推進教師人事檔案信息化管理的實踐探析

張燕清

摘 要：將紙質檔案信息化是目前教師人事檔案方面非常重要的工作之一。傳統的檔案管理存在歸檔繁瑣、利用效率低下、保存難度大等問題，所以將傳統檔案信息化勢在必行。本文就如何將紙質化檔案轉化為信息化管理提出了幾點建議。

關鍵詞：推進轉化；人事檔案；信息化管理

人事檔案管理的工作人員主要負責的工作為：將教師在校期間的情況以及從業后所經歷的重大事項加以記錄，其中包括教師的職業素質考評、人品評價等信息，對其進行整合編匯所形成的資料就是教師人事檔案。傳統模式下，這些信息的記錄都是紙質的，不管是查閱還是管理都較為麻煩。且關于教師人事檔案所涉及的方面包括教師的家庭社會關系、成長過程等等，以傳統的方式管理讓其更新也存在很大的困難。為了提升人事檔案信息的更新速度，并達到資源共享的目的，將人事檔案信息化是非常必要的。

1 傳統方式管理下的問題解析

傳統的檔案指的是紙上記錄的人事信息，因為教師人員眾多，所以其檔案數量也很龐大，管理起來問題就會很多。

1.1 保管困難問題

人事檔案管理是管理行業非常重要的組成部分，如果出現問題，人員變動后的相關工作都將無法開展。傳統的人事檔案管理即對紙質檔案的管理，主要是注意對火、蟲、潮、盜和霉的預防。就目前檔紙質檔案的普遍管理狀況而言，大多數儲存室因為建立時間較長，所以存在著設備沒有更新或設備配置不全，甚至于是電路老化等問題。在這樣的狀況下一旦發生火災，那么檔案信息的損毀將非常嚴重。此外，如果檔案保管現場不通風，那么紙質檔案就會有字跡模糊等情況的出現，會使得檔案失去原有的價值。

1.2 使用效率低問題

傳統的紙質檔案在建立后，要進行更新是非常耗時的。對于教師檔案而言，其存在的主要目的是為了能夠在具體工作之中快速便捷的掌握相關教師的信息。而紙質檔案的低效率在某種程度上是并不具備其建立檔案之初想要達到的目的。此外，對紙質檔案而言，長期的反復使用會對其造成一定的損耗，甚至是出現遺失。同時，紙質檔案還存在著共享困難的問題[1]。

1.3 查閱歸檔繁瑣

檔案的建立是為了之后的查閱，但是因為紙質檔案繁多，使得其在查閱與歸檔時存在著非常大的困難。即使是非常專業的檔案管理人員，在面對數量繁多的檔案時，也會出現失誤等狀況。就實際狀況而言，相關教師檔案管理人員在面對數量繁多的紙質檔案時，無法做到面面俱到，從而使得很多檔案都或多或少的存在些許多損耗，此外，檔案一旦外借就有可能出現信息流失的情況，如果是長期不歸還，那么對其相關的更新也造成一定的困難。這些都是信息建設過程中的重大不利問題，急需解決。

2 信息化管理方式的重要意義

“互聯網+”的大背景下，教師人事檔案的信息化管理將更加的快捷，也是一種必然形式。將教師的相關檔案進行電子化儲存，并與現代網絡技術相結合，將更有利于相關單位對其進行管理。

2.1 檔案信息化是社會發展下的必然

社會進入信息化時代后，很多傳統模式都被打破，其中就包括以傳統方式對人員檔案的管理。將教師檔案從紙質記錄管理模式轉化電子檔記錄，數據化更新，智能化管理已經是時代發展下的必然。

2.2 相關條例明確

社會進入信息化時代后，《全國檔案信息化建設實施綱要》就國內現存檔案信息化儲存做出了明確指示，其中就包括教師人事檔案。作為原生信息資源之一的教師人事檔案，只有通過信息化的管理才能最大程度的發揮其相關作用。

3 信息化管理的具體實施

在傳統模式管理已經不能適應時代需求的情況下，信息化管理的建立可以通過以下方式進行：

3.1 檔案歸檔信息化

就目前的現代化技術而言，與計算機、互聯網等相關的應用管理軟件都是可以用來完成歸檔信息化的。

3.1.1 以電子文檔錄入相關檔案

歸檔信息化的第一環節是對教師檔案所涉及的信息進行錄入，即將紙質的檔案以電子文檔的信息進行記錄。通過對二者的比較可知，電子文檔比紙質文檔更加的科學規范，是檔案能夠完整保存的堅實基礎[2]。

3.1.2 以科學方式進行檔案歸類

在將教師檔案以電子信息的方式錄入完成后，就需要對其進行歸類整理。在電子化檔案之前，人們對于紙質的檔案進行分類歸檔時需要消耗非常大的人力，因為它的數量過于龐大。當將紙質信息電子化后，其歸類整理的方式就非常繁多，管理人員可以通過不同軟件存在的優缺點以多元化的方式對電子信息進行歸類，以達到最優狀況。

3.1.3 利用網絡共享功能隨時更新檔案信息

傳統模式上的檔案管理很難具備動態化，但是在“互聯網+”的時代下，動態化的管理方式是非常簡單的。各地通過共享互通的方式可以及時對相關信息進行更新，且更新的方式更加的多元化，可以是教師本人進行更新，也可以是所有學校進行更新等。

3.2 多形式下的資料保存

紙質檔案因為其數量繁多所以在保存過程中需要占據巨大的空間作為檔案儲存室，當然對于儲存室的內部環境要求也很高。相反在信息化時代的今天，可供選擇的保存方式就不僅僅局限于紙上記錄。

3.2.1 保存介質的可選性

“互聯網+”引導下的大數據時代，人們除了在紙上做記錄整理成了檔案后，還可以通過移動硬盤、優盤等將電子化的檔案信息加以存儲。電子信息的空間占有較紙質信息而言，是非常小的，只是對于電子信息的存儲介質而言，是有壽命存在的。為此，要更好的保存電子信息，就要定期對其更新。

3.2.2 不同格式轉換及遷移

“互聯網+”形式下，對電子檔案的更新也要適應發展。為了更好的保存信息，就要在不同的社會背景下擇優選擇儲存方式以及格式，當然，也要進行適當的信息遷移以達到信息的完整性和可用性。

4 結束語

在“互聯網+”的大數據時代，將教師檔案以信息化的方式進行管理，可以使資源進行實時共享，以達到更好的利用。此外，對于檔案的保存也更加的安全。

參考文獻

[1]延鑫.教師人事檔案管理的信息化建設探索[J].人才資源開發，2016（14）：196-196.

[2]高霞.高校人事檔案管理信息化建設的問題探究[J].文學教育（下），2016（10）：139-139.