紙質檔案數字化過程中遇到的問題及對策研究

王海麗

摘 要：紙質檔案數字化是當前數字化技術飛速發展以后呈現的一個趨勢。目前，國有企業的檔案管理水平還比較落后，數字化進程速度不夠，在進行紙質檔案數字化建設的過程中仍然存在一些問題。本文就紙質檔案數字化的重要意義進行了闡述，并針對建設進程、制度建設、過程建設、隊伍建設四個方面呈現的問題提出了解決路徑。

關鍵詞：紙質檔案；數字化檔案；問題與對策

紙質檔案數字化指的是采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像有關聯關系的處理過程。[1]檔案是國有企業重要的信息資源，隨著國家數字化建設的不斷加快，紙質檔案數字化建設趨勢明顯。目前，全國各行各業都提倡使用數字檔案，并將原有的紙質檔案轉化為數字檔案，優化檔案管理模式，延續檔案壽命，提升檔案管理水平。雖然，在這個過程中，仍有不少問題需要解決，但總的來說，紙質檔案數字化建設是取得了一些成果的。

1 紙質檔案數字化的現實意義

1.1 順應時代發展的必然趨勢

互聯網技術和現代化信息技術的快速發展已經深入國家事業發展的各個領域。檔案管理領域作為國家信息資源的重要組成部分，開展數字化建設是大勢所趨和歷史必然。特別是對于國有企業來說，檔案管理水平是影響國有企業可持續發展的重要因素之一，利用網絡信息技術來實現紙質檔案的數字化建設更能夠滿足企業和社會的發展需求。因此，可以說，只有將檔案實現數字化才能夠符合時代發展的潮流。

1.2 有效提高檔案利用率

紙質檔案不易保存，查找起來也比較耗時費力，紙質檔案數字化以后，檔案的利用率有大幅提升，數字檔案資源的不斷豐富，也加快了檔案的流轉速度，為查閱檔案的人員和檔案工作人員都帶去了便利。此外，紙質檔案的數字化拓展了檔案的利用方式，紙質檔案必須到檔案館進行現場查詢，但進行了數字化建設后，有需求者通過網絡便可以隨時隨地進行查閱，突破了空間與時間的限制。同時還可以利用計算機輕松進行檔案統計，大大提高了工作效率。

2 紙質檔案數字化過程中遇到的問題

2.1 數字化檔案建設進程有待加快

目前，國有企業的紙質檔案數字化建設工作已經開始，但部分企業對這項工作的重視程度不夠，投入的資金和力量遠遠達不到要求。紙質檔案的數字化建設需要配套相關的基礎設備，如計算機、掃描儀、復印機等等。同時，還需要建立檔案管理信息系統，但由于缺少資金的支持，一些企業的檔案系統仍處于初級階段，無法發揮更大的作用，只能查閱檔案，不能進行檔案信息的流動和共享。

2.2 數字化檔案的制度建設有待完善

紙質檔案數字化的系統性要求制定相應的制度加以規范。[2]國有企業現有的檔案制度仍不完善，主要存在兩個問題。一是制度老舊，沒有與時俱進，及時根據實際情況更新修訂。二是包括紙質檔案數字化建設在內的檔案管理制度不健全，缺少操作和流程的制度規范，缺少對檔案管理人員的激勵與績效考核，導致檔案隊伍的工作效率提升緩慢。

2.3 數字化檔案過程的安全保密措施有待加強

在進行紙質檔案轉化為數字檔案的過程中，需要將紙質檔案依次取出，進行拆釘、編號、掃面，最后再恢復原狀。這期間，紙質檔案就會存在一些風險，比如在搬運紙質檔案的過程中由于不小心等原因出現人為的丟失或損毀。再比如，部分紙質檔案由于年代久遠，非常脆弱，在數字化加工室由于等候加工而放置時間延長，就有可能造成檔案受潮，從而使檔案的質量受到影響。此外，有些檔案是密級檔案，如在數字化轉換過程中操作不慎，還有可能出現泄密的情況。

2.4 數字化檔案管理人員的綜合素質有待提升

在現有的國有企業檔案管理隊伍中，大部分從事檔案工作的人員都不具備檔案管理的專業背景，同時，對網絡信息技術并不是十分精通，這對紙質檔案的數字化建設以及檔案管理的水平產生了不利影響。部分國企從事檔案管理的人員結構不合理，也會影響檔案數字化建設的速度和進程。

3 解決紙質檔案數字化工作中問題的路徑探討

3.1 加強檔案數字化的建設力度

首先，要進一步加強對檔案管理的重視程度。國有企業要切實將檔案工作重視起來，尤其是紙質檔案的數字化建設工作，要放在首要位置，從思想認識上加強對于該項工作的重要性認識。其次，要建立專項資金支持檔案數字化建設，做好基礎設備的更新維護。搭建網絡數字檔案信息管理系統，實現紙質檔案內容的數字化共享。

3.2 加強數字化檔案的制度建設

2018年1月1日開始執行的《紙質檔案數字化規范》為紙質檔案的數字化建設提供了制度依據，同時也為如何做好該項工作提出了相關的規范。國有企業應依據國家檔案局頒布的《規范》根據自身實際情況再制定細化的紙質檔案數字化處理規范，以及其他相關制度，構建檔案管理制度體系，使檔案管理在制度建設上日趨完美，幫助檔案管理人員在工作中能夠有章可循。

3.3 加強數字化檔案的流程控制

規范操作一直是檔案管理的基礎性要求。尤其是在將紙質檔案進行數字化加工處理的過程中，必須嚴格按照相關的制度規范進行，嚴把流程關。特別是面對特殊情況，如原始紙質檔案破損殘缺、字跡模糊等情況時，要及時進行記錄并向管理部門反饋，同時，要依據流程規范給予的解決辦法進行操作。此外，在轉換過程中，還要注意紙質檔案的安全性與保密性。根據每件紙質檔案的特性安排數字化轉換的時間和地點，派出專門從事國或有豐富經驗的檔案人員在一段時間內專職從事紙質檔案的數字化轉換。需要注意的是，在操作過程中，操作人員必須要進行流程控制和環節把控，按照制度規范處理問題，提升紙質檔案轉換工作的實效性。

3.4 加強數字化檔案隊伍建設

任何一項工作都離不開人。為了能夠進一步加強國有企業紙質檔案的數字化建設，必須要想辦法成立一個政治素質強，技術素質高，專業素質好的檔案隊伍。在搭配好人員結構的基礎上，選擇具有政治素質和技術素質的人員組成專職轉換小組，專門負責企業紙質檔案數字化建設。同時，還要增加從業人員的培訓次數，及時補充新的知識，把檔案工作做的更好。

4 結束語

紙質檔案數字化建設工作是檔案管理領域持續研究的焦點問題。特別是近幾年來，“互聯網+”時代的到來，檔案管理的數字化水平越來越高，原有的紙質檔案都在逐步轉化為更為方便的數字檔案。今年年初，國家檔案局印發《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》的通知，進一步強調了檔案工作在國有企業可持續發展中的重要性和戰略性。由此可見，國有企業必須克服在檔案管理中的困難，從投入力度、制度建設、過程控制、隊伍建設等方面加強紙質檔案數字化建設工作，增強檔案的利用效率，提升數字化檔案的管理質量和水平。

參考文獻

[1]國家檔案局.紙質檔案數字化規范：DA/T31—2017[S/OL].（2018-08-13）.http：//wzdaj.wenzhou.gov.cn/art/2018/8/13/art_1219364_17389727.html

[2]童莊慧，孟娜，徐凡媛.紙質檔案數字化工作中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2019（02）：48-50.