加強事業單位檔案管理工作的若干思考

郭書鈺

摘 要：事業單位是具有服務性質的一種單位形式，它是推動國家發展的主要機構。與企業不同，事業單位中的檔案數據和信息，不僅是國家建設的主要載體，也是領導決策的關鍵信息，對于強化監管，推進法治發展都有積極意義。不可否認，近年來我國事業單位對于檔案管理給予了更高的關注度，并利用現代化設備強化管控，建立了相對完善的制度體系。然而由于傳統思想的制約，在管理過程中依舊存在諸多不足，部門工作沒有統籌安排，檔案利用率較低。針對這樣的現象，事業單位要建立從上至下的科學管理體系，結合現有問題提出有針對性的措施，為落實好檔案管理工作，創新服務奠定基礎。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；制度；信息化管理；創新服務

眾所周知，檔案是單位最重要的資料信息，內容多元豐富，既記錄著單位的發展歷史，也包含全面的人事信息資料。作為一項較為復雜的工作，檔案管理不僅涉及到資料的整理、歸檔、保管，還需要對其進行分類，按時間和內容進行編號，保證需要時能夠及時找到相對應的信息。隨著信息技術和現代化設備廣泛應用，事業單位檔案管理形式愈加豐富，這對相關人員的專業能力、技術水平以及綜合素質也提出了更為嚴格的要求，檔案在規范化管理中存在的不足也逐漸暴露了出來。本文就對事業單位檔案管理工作的問題加以簡單的闡述，并切實提出有效的解決對策，確保檔案的規范化管理。

1 檔案規范化管理工作存在的問題

1.1 領導對檔案管理工作認識不夠

檔案管理是事業單位管理工作中最重要的一種，涉及到各種資料和信息的存檔與保存。然而在很多單位領導看來，事業單位的重點應該是落實好服務，對于檔案管理缺乏深刻的理解，甚至將其等同于文字的摘錄。長此以往，檔案管理得不到規范化控制，沒有建立完善的制度，檔案丟失、損壞以及泄密的狀況時有發生，直接影響了事業單位的可持續發展。

1.2 部門歸檔立卷制度貫徹不徹底

一般情況下，檔案分為單位檔案和人事檔案兩部分，由于信息資料年代久遠，具有一定的歷史價值，要想實現科學管理，就必須建立歸檔立卷制度，細致劃分檔案年限，按照不同類型以及內容進行整理和保存。在嚴格的制度下，事業單位檔案管理者在工作中也會有據可依。然而目前大多數事業單位都沒有結合實際制定歸檔立卷制度，相關內容和規范不科學，在貫徹過程中不徹底，導致檔案歸檔較為混亂，無法凸顯其作用和優勢。

1.3 檔案管理制度不健全

據調查，目前我國大多數事業單位都制定了檔案管理制度，可是能夠確保其規范性的卻較少，同時制度沒有與實際結合起來，缺乏可操作性，內容也不夠健全。具體而言，檔案管理制度不健全，內部細則不完善，沒有建立自上而下全方位的管理方法，導致部門之間無法緊密配合，直接影響了檔案管理工作的效力。

1.4 檔案利用手續繁瑣

不可否認，檔案是事業單位最重要的資料和信息，其中很多內容都是機密，不對外公布。為了保證檔案資料不出現丟失和破損的現象，制定檔案借閱制度完全必要。但是對于一些基本資料信息以及可以空開的內容，一旦利用手續較為繁雜，就會降低工作效率。一些單位在檔案利用之前需要出具證明，然后找領導進行簽字和蓋章，再到檔案室找負責人簽字，接著申請借閱，并簽訂送回時間。這一系列繁瑣的手續，無形中給檔案利用造成了巨大困難，加大了管理的難度。

1.5 檔案信息化管理程度較低

隨著信息技術的全面普及和推廣，在事業單位檔案管理中利用信息技術，落實現代化管理方式已經成為了大勢所趨。它能夠提高檔案管理的技術水平，走出傳統檔案管理方式的弊端，防止紙質檔案來回翻閱引發的破損現象，并加快檔案查詢的速度。可是由于很多檔案管理人員思想較為滯后，對信息化技術掌握不好，導致檔案管理無法凸顯設備優勢，信息化管理水平較低，無法建立技術新平臺。

2 事業單位檔案規范化管理具體措施

2.1 完善檔案工作機制

完善的檔案工作機制，是理順檔案管理方式，推動檔案有序管理的重要前提，也是工作更有效開展的基礎。對此，事業單位要結合自身情況，明確檔案工作的具體方式，協調好部門和人員之間的職責，確立崗位責任制。同時，還要加大檔案管理力度，保證工作機制能夠規范執行，防止工作漏洞，讓管理朝著規范化的方向推進。

2.2 重視檔案管理人員的隊伍建設

從某種意義上而言，事業單位檔案管理工作能夠有效開展，管理的水平高低都與管理人員有著十分密切的關系。尤其是在信息化管理的推動下，對于人們的技術、能力和綜合素養都提出了更為嚴格的要求。對此，事業單位要落實好人員建設工作，打造高素質的后備力量，積極開展培訓與教學工作，幫助他們掌握現代化技術。在此基礎上，還要堅持引進來與走出去并存的戰略，為優秀的檔案館管理者提供進修學習的機會，健全他們的法治觀念，不斷提高檔案管理的科學性和規范性，建立高素質的管理團隊，增強隊伍凝聚力。

2.3 認真貫徹部門歸檔立卷制度

除了要完善檔案工作機制，事業單位檔案管理還要認真貫徹部門歸檔立卷制度，明確立卷工作是檔案有序管理的前提，清晰劃分檔案的歸類方式，從內容和時間兩方面入手進行歸檔。單位還可以設立監督部門，對檔案管理立卷制度執行情況進行定期的檢查，從而落實好嚴格管理。

2.4 出臺相關檔案工作標準

作為一項復雜的管理工作，在檔案有效管理過程中必須出臺工作標準。各機關事業單位都要依據檔案法的有關規定結合本單位實際，健全、完善各項行之有效的檔案管理制度和工作職責。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度。此外，每個崗位都要建立崗位職責，使不同崗位的檔案管理人員明確自己的職責，工作有的放矢。檔案管理工作中的各項規章制度、崗位職責都要上墻，相關制度一旦確立，必須遵照執行，真正形成一套制度健全、職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。

2.5 加快檔案信息化的管理進程

第一，借助計算機技術的優勢，建立相應的檔案管理信息系統，實現檔案的規范化、系統化的管理，將檔案按照不同的標準來進行分類管理。與此同時，還應當要建立信息共享和交流的平臺，實現“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業單位應當要重新調整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數量足夠的計算機基礎設備，并劃分一定的款項來對檔案管理工作人員計算機操作能力進行培訓，使其能夠全面掌握先進的計算機檔案管理技能。

2.6 加強檔案工作創新服務

創新是發展的源泉和動力，當前我國事業單位之間的競爭異常激烈，檔案管理作為管理工作中非常關鍵的一環，必須不斷推進創新，積極落實科學的管理方式，以服務帶動發展。對此，事業單位要結合實際，對檔案管理加以深入了解，開辟數字化檔案、信息個人檢索等工作方式，為創新服務奠定基礎。

3 結束語

綜上，事業單位檔案管理工作要有序落實，不斷提高工作質量，就必須明確目前在管理工作中存在的問題，結合實際提出行之有效的解決對策。

參考文獻

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