獨立學院教學秘書教務管理工作分析研究

袁德棟 吳曉麗

摘 要：在現代教育理論不斷演進以及教學技術不斷推進的作用下，高校教學管理也面臨著觀念以及技術上的革新。目前，一些獨立學院對于教學管理工作認識程度不夠，對于新理論、新技術的理解與掌握不夠。新時期下這種思路也要隨之進步創新，不能以老舊的方式來承載如今的獨立學院的活動，要與時俱進，新時期下的教學秘書管路工作思路又是一番新的思維。如何提高獨立學院教學秘書管理工作水平，對教學秘書教務管理工作進行分析研究是值得我們研究的重要課題。

關鍵詞：獨立學院教學秘書；工作職責；工作內涵 ；工作效率

教學秘書是教學管理工作的執行者和管理者，是連接學生與院系、學生與教師、教師與教輔單位的橋梁。在眾多獨立學院中，教學秘書更是身兼多職，承擔著教學秘書、科研秘書雙重工作任務。教學秘書工作看似簡單卻又極其瑣碎，必須對工作進行統籌安排，才能保證教學過程的有序進行。如何才能提高獨立學院教學秘書教務管理能力呢？對獨立學院教學秘書教務管理工作分析勢在必行。

1 獨立學院教學秘書的角色定位和工作職能

作為獨立學院系教學秘書應具備哪些特點，有哪些工作職責呢？總的來講，獨立學院系教學秘書必須具備一般秘書應該具備的特點和職能以外，同時也必須符合獨立學院教學管理工作的特點。具體來講主要有以下幾個方面：

1.1 秘書工作具有協助管理的職能

系教學秘書是系主任的參謀助手，協助系主任搞好教學組織工作。安排各教學班課表及任課老師的任課表，負責本系日常有關調課事宜，并報教務處備案。發放并收取本系各課程教學進度表，發放學生名單、成績記載冊給各班班導師，發放考試安排表，協助系主任檢查考場紀律及監考情況。

1.2 秘書工作具有協調關系的職能

協調關系是秘書工作的一項重要職能和長期任務，系教學秘書是全系對外交流、協調關系的橋梁。秘書工作具有協調關系的職能。協調是領導工作的重要組成部分，也是有效進行管理的重要手段。而在實際工作中，領導者不可能事無巨細地去過問，大量的協調工作由秘書和秘書部門去完成的。秘書的協調職能有利于領導工作的正常進行，有利于提高工作效能。

1.3 系教學秘書必須做好教學行政及學籍管理工作

系教學秘書必須按照規定辦理本系學生的休學、退學、復學、轉學手續，并將材料歸檔；協助系主任做好學生入學注冊、離校工作，并及時向教務處上報學生人數流動情況；每學期期末及時將本學期所開課程及其他教學環節的學生成績輸入電腦并及時向教務處報告；在期末考試結束后匯總本系各班補考課程，做好記載并報教務處，補考結束后做好補考成績登記工作及時報教務處。對于重修課程的安排，教學秘書要協助系主任做好重修課程的管理和組織工作；協助系主任做好畢業班學生成績的核查上報工作，做好各類校外考試以及選修課程的報名工作，整理名單按教務處要求上報。

1.4 教學秘書必須做好教學質量管理工作

教學質量關系到人才培養質量，是獨立學院立于不敗之地的靈魂。教學秘書應該配合系主任經常關心本系各專業的課程教學質量，檢查教師教學進度表的實施情況，教師的教學情況；協助系主任組織召開有關學生座談會，了解學生學習中的問題及意見，及時向系領導匯報；協助系主任做好期中教學檢查及有關總結工作。

1.5 教學秘書必須做好信息與檔案管理

檔案管理與保守秘密的職能以及其他工作。信息、材料、能源成為當今社會科技進步和經濟發展的三大支柱。信息無處不有，無處不用，在人們的社會生活中，一刻也離不開信息。信息是領導決策的依據，從某種意義上說，秘書工作的全部內涵就是接受信息、加工信息、溝通信息、貯存信息、反饋信息、利用信息。因此準確地向領導提供信息，成為秘書工作的重要職能之一。教學秘書應及時做好有關教學方面的報表填寫，文件的收發、傳遞；做好教學資料以及本系文件的整理、歸檔工作，以便日后查用。作為一名稱職的秘書必須強化保密意識，明確新時期保密工作的方針和特點，遵守保密紀律、執行保密制度、切實做好保密工作。高校的系教學秘書，其保密工作涉及學生的成績、學校的人事管理、學校一些文件、學生對教師的意見以及系內部的各種會議內容的保密等。

2 獨立學院教學秘書教務管理工作的內涵

獨立學院教學秘書是教學管理隊伍的重要組成部分，是教學管理的直接執行者，是教務管理部門與系（部）之間的橋梁和紐帶。獨立學院對教學秘書的工作內涵包括教學秘書的工作性質與對教學秘書在教務管理工作中提出的教育理論素質要求。

2.1 獨立學院教學秘書工作性質

1）計劃性。教學秘書的工作雖然很普通，但卻是一個計劃性十足的工作。在日常工作的過程中，會遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學秘書嚴格按照計劃辦事，實事求是，處理問題冷靜而又不缺理智，既要維護各項規定的要求，又要做到讓領導和教師滿意，讓學生放心。

2）責任性。責任性是做任何事情的前提，教學秘書也不例外。教學秘書是一項責任性要求極高，卻又很容易出現責任事故的工作。這就要求教學秘書必須時刻保持清醒與理智，稍有不慎，就可能出現責任事故，并且影響教務管理工作的進行和發展，人才培養的進程。對任何事情的處理都要以負責任的態度進行，以保證各項教學任務的完成。

3）服務性。教學秘書既要服務于上級領導，服務于教師，又要服務于學生。工作過程中，要求教學秘書要把服務作為一切工作的前提，樹立自覺服務的意識，全心全意地為教學服務，為人才培養目標的實現服務，維護各項工作有序高效的進行。

2.2 獨立學院教學秘書教務管理工作素質要求

秘書工作是高校教學管理工作的重要組成部分，是連接學校教學主管部門與各系部、教研室、學生的紐帶，同時對于提高教學質量、保障教學秩序、促進教學發展具有積極作用。獨立學院教學秘書是否具有與獨立學院辦學特點相適應的素質要求，自接影響著學院的教學管理水管理效率和教學質量。獨立學院對教學秘書自身素質有以下幾點要求：

1）過硬的政治素質。政治素質是政治主題在政治社會化的過程中所獲得的對他的政治心理和政治行為發生長期穩定的內在作用的基本品質。作為教學秘書在工作過程中必須要具備正確的政治方向、政治立場、政治觀念以及政治態度。時刻牢記富強、民主、文明、和諧、自由、平等、公正、法治、愛國、敬業、誠信、友善這24字社會主義核心價值觀。時刻奉行服務至上、責任為先的職業宗旨，明白對社會對他人的服務和幫助都將升華自我的人生價值，要有時刻奉獻，甘為人梯的事業態度和舍己忘我的敬業精神。

2）良好的身體素質。良好的身體素質是展開持續高質量的工作的前提。眾所周知，身體是革命的本錢。教學秘書作為腦力和體力的雙重勞動工作者。在平時的工作中，要耗費大量的腦力，充足的體力能為工作增彩添色是不置可否的。然而，教學秘書在辦公室的工作的時間相對較長，更需要長時間的面對電腦，很容易產生各種各樣的職業病，所以，身為教學秘書的我們可以利用各種各樣的空閑時間來增強自我身體素質，注意保護自我身體健康，為出色的工作打好堅實的身體基礎。

3）過人的心理素質。心理素質包括人的認知能力和心理適應能力，由心理潛能、心理能量、心理品質和心理行為幾個方面有機結合形成。教學秘書角色的重要性、工作的特殊性、任務的繁雜性以及工作對象的復雜性決定了教學秘書工作會出現溝通失靈甚至在工作中產生各種誤會和委屈。這就要求教學秘書要不斷提高和改變自己的心理素質，一分耕耘、一分收獲。秉承堅定地敬業精神和奉獻精神必定能夠減少各種出現在工作中的摩擦，同時應注意提高自己的表達能力和各種業務能力，以軟實力帶動硬實力的提高。良好的心理素質能夠帶來一份和諧的工作環境和開心工作的氛圍，為工作的順暢開展提供基礎。

3 獨立學院教學秘書教務管理工作存在的問題

由于教學秘書的許多工作有時效性的限制，必須保質、保量、按時完成，不能有半點失誤。由于教學秘書履行的是教學管理職責，原則性強，在工作中往往會引起他人的誤解，特別是因為工作太忙而出現失誤時，得不到應有的幫助和理解。因此，教學秘書工作存在工作壓力大、精神高度緊張、思想負擔重的狀態。獨立學院自身的辦學特點使得教學秘書的工作出現低效等現象，究其原因主要有以下兩點：

3.1 缺乏完善的管理

獨立學院的領導缺乏質量意識，對教學管理的認識不夠到位。獨立學院是依托具有本科以上學歷教育的普通高等學校（母體學校）與國家機構以外的社會組織或者個人合作實施本科學歷教育的民辦高等學校，缺少普通高校重教學也重管理的理念，缺少對教學秘書崗位的重視。

3.2 缺少有效的溝通

獨立學院的管理制度建設缺少與母體學校的交流與溝通。一方面，現實的獨立學院的制度建立，包括崗位設置、專業培訓、職稱晉升以及評價考核體系等都是自立門戶，新出爐的制度要經歷試行—完善—成熟的漫長過程，如果加強母體學校與獨立學院的指導和聯系，會加速獨立學院的制度完善，提高教學管理，保證教務秘書工作的有效落實。另一方面，獨立學院的教學秘書之間缺少工作的交流溝通。在上崗前，教學秘書缺少對崗位足夠的認識，對自身的職業發展沒有準確定位。

3.3 缺乏專業培訓和專業提升

由于獨立學院院級教學管理人員配備較少，對教學秘書崗位缺乏培養的意識和長期規劃的理念，使得教學秘書長期忙于應付日常教學管理事務，沒有時間更沒有機會參與一些有關教學管理科研方面的工作。雖然教學秘書是教學管理的一線工作人員，有很多最直接最真實的信息和切身體會，然而，但卻缺少時間和機會進行科研。另一方面，由于學校對教學秘書崗位不夠重視，教學秘書常常不進行專業的培訓就直接上崗，或者在專業的提升上缺乏培訓，使教學秘書的專業技能很難有一個理論上的提高，教學秘書只能在日常的工作實踐中自己摸索總結，但往往都是比較零散心得體會，缺乏系統的理論指導和較快的專業技能提升。

4 獨立學院提升教學管理工作效率的途徑

獨立學院在辦學過程中，由于資歷尚淺、資源有限，為了通過各項評估、檢查往往把重點放在師資的引進和基礎設施的建設上來，又因為日常教學一直在穩步推進，沒有出現教學管理問題，導致大家對教務工作熟視無睹，嚴重忽視了教學管理工作隊伍的建設。因此，管理層應轉變觀念，摒棄“重教學、輕管理”的錯誤思想，重視基層教學管理人才的培養；另一方面，教學秘書應甘于寂寞，做好本職工作，保證教學穩定。

4.1 強化服務意識，堅守道德底線

獨立學院教學秘書工作連接著管理部門和教學部門，服務于學校師生，是一份非常嚴肅、細致的工作。這就要求秘書在工作中保持實事求是、堅持原則的工作態度，強化服務意識，保持清醒的頭腦，堅守教師底線，保證教育的公平性、嚴肅性。尤其是在一些關系到師生切身利益的問題上，要敢于堅持原則，謹慎辦事。這樣才能擔負起育人的責任，扎實做好教學管理的各項工作。例如在期末考試結束后，秘書絕不能參與任課教師上分數，提前幫著打探分數、幫學生跟老師求情，涉及到不及格等問題，這容易引起教師和大多數學生的反感和誤會，給自己造成不好的影響，并且也敗壞了學院的學風。教學秘書有育人的職能，在學生面前代表學校服務育人，言行中不要降低了自己的身份。

4.2 創新工作方法，提升辦公效率

“互聯網+”充斥著現代生活，也影響著教育事業。作為新時期的教務秘書，不能墨守成規，要敢于創新。高校教務工作的特點是具有例行性和時限性，但這并不意味著教學工作就是一成不變的、不能創造性地開展工作。教學秘書工作同其他工作一樣，也有創新問題，無創新就無發展，無創新思維就無創新工作。充分利用互聯網帶來的便捷，改善原有的教學方式，提升工作效率，以更好地為教師和學生服務。

4.3 提高自身素質，增強業務水平

在繁雜的教務事務中，要學會掌握工作安排的規律，從多項事務中抓住主要工作帶動次要工作，從而讓工作的條理性更強，讓學校教育教學能夠順利、正常運轉起來。教務人員作為教學管理和教學服務的組織者和直接參與者，對整個教學工作的影響是十分重大的，所以這就要求教學秘書不斷提高自身素質，加強自身修養，強化專業技能，努力做好對學院教師和同學的服務工作，養成良好的職業習慣。只有逐漸形成了這種心態，各方面的能力才會不斷提高，工作起來也會更加得心應手。秘書學中很重要的一部分就是禮儀，所以對每一位來院咨詢或做客的老師和學生，都應熱情接待，這并不需要刻意去裝出來，而是養成一種基本素質，這樣很多工作都容易開展。只要做就盡力去做最好，這也是工作的最大收獲。秘書是一個非常鍛煉人的工作，不僅僅是將上級指派的工作做好就可以了，應該時刻本著為教師和廣大學生服務的理念去想問題、做事情。與其斤斤計較誰干了多少活，不如抓住鍛煉機會融入其中。

5 結束語

教學秘書的工作繁瑣枯燥、千頭萬緒、待遇低又責任重大，令人身心疲憊，加之獨立學院實際上屬于企業性質，工作不穩定，很容易對工作產生厭惡感和對前途渺茫的失落感，因而這個崗位一直流動性很大，教學管理也一直處于低水平重復狀態，經常換人肯定不是解決問題的辦法，很多珍貴的一手歷史檔案、教學資料都難以保存，對于院系的發展建設也極為不利，學院各級領導和有關部門都應給予重視，正確認識教學秘書工作的性質、地位和作用，把職業性傷害降至最低，研究解決教學秘書的職業困境對于提高教學管理水平，保證良好教學環境和教學秩序，提高服務質量有重要的現實意義。

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作者簡介

袁德棟（1981-），男，漢族，河南信陽人，研究生，碩士學位，講師，南寧師范大學師園學院，思政部主任兼外語與經管系黨總支書記，研究方向：大學生思想政治教育、黨建和文化哲學。

吳曉麗（1983-），女，漢族，廣西玉林人，大學本科，文學學士學位，助理研究員（中級），南寧師范大學師園學院，研究方向：外國語言學。