劃控開放工作提供更有效的方法，我市檔

案館于2009年6月召開了所轄市區檔案館檔案劃控開放業務的專門研討會，各檔案館對以前的檔案劃控開放工作進行了認真總結，并對當前檔案劃控開放工作中存在的難點如劃控開放的自由度的控制、開放檔案的公布權限等進行了研討，研討會就檔案劃控開放的范圍、劃控開放的方法、開放檔案公布和利用程序、查閱制度等達成了共識，統一了常州市各級國家綜合檔案館檔案劃控開放的標準，提升了檔案劃控人員的業務水平。

4 制定相應的檔案劃控開放規范和配套辦法

自各地開始開放工作以來，就缺少檔案劃控開放范圍和實施細則，在具體劃控開放操作時沒統一標準，存在很多難以解決的實際問題。我們要加快制定可操作性強的檔案劃控開放實施辦法，明確開放檔案的主體和權利、對象和義務、開放的期限標準和范圍、開放的具體原則和條件、開放的要求以及各種例外的情

形，統一范圍，統一標準，規范檔案劃控開放程序。先定密，后劃控，控制到哪一級，哪些可向社會公開開放，哪些不宜開放，列出詳表，具體的條目應與館藏檔案內容相對應。做到開放檔案主體的權利與義務明確、開放檔案的范圍清楚、例外原則清晰，相互銜接，相互配套，形成科學的規范開放檔案的規則體系，有利于檔案依法、有效、有利地向社會和公眾開放。為科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍，使館藏檔案劃控開放工作做實做細，不出差錯，檔案館可以貼近社會、貼近民生為指導，成立了檔案劃控鑒定小組，根據需劃控檔案的數量，對工作量進行初步測算，制定了詳實的工作計劃，對從事劃控的人員進行了統一的培訓。工作人員對照劃控的原則和范圍要求，集中時間、集中人力，以卷為單位實行劃控，逐卷逐件審定，遇到難以確認“開放或控制”的檔案交劃控小組討論認定，必要時向相關部門請示。對開放的檔案做好標記，及時做好開放檔案的統計，并編制開放檔案案卷目錄、卷內文件目錄，利用電視、廣播、報紙、網絡等新聞媒體以及通過街頭宣傳、發放宣傳資料等方式，向社會公布檔案開放的信息。

5 應用現代化手段同步開展檔案劃控開放工作

首先，盡快實現檔案目錄中心，電子檔案中心。規范文檔一體化、館室檔案工作一體化管理，利用網絡技術增加檔案開放渠道。凡是國家全宗的全部檔案，只要是開放檔案，利用者就可在網上查找申請利用已開放檔案，檔案部門在一定時限內通過網絡給利用者明確答復。其次，加快全省檔案館內局域網運作。對外局域網連接政府網和互聯網，參與政府上網工程建設，實現檔案辦公自動化技術在局館的應用，及時定期開放到期檔案，確保開放檔案安全管理。其三，檔案部門定期匯編各種檔案史料公布檔案，編寫開放檔案資料出版，做好檔案開放和服務工作。

6 加快統一的數據管理平臺建設

館藏檔案的數字化建設發展不平衡，不能充分利用檔案數字化優勢，加快開放力度。我們要加快館藏檔案的數字化建設，檔案檢索體系數字化建設，把館藏檔案的全部全引目錄、案卷目錄、文件級目錄和專題目錄，實行檔案全文級的檢索機檢。加快檔案電子數據庫，電子數據質量控制體系建設，保證電子數據的準確、規范和安全。利用檔案數據管理平臺建設，拓寬開放服務的渠道，滿足公眾對檔案利用的需求。在開展工作調研的基礎上，廣泛征求基層檔案館（室）和利用者的意見，按照現行的檔案法律法規和業務標準，結合館藏檔案內容，編制出臺了各種服務手冊、指南。內容涵蓋我市各檔案館簡介、利用須知、利用流程示意圖、利用制度、館址示意圖等，將各類檔案特別是涉及民生的專題檔案的查閱對象、范圍和制度進行告知。如可將館藏檔案對檔案的形成者、移交者、捐贈者開放；婚姻檔案、宅基地登記檔案、訴訟檔案等只對當事人開放；職工名冊、調資表、登記表、履歷表、退休審批表等對當事人及直系親屬開放；公檢法和紀檢監察部門可查閱與案件相關的檔案等。