計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用與分析

陳紅梅

摘 要：在計算機研究不斷深入的背景下，計算機信息處理技術在辦公中應用的越來越廣泛，能夠在提高工作效率的同時，提高最終的工作質量。本文首先分析了辦公自動化中計算機技術的具體應用，然后論述了未來的發展方向，旨在提高計算信息處理技術在人們日常生活中的應用范圍，實現良好的應用效果。

關鍵詞：計算機；信息處理技術；辦公自動化

1 辦公自動化中計算機技術應用

1.1 強化辦公自動化管理體制

現代企事業單位在日常辦公的時候，對辦公自動化計算機軟件技術的資金投入相對較少，主要原因是辦公自動化計算機技術不能直接產生經濟效益，資金上的投入在短期內并不能實現良好的利潤。當前，由于思想意識上的不重視，計算機操作者對計算機技術的應用相對生疏，在簡單的日常化信息處理中能夠產生一定的作用，但是無法解決重點和難點問題，工作效率大大降低，工作質量也受到較大程度的影響。雖然目前計算機軟件在辦公自動化應用中的經濟收益較小，但是從長遠看，具有十分可觀的隱性效益，在選擇計算機軟件的時候，必須結合單位的實際情況，針對辦公的自動化進程，選擇合適的應用軟件進行安裝和使用，增強計算機辦公自動化的應用效果。

1.2 為辦公自動化提供專業服務

目前，從實際的工作效果上看，單位計算機專業技術人才的專業技能和綜合素養還存在較大差距，具備一定的提升空間。單位的類型多種多樣，在應用計算機技術的時候，會產生不同的需求，因此，工作人員的素養參差不齊，從基礎上看，存在較大的差異性，難以在短時間內實現有效調和，必須經過必要的后天彌補。針對當前的實際情況，計算機專業人才在應用理論和實踐方法上存在著不足，在很大程度上阻礙了辦公自動化的推進過程。辦公室計算機技術人員在確保計算機運行狀態的過程中，可以通過安裝殺毒軟件、修補漏洞、設置防火墻等手段進行，站在專業性的角度，單位的計算機工作人員需要迎合時代發展的趨勢，在學習的過程中及時更新專業知識，構建自身的知識結構，使辦公自動化成果得到有效維護。

1.3 文檔自動化管理

收發和整理信息是辦公活動中的一項重要內容，借助計算機能夠簡化辦公的程序，加快辦公的速度，全面性的瀏覽各種網絡文件。根據實際情況和自身的需求，檔案管理人員可以對工作流程進行針對性的設置，在出現變動的時候，能夠及時更新和保存，方便后期的使用，提供便捷性的服務。在收到相關檔案之后，檔案管理人員需要將信息及時登記在電腦檔案里，并通過合適的渠道發送給承辦人，使文檔能夠快速歸檔保存。文件歸檔后，可以根據保密的幾倍，安排相應的管理人員，對查詢權限進行針對性的設置，在定期或者不定期狀態下執行，增強文檔信息的保密性與安全性，防止出現盜用現象。管理文檔的整個過程，應嚴格控制操作的步驟，確保各個細節的執行力度達到規定標準，為文檔自動化管理提供便利條件。

1.4 工作流程自動化

當前，在構建計算機網絡的時候，很多單位意識到其重要性，并且在實踐的過程中大力推廣，構建有效的信息交流平臺是促進內部信息流通的重要手段，通過搭建合理的信息渠道，能夠使資源和信息實現針對性的共享和互通，不僅能夠促進單位自身的發展，還能為社會進程提供一定的經驗。單位內部的信息平臺，能夠及時展開各種培訓工作，使員工在第一時間了解并運用各種內部的資源，為樹立良好的企事業單位形象奠定良好的基礎。在辦公自動化中，計算機技術實現了良好的應用，能夠實時監控整個辦公流程，將各部門資源進行協調與整合，為整體的合理運轉提供健康穩定的環境，創造出良好的外部條件和氛圍。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化發展方向分析

2.1 網絡視頻會議

在網絡技術快速發展的過程中，各行各業中已經普遍使用視頻會議，可以針對用戶的實際情況，分為網絡、軟件及硬件視頻會議系統。網絡視頻會議系統主要利用互聯網進行視頻通話，不需要專門的設備和軟件，雖然成本較低，但通話質量一般。軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統借助一定的軟件實現雙方之間的通話，軟件視頻會議系統對計算機的要求較高，軟件的正常運行需要一定的條件支持，但使用成本相對較低。當前，這種視頻會議方式使用的范圍最廣，其中通話質量是最關鍵的影響因素，只有在保證通話質量的基礎上，才能實現視頻通話業務的快速進步與成長。因此，必須重視數據的傳遞與整合等相應工作，加大研究與推廣的力度，實現視頻會議技術的創新型應用。

2.2 在無線網絡技術上發展

在我國的網絡傳輸技術中，無線網絡技術的應用范圍最廣，隨著網絡的逐漸普及，無線網絡覆蓋在越來越多的地區，人們幾乎可以在各個地方隨時隨地的連接上網絡，進行日常的交流與溝通。在無線網絡覆蓋面逐漸擴大的過程中，影響力也日益增加，人類社會也從有線網絡時代逐步邁進無線網絡時代，人們的辦公也傾向于使用無線網絡。計算機技術人員需要對無線網絡運行過程中出現的漏洞及時進行彌補，增強系統的安全性與穩定性，保證數據的真實與精確，防止犯罪分子入侵到服務器中，避免用戶信息的泄露，延長服務器的使用壽命。因此，技術人員應將無線網絡技術的安全級別不斷提高，使信息泄露的現象相應性的減少，最大程度的保證使用者的損失，不斷向用戶服務的方向發展。

2.3 在信息傳輸技術上的發展

網絡科技的進步與發展是信息運輸方式越來越多樣化和豐富化，人們能夠通過各種各樣的通話方式進行交流和信息的傳遞。比如，人們可以借助QQ、微信等進行溝通，也可以通過郵箱發送文件，在短時間內迅速傳遞信息，保證信息的及時和安全傳遞，增加業務往來，提高日常辦公的效率。現代社會的信息化趨勢越來越明顯，安全傳播是關鍵性因素，因此，在辦公發展的方向上，需要使信息的及時性得到保障，辦公自動化計算機技術的應用必須充分重視安全性與針對性。在計算機信息傳輸的過程中，信息盜用和泄露的現象也逐漸增多，因此，在傳遞的同時，應將安全防護工作放在一個突出性位置，最大程度的保證信息的全面性，避免在發生泄露的情況下出現信息的失真。

2.4 在辦公智能化上的發展

在計算機信息處理技術應用的發展方向上，智能化是未來發展的一個重要趨勢，經濟的進步使各種各樣的大小企業不斷涌現，行業的增加以及辦公條件的變化，使辦公業務的種類越來越多樣化和復雜化，需要嚴格按照規定的流程、在簡化辦公業務的基礎上，加快辦公進度，提高辦公效率，在智能化辦公平臺上發展和創造出多種類型的辦公化業務，不斷降低辦公的成本，實現更大的經濟效益。另外，需要針對不同單位的實際情況，將智能化辦公與智能化管理相互結合，選擇最佳的辦公軟件，使信息通過安全的渠道傳遞，保證辦公質量。因此，計算機技術人員需要明確自身的責任與義務，在日常工作中加強學習與積累，研發出更多的高新技術，在辦公自動化過程中實現更加有效的應用。

3 結語

綜上所述，與傳統辦公模式相比，計算機信息處理技術在處理信息的過程中，具有非常明顯的快捷性、及時性和安全性，不僅能夠收集與整合大容量的數據信息，還能在全面調查的基礎上，不斷完善辦公自動化的理論和技術要求，提供決策上和制度上的支持。因此，應強化辦公自動化管理體制，為辦公自動化提供專業服務，實現文檔自動化管理，保證工作流程自動化，實現單位的健康穩定發展。

參考文獻

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