淺談知識管理視野下軍工企業固定資產投資項目檔案管理

萬靈藝

摘 要：隨著知識經濟的發展越來越迅速，知識資源對于提高企業競爭力發揮著越來越重要的作用，企業也逐步開始重視知識組織內部知識資源的管理。本文截取企業管理中軍工固定資產投資項目檔案管理這一方面，試運用知識管理的相關概念和方法，從知識資源的鑒別與創造、獲取與存儲、共享與應用等方面探索軍工固定資產投資項目檔案管理的新途徑與新方法。旨在為軍工固定資產項目檔案的知識管理提供一些借鑒。

關鍵詞：軍工企業；固定資產投資項目檔案；知識管理

當今世界經濟已經進入知識經濟的時代，知識資源相比其他物質資源在推動生產力方面發揮著更大的作用，知識資源的高效管理更是提高企業創新能力增強企業競爭力的有力武器。如何對知資源進行高效的管理也是企業值得深入探討的課題。我們試著截取軍工企業管理中固定資產投資項目檔案管理這一小小的點，結合實際，運用知識管理的相關概念和理論，即對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理，探討項目檔案知識管理流程和方法，以全新的視角來剖析固定資產項目檔案管理。

軍工固定資產項目檔案是指在項目提出、立項、設計、施工、竣工以及工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和維護使用等過程中形成的各種形式、各種類別、各種載體的檔案。固定資產投資項目檔案真實反映了項目建設的全過程，準確揭示了項目竣工的最終狀態，為項目的追溯和后評價提供了原始材料和依據。項目檔案管理的質量和水平直接影響了項目管理的質量和水平。軍工企業的固定資產投資項目檔案管理有著自身的特點。一是，項目檔案管理有著清晰的流程和嚴格的考核制度。項目檔案管理是軍工固定資產項目管理中的重要環節，有其固有的管理流程和嚴格的節點考核制度；二是，項目檔案具有一定的涉密性，部分軍工項目檔案屬于涉密項目，對于檔案管理的要求較高；三是，項目檔案管理水平的高低在一定程度上取決于項目檔案管理人員水平的高低。針對軍工固定資產投資項目檔案管理這些特點，傳統的項目檔案管理方法對于管理質量和管理效果的提升已經到達了瓶頸階段，而引入知識管理的概念和方法，在一定程度上可以開辟項目檔案管理的新方向。

軍工固定資產項目檔案管理在橫向上包括項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔，項目檔案的驗收，項目檔案的保管與利用；在縱向上又涉及基本建設類型檔案的管理和設備儀器類型檔案的管理；檔案信息化等內容。在引入知識管理的概念后，針對項目檔案的管理活動不再是固定的橫向或縱向的模式，而是把整個管理活動整合成一個立體的知識資源庫，在這個知識庫里分布著各種形態的知識資源，有的被編輯成為項目檔案相關規章制度，有的散落在相關系統中，有的只儲存于個別檔案人員的頭腦中。這些知識資源雜亂無章、不成體系，無法進行有效地利用。這就需要我們對這些知識資源進行合理的整合，通過知識管理的活動最大限度地發揮知識資源的作用，從而達到提高項目檔案管理的質量和水平的目的。

針對軍工企業項目檔案管理的特點，結合知識管理的相關理論，項目檔案知識管理活動可以概括為三個部分：知識資源的鑒別與創造；知識資源的獲取與存儲；知識資源的共享與應用。

1 知識資源的鑒別與創造

首先，明確整個項目檔案管理活動中包含哪些知識資源，這些知識資源是存在何處，處于何種狀態。弄清楚了這些問題，一張清晰明了的項目檔案管理知識地圖就清晰可見了。利用知識地圖，我們可以通過一系列活動增強鞏固已有的知識并探索新的知識。

按照知識資源的表現形式，知識可以分為顯性知識（以文字、符號、圖形等方式表達的知識）和隱性知識（未以文字、符號、圖形等方式表達的知識，存在于人的大腦中）。本單位項目檔案管理活動包含的顯性知識主要有：1）各類相關檔案管理標準、規章制度，如《固定資產投資項目檔案管理規范》、《固定資產項目檔案工作管理辦法》等。此類知識資源雖說已經被轉化成文字記錄下來，實際上卻是分散在各處，有的編于行業標準中，有的屬于上級公文，有的收錄在本單位規章制度內。2）歷年歷次項目檔案驗收形成的有價值的文件，如《檔案工作情況報告》、《項目檔案業務指導書》、《檔案驗收意見反饋單》等。這些知識資源也是分散在各個項目的檔案中或是檔案工作人員個人保管的文件中，未進行有效的分類整理。3）與項目檔案管理有關的培訓教材、讀書筆記等。這類知識資源涉及的主題內容多有重復之處，且時效有限。4）本單位檔案管理系統及國防科技工業固定資產投資項目檔案目錄綜合管理系統等各類系統中的各類數據。這些數據只是依附系統獨立存在，沒有深入挖掘數據背后潛藏的知識資源。

項目檔案管理活動涉及的隱性知識主要來自于從事項目檔案管理檔案人員長期工作總結出來的經驗、技巧和方法。這些知識資源在實際工作中發揮著重要的作用，卻難以被分享和利用。

2 知識資源的獲取與存儲

根據知識地圖，我們需要總結和抽取有價值的知識資源，經過選擇、過濾、加工、提煉以后為下一步的分享和利用打好基礎。

針對上文總結出與項目檔案管理相關的顯性知識資源，部分通過編研的方式，重新對這些分散的知識進行篩選、過濾、分類、整合，形成全方位的，體系化的更便于分享和利用的項目檔案知識模塊。例如將所有涉及項目檔案的相關文件匯集到一起，編制目錄、分門別類、建立索引，方便查找參考；歷年歷次的檔案驗收文件按年度、按項目進行整理匯總，重點將歷次的《驗收意見反饋單》進行整合，按類別按問題性質將問題分類，形成單位項目檔案驗收問題庫，總結項目檔案驗收中出現的問題，指導和警示今后的項目檔案驗收工作；收集、匯總、整理歷年歷次項目檔案培訓教材，按照時間、主題、講授人進行分類，整合相同相近內容，提煉精華內容，形成項目檔案培訓教材合集。延長項目檔案培訓的時效，供相關人員長久地學習借鑒。

根據本單位實際情況，存儲于各個系統里的數據分為兩種類型：一種是項目檔案目錄信息，一種是項目檔案驗收相關信息。對于檔案目錄信息知識資源的獲取，多數情況是有目的性地運用數據挖掘的方法對這些數據進行分析。例如統計分析出設備儀器的年檢狀況、與某個特定廠家簽訂的合同數量及情況等。項目檔案驗收相關信息則有一些獲取的重點。利用對項目檔案驗收專家信息的搜集和分析，可以建立本單位項目檔案驗收專家庫。結合上文部分編研成果項目檔案驗收問題庫及項目檔案培訓教材合集，細化出項目檔案驗收專家擅長的項目檔案類型及關注的重點，形成項目檔案驗收專家黃頁。在需要邀請外部專家時能更具有針對性，充分利用諸如此類的外部知識資源。以上的編研的成果或是分析結果可以以紙質的方式保存也可以存儲在相關系統中，便于有需求的人員隨時查閱。

怎樣把儲存在人腦中看不見摸不著的隱性知識資源外化為有形有質的可分享可利用的知識資源，根據實際情況，筆者總結了幾種方法以供參考。一是，邀請項目檔案工作豐富經驗的人員進行交流授課，將他們的經驗經歷以課件或教材的形式固化下來。二是定期舉行有關項目檔案特定專題的研討會或者頭腦風暴，一次探討一個專題或解決一個問題，形成會議筆記或紀要。三是實行導師制和教練制，將有項目檔案工作經驗的員工與新員工進行配對，進行隱性知識的教授與傳遞。這幾種方法也只能挖掘部分隱性知識資源，對于隱性知識資源的開發還有待進一步研究。

3 知識資源的共享和應用

獲取和存儲知識資源的最終目的是為了使知識資源得到更大范圍的共享和更深層次的應用。

被發現、獲取并存儲下來的固定資產投資項目檔案知識資源不僅僅是供檔案人員參考學習，更重要的是要擴大知識資源的共享交流范圍，項目管理者、項目建設者、項目參與者、任何有此方面知識需求的人都可以共享并豐富這些知識。這就需要知識資源最后呈現出來的成果的易用性高，存儲知識平臺的應用范圍廣。

知識資源在獲取和儲存下來后必定是以一定的形式呈現出來。這些成果的獲取的難易程度，使用的便捷程度都直接影響著知識資源的共享和利用。不以共享和利用為目的的項目檔案知識資源的獲取和儲存，那么存儲下來的知識資源只是在閉門造車，無法發揮知識資源應有的作用。知識資源的共享和應用是要讓知識資源流動起來，任何有知識資源的人和有知識資源需求的人都能夠無障礙地對現有的知識資源進行增添補充，也能夠快速便捷地獲得自己需要的知識資源。具體針對固定資產投資項目檔案知識資源的共享和應用，一個面向所有相關管理人員的系統平臺可以提供項目檔案管理相關的各類知識資源，方便有知識需求的人隨時隨地地獲取自己想要的知識資源。同時，允許相關管理人員在平臺上自由地交流，不斷更新補充已有的知識資源，擴充項目檔案知識資源體系。

對知識資源的利用也不僅僅局限在了解的層面，更要運用知識來指導工作實踐，在工作實踐中又不斷地豐富知識，更新知識。相對于被動地學習知識、獲取知識，更重要的是在整個組織形成一種善于獲取、樂于分享的知識文化和知識氛圍。人人有知識資源意識，愿意并樂意分享知識，交流知識。首次，對于組織內部知識文化的建設必須自上而下開展，領導對于知識文件建設的重視是至關重要的，只有領導層面重視知識資源，一切有關知識資源的工作才能順利實施。其次必須建立行之有效的促進知識資源分享與利用的獎懲措施，依靠合理的激勵和懲罰措施，才能調動起組織內員工對于知識資源分享與利用的積極性，主動地去分享知識和利用知識。再次必須形成完善的知識資源分享與利用的規章制度，把知識資源的分享和利用列入組織內部規章制度的層面，知識資源的分享和利用才能落到實處，成為人人遵守、人人執行的常規動作。在組織內建立與形成良好的知識文化和知識氛圍，不僅僅有利于固定資產投資項目檔案管理，對于整個組織的管理更是有極大的助力。

在知識管理這個新的視野下，拓寬了固定資產投資項目檔案管理的新渠道和新方向，將項目檔案管理中的知識經驗、專業技能通過一系列方式固化成為可共享可應用的知識形態。在進行具體管理事務時，根據需要隨時調用不同的知識資源，提高工作效率，促進員工的創新能力和知識儲備，提升單位整體項目檔案管理水平。固定資產投資項目檔案的知識管理雖然知識截取組織內部管理一個微小的點，但是在進行相關知識資源管理的同時對于整個組織內部知識文化與知識氛圍的形成也起到了一定的積極意義，有助于將知識管理的理念貫徹到整個組織的管理中去。

參考文獻

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