事業單位檔案管理信息化建設

許瑩 吉林省公主嶺市救助管理站

檔案管理對推動社會發展和促進文明傳承具有重要價值和關鍵作用，事業單位檔案是單位在多年工作中積累下的寶貴經驗和財富，其真實記錄了我國在文化藝術、農業建設、工業發展、科學文化以及政治經濟等領域的發展成果和歷史進程，對精神文明建設、社會管理、文化發展和經濟建設具有重要的借鑒價值。隨著我國政府正式提出“互聯網+”戰略，事業單位也在檔案管理中積極引入和應用信息技術，推動了檔案管理實現標準化、信息化、現代化的進程，對發揮檔案價值具有現實意義。

一、事業單位檔案管理信息化建設的積極意義

（一）提升單位社會形象。事業單位是為民眾服務的重要政府職能部門，其具有較強的公益屬性，其檔案文件內容與民眾生活具有密切關系。檔案管理實現信息化建設，可以便于民眾查詢相關信息，促使政務處理公開化以及透明化。例如對電子檔案加強管理和開發利用，使用者可以通過訪問相關平臺查詢所需的信息，突破了空間和時間的制約，在提升檔案利用效率的同時，還有助于提升單位社會形象。

（二）信息檢索更為便捷。隨著我國科學技術的蓬勃發展，社會全面進入到信息化時代，公眾希望以更加便捷和快速的方式獲取信息和文件。以往的紙質檔案不僅為管理增添了一定難度，同時檔案檢索也較為困難，檔案文件的開發利用效率較低，不利于事業單位的穩定以及可持續發展。在檔案管理中引入信息化技術，可以實現檔案文件的無遺漏、無重復檢索，使用者只需要輸入檢索關鍵字就能夠完成文件獲取，大大提升了檔案資源的利用價值，保證檔案檢索的快捷性和便利性。

（三）優化檔案管理環境。當前，事業單位在開展檔案管理中，依然以紙質文件為主，由于檔案資源數量較多，檔案存放室的環境和空間無法滿足管理需求，容易導致檔案出現損壞或者丟失等問題。應用信息化技術可以改變以往紙質文件對存放環境的依賴情況，通過對電子檔案的科學管理，優化檔案管理環境，保證檔案文件的安全性和完整性。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設的相關措施分析

（一）提升重視程度。思想是行為的前提指導，想要全面推進檔案管理實現信息化，事業單位的主要領導需要給予思想重視，并且加大物力資源的投入。首先，單位領導要提升自身對檔案管理信息化的重視程度，定期組織員工進行相關知識學習，在單位內部創設濃郁的檔案信息化氛圍，為相關工作的全面開展奠定環境基礎；其次，注重更新和維護信息化管理平臺，結合自身的實際需求，保證各項管理行為的有序開展；最后，事業單位領導要加大資金用于購置檔案管理所需要的軟硬件，例如打印機、復印機、掃描儀等，為信息化建設提供硬件支撐。

（二）完善管理制度。檔案管理具有較強的規范性，在進行信息化建設中，要以制度作為支撐和前提，因此，事業單位需要注重完善相關管理制度，構建合理科學的制度體系，促使檔案管理趨于規范化、制度化以及信息化方向發展。首先，要建立電子檔案收集制度，要求單位內部人員密切配合管理人員做好各項數據和文件的收集工作，將紙質文件轉變為電子檔案；其次，事業單位要結合崗位特點制定以及完善考核制度，將信息化建設程度與管理人員的績效掛鉤，調動管理人員參與信息化建設的熱情和積極性，同時，事業單位還要建立以及完善獎懲制度，結合管理人員的工作表面給予適當的懲罰和獎勵，對其工作行為進行約束，促進信息化建設的制度化發展；最后，制定科學以及合理的信息設備維護制度，定期組織人員對信息設備和系統進行更新和維護，提升管理平臺的應用價值，確保電子檔案的安全利用和儲存。

（三）提升人員素質。在知識經濟時代下，人才是推動檔案管理信息化建設的保障，因此，事業單位需要給予人才隊伍建設以高度重視，通過各種有效途徑提升人員的信息技術操作能力和綜合素質。首先，事業單位要從高校和社會中吸納具有專業背景的人才，不斷充實以及完善管理隊伍，在內部構建良性競爭氛圍；其次，單位要定期組織檔案管理人員開展專業培訓，培訓內容要涉及信息技術、專業知識、服務意識、業務能力以及交流能力等方面，通過培訓提升人員的綜合能力，保證其符合崗位要求；最后，提升檔案管理崗位的工薪待遇，進而洗衣你更多能力強、素質高的人才加入，為信息化建設奠定人才技術。

（四）加強安全管理。在檔案管理中引入信息化技術，其具有準確率高、效率高以及管理用時短等優勢，但是基于互聯網的開放性屬性，電子檔案在管理中也存在一定的安全隱患。當前，一些事業單位在推動信息化建設中，更加重視建設進程而忽視了安全管理，為檔案資源埋下了安全隱患，因此，事業單位需要注重加強安全管理工作。首先，要提升管理人員的責任意識和安全意識，結合檔案文件的重要性，明確資源的密保程度和開放范圍，提升安全管理的針對性；其次，管理人員要定期對計算機進行消毒，安裝防火墻和殺毒軟件，應用加密技術和安全檢測技術，及時發現潛存的病毒或者木馬，進而保證電子檔案的安全性；最后，事業單位要構建科學的安防體系，對存在的安全風險和問題進行準確識別，并且采取有效措施規避風險。

三、結語

總而言之，在信息化時代下，事業單位需要給予檔案管理以高度重視，并且采取有效措施推動信息化建設進程，充分發揮檔案資源的價值和作用，為單位的穩定發展夯實基礎。