對做好物業檔案管理工作的認識與思考

周爰

摘 要：我國物業管理起步相對較晚，物業管理還不夠全面，而物業檔案管理作為物業管理重要組成部分，也還不夠健全。隨著城市化不斷發展，推動了物業以及物業檔案管理發展，要求物業檔案管理進一步健全，從而充分發揮物業檔案作用。本文就物業檔案管理原則進行了說明，并在分析物業檔案管理中存在的問題基礎上，提出了進一步完善物業檔案管理工作的措施，以期可以起到改進物業檔案管理目的。

關鍵詞：物業管理；物業檔案管理

隨著城市房地產日益發展，衍生了物業服務這個新興行業，并呈不斷發展壯大趨勢。物業檔案管理屬于物業服務內容工作中一項重要工作，也是進行其它服務的前提和保障，物業檔案管理工作好差是評價一家物業公司工作規范與否的重要標準。為確保物業服務順利開展，需要認識到物業檔案管理存在的問題并加以解決，提升檔案管理意識，完善工作制度，擴大物業檔案服務新領域，推進物業檔案管理工作穩定發展。

1 物業檔案管理原則

1）安全至上原則。物業檔案管理與傳統檔案管理相同，極為重視安全問題。存儲物業檔案的場地應符合檔案管理有關規定，配備相應的防火防盜設備，根據載體的差異，將溫度與濕度控制在相應的范圍。同時配備專業負責人員，設立一定的安全管理制度，制定應急備案措施，保障物業檔案的實體安全與信息安全。

2）集中分散原則。當期許多大型物業服務企業，具有較多物業管理項目，名下機構數量諸多，業務具有較大差別。這種情況下，必須兼顧集中與分散工作。物業管理企業總部應設置專門的物業檔案管理機構，主要負責管理和指示物業檔案管理工作。制定統一的物業管理規章制度，聯系所有部門資源，按照國家律法和有關標準，集中負責物業檔案管理的政策制定與規范管理事項。而各部門主要負責本地物業檔案管理工作，同時對其監督和指導。

3）業務對接原則。當前物業管理逐漸打破了以往的設備維修、設施維護及清潔安保等工作范圍，趨向于更加系統、更具附加值的方向發展。物業檔案管理工作就是按照物業管理內容所添加的工作，需要做出一定整改，健全收集歸檔范圍。但凡在物業管理中出現的，具有保留價值的文件資料，都需要進行歸檔保留，按照不同的業務門類，合理地調整檔案分類方法，從而高效地完成物業檔案管理。

4）規范管理原則。物業檔案需要遵從已有的法律法規與部門行業規章，嚴格根據有關技術標準規范加以管理。而物業檔案管理必須遵從檔案管理一般規律，使用科學的管理手段，保證檔案的完整性，充分發揮檔案作用，以防自搞一套。

5）評價指標原則。物業檔案管理是物業管理工作的一個重要組成部分，對物業管理工作質效具有直接影響，物業管理考評必須將物業檔案管理作為一大指標。物業服務企業需要將物業檔案管理工作歸入部門工作目標考核內容，健全管理制度與評價制度，切實可行地推進物業檔案管理工作。在選擇物業服務企業時，業主單位與業主委員會必須將物業檔案管理水平視為一項重要指標，擇優選用。在物業服務企業進場之后，對企業進行年度考評，并將物業檔案管理作為重要指標，且嚴格對待。

2 物業檔案管理工作中存在的不足

在檢查物業檔案管理工作中，我們可以發現檔案工作中存在著一些相對突出的共性問題，有關行業檔案管理工作缺失規范，致使檔案管理工作規范性不足，檔案管理質量難以提高。主要體現在：首先是檔案資料不健全。比如小區臺賬中的業主個人情況登記欄缺漏，且內容不能及時變更。其次是檔案資料存放沒有按照順序與事件發展過程加以分類、歸檔、立卷，致使檔案管理工作顯得沒有秩序，導致查找利用時浪費不必要的時間和精力。此外是沒有明確檔案資料缺失責任。因為檔案管理工作不夠到位和規范，檔案資料傳閱過程中交接手續不完善，沒有明確缺失檔案的責任。甚至在項目驗收移交中，有一些建設單位與管理單位存在把一些檔案轉移、抽取、代替、隱匿及銷毀的問題，故意逃避管理責任。最后是檔案管理現代化水平不高，特別是軟件建設方面不夠發達。

3 進一步完善物業檔案管理工作的措施

1）提高檔案管理意識，將物業檔案管理工作落實到實處。首先是將物業檔案工作落實到企業整體規劃中，從上至下地強化工作人員的檔案意識。讓工作人員認識到物業檔案管理是物業公司管理的基礎和管理實踐服務水平的經驗不斷積累的成果，同時也是物業管理工作的前提條件，還是公司進一步發展和提高的主要資源。其次是公司高管需要加強對物業檔案管理工作的重視程度，設置與物業檔案管理工作相關的制度，通過設定制度來落實責任，以此增強檔案物業管理工作。最后是借助組織參加檔案知識培訓等手段，增強檔案管理工作人員意識，形成人人支持檔案工作的環境。

2）轉變物業檔案管理理念。其一是遵循服務為主理念。物業管理公司最主要的目的是服務，這也是物業管理公司實現有效管理的根本方式。物業檔案管理是物業管理的前提依據，物業檔案管理必須需要以服務為導向。確定物業檔案管理的內容、設定制度以及選取模式等，都需要以滿足業主基本需求、個性化需求及動態需求這三方面需求為標準。其二是系統物業檔案管理理念。按照物業檔案生成時間，系統物業檔案管理可以劃分為四個階段，分別是早期設計階段檔案管理、前期施工階段檔案管理、前期階段檔案管理及后期管理階段檔案管理。系統物業檔案管理需要在工程早期設計階段就派工作人員跟蹤相關工作，做好收集資料和建檔事項，把前期工作都納入檔案管理系統范圍，有利于自身處于主動位置。其三是信息化管理理念。物業檔案管理實現數據資源管理一體化，需要通過計算機網絡等信息化工具，建設信息化的物業檔案管理，推進物業檔案管理工作滿足現代社會需求。

3）建立完善的物業檔案管理制度。建立健全物業檔案管理制度需要從三方面著手：第一要遵循合理設定、科學流程、簡便運用、嚴格落實原則。第二要依據物業服務和檔案管理相關律法，結合具體情況，創建完善的物業檔案管理制度，分別是各類文件材料的歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案交換制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員崗位責任制度……以此促使物業檔案管理工作規范化，保證文件材料完整、真實、有效、便于運用。其三要采用復合公司本身實際運營情況的管理方式，健全檔案網絡與程序，物業檔案管理職責落實到個人，實行全方位管理，保證物業檔案管理質量，增強物業管理服務水平。

4）增強物業檔案管理工作人員水平。一是增強物業管理人員專業水平。培養和招聘專業的物業檔案管理人員，熟悉檔案管理工作環節，熟練不同類型檔案和不同載體檔案的管理方式，明確物業檔案的來源、數量、價值、分類及整理方式。二是促使物業檔案管理人員實現信息化管理。不斷提高管理人員的管理能力，熟練檔案管理業務操作，并掌握計算機網絡和現代通信技術應用與維護技能、信息組織及開發能力，以此讓物業檔案管理工作滿足信息化發展環境下的各項要求。三是推進物業檔案管理人員培訓常態化，應對物業檔案管理人員實施定期培訓，以此增強檔案管理人員的檔案業務理論知識與專業能力。

4 結語

綜上所述，物業檔案管理是物業管理中的基礎工作之一，其貫穿于物業管理全過程中，加強物業檔案管理是為提升物業管理綜合水平，以此為物業管理公司增加經濟效益，增強企業競爭能力，保障社區和諧穩定。物業管理公司只有真正意識到這點，同時為物業檔案工作給予精神與物質上的雙重支持，才能促使物業管理整體水平獲得進一步提升。

參考文獻

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