事業單位檔案規范化管理存在的問題及對策

楊秀英

事業單位的檔案中包括許多珍貴的資料，不僅記錄了事業單位的發展歷程，同時也包括事業單位工作執行的法則，對促進事業單位健康良好的發展具有至關重要的作用，現階段我國事業單位檔案管理中存在許多亟待解決的問題，這些問題就在一定程度上影響了檔案管理的水平。因此，相關人員要對事業單位檔案管理加強重視，對事業單位檔案管理中所存在的問題進行深入的研究，并采取適當的措施進行解決，進而有效的提高檔案的利用率。

1 現階段事業單位檔案管理中所存在問題

一是檔案管理意識不夠重視。管理人員的意識匱乏是事業單位檔案管理中存在的首要問題，目前，事業單位的管理人員普遍具有重效益、輕管理的傳統觀念，認為檔案管理無法為事業單位創造更多的經濟效益，從而在檔案管理上缺乏人力、物力、財力等方面的支持，在對檔案進行管理時，認為只要確保檔案的完整性，沒有發生遺漏就可以，這種觀念就在一定程度上降低了我國事業單位檔案管理的水平。除此之外，檔案管理人員的綜合素質較低，在工作中普遍存在只求干得了，不求干得好的思想，在工作中缺乏專業知識，對檔案收集、分類與整理缺乏正確的認知，而一些管理人員雖然掌握了基礎知識，但是對目錄號、宗號等具體環節的編寫上缺乏了解，進而在整理過程中編碼經常出現錯誤，進而無法對檔案進行有效的管理，降低事業單位檔案管理的使用價值。

二是檔案管理理念不夠先進。檔案管理機構的檔案管理工作和檔案服務出現脫節的現象，而開展檔案管理工作的目的是為事業單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發揮檔案管理工作的實用價值。目前，檔案管理工作在類別上相對單一，僅對文書和戶籍檔案進行有效的管理，而忽視聲像以及實物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統性和完整性特點造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現嚴重漏洞的主要原因，進而無法為事業單位日常工作的開展提供相關的數據信息。

三是檔案管理模式不夠科學。由于部分單位在檔案管理中硬件設施不夠齊全，在管理工作中仍然沿用人工管理的方式，這種管理模式不僅會加大管理人員的工作壓力，還會影響檔案管理的工作質量，造成檔案信息的失真。在互聯網時代的背景下，工作人員要在傳統的紙質文檔的基礎上建立電子文檔，避免因時間流失，出現字跡淡化的現象。在應用電子檔案時，常會發生一些網絡安全風險，為了提高電子檔案的安全性能，要加強對電子檔案的監管。

四是的檔案管理監督體系不夠完善。完善的檔案管理監督體系是確保事業單位檔案管理工作順利實施的重要保障，監督管理部門受到環境因素、人為因素等影響，并不能對事業單位檔案管理制度的每一個環節進行嚴格的監督，這就無法發現事業單位檔案管理各個環節的變化。另外，事業單位在執行檔案管理制度時，相關的監管部門也沒有進行隨時的跟蹤和調查，并沒有及時的記錄檔案管理制度執行方面的內容，由于缺乏健全的檔案管理監督體系，管理人員經常會出現懶惰、散漫等現象，進而對檔案缺乏有效的管理。

2 事業單位檔案規范化管理的對策

一是樹立正確的檔案管理理念。提高事業單位檔案管理水平的首要措施就是培養相關的工作人員樹立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會改變傳統重效益、輕管理的思想，對檔案管理中出現的問題進行及時的解決。事業單位應該定期對單位的成員進行培訓，加強成員對檔案管理制度的學習，從根本上改變事業單位檔案管理人員敷衍、應付的態度，并且在培訓之后，事業單位也要制定相應的考核制度，對培訓結果進行檢驗，并且事業單位也可以制定科學合理的獎懲機制，對一些管理意識強的人員進行薪資、額外假期等獎勵，對一些不具有管理意識的管理人員要給予批評教育，通過這種方式來約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動性，進而樹立事業單位內部人員的檔案管理意識，提高工作人員的綜合素質和專業技能。

二是健全完善檔案管理的制度體系。健全檔案管理制度體系是事業單位進行檔案管理的重要環節，可以使檔案管理變得有法可依，事業單位要結合自身實際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善事業單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責任劃分不清而出現糾紛、業務拖沓的情況，進而對事業單位的檔案進行系統化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環節時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問題而發生責任糾紛。

三是積極推進檔案管理的信息化建設。在科技飛速發展的今天，傳統手工式處理檔案數據的方式不能滿足事業單位的發展需求，現階段事業單位需要利用先進的網絡技術進行檔案管理，檔案管理的信息化可以在一定程度上實現資源的共享，相關部門可以通過信息平臺對公司的檔案進行共同的管理，這在一定程度上提高了事業單位檔案管理的效率，同時也提高了檔案信息的準確率。事業單位在推進檔案管理的信息化建設的過程中，要加大資產的投放力度，完善檔案管理的硬件設施，例如，電腦、掃描儀、打印機等，并對這些設備進行及時的更新，從而高效的完成檔案記載、存儲、查閱等流程，從而在根本上改變檔案管理的運作體制。

四是健全檔案管理監管系統。完善檔案管理的監管系統可以避免事業單位檔案管理出現形式化的現象，對檔案管理的監管系統進行完善，首先，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關規定對檔案進行整理和收集，并且也應對檔案資料進行定期和不定期的檢查，一旦發現錯誤，要及時對檔案資料進行修改，并且事業單位也可以借助外界的力量，進行社會監督，從而對事業單位的檔案管理加強控制。

總之，檔案管理對事業單位的健康發展具有至關重要的作用，相關部門應該引起重視，首先要對現階段我國事業單位檔案管理中所存在問題進行分析，然后采取培養工作人員樹立正確的檔案管理理念、健全事業單位檔案管理的制度體系、積極推進檔案管理的信息化建設、健全檔案管理監管系統等措施來提高事業單位檔案管理的水平，進而為事業單位的發展奠定良好的基礎。