創新檔案管理理念實現檔案管理科學化

劉林 吉林省白山市生態環境保護宣傳教育中心

引言：基于信息化技術不斷發展、時代不斷進步的背景下，社會的改革制度不斷加深，檔案制度作為當今社會不能或缺的技術，檔案管理工作就顯得更加重要。因此，相關的工作人員要立足于實際情況，明確在哪個方向進行改革才能夠有效為全局工作提供服務。面對日趨復雜的檔案數量與種類，合理利用大數據技術，避免出現檔案資料丟失的問題。在完善管理制度的基礎上，發現檔案管理工作的規律，以科學的方式進行研究，實現檔案管理的科學化發展目標，為構建和諧社會奠定穩固基礎。

一、做好基礎檔案管理工作，提高管理效率

首先，應當做好文書檔案的整理與歸檔工作，不斷優化工作程序，根據制定的管理目標，采取有效的手段、工具與方式實現規范化管理。但由于信息化技術在不斷的進步中，單位會更加注重員工的學習與培訓工作，甚至強調培養員工的終身學習理念，以確立與員工的共同目標。相關的管理人員應當立足于單位的長期發展目標，根據環保宣傳教育活動的主題，了解項目開展與服務的需求，由信息部門制定相應的檔案管理方法。各個部門的負責人也要參與到檔案制度的討論會中，并開展交流與探討[1]。其次，檔案管理人員要做好文檔整理與歸檔工作，注重平時的文件積累，妥善管理重要的文件，給年終的檔案整理工作做好鋪墊。

其次，要改善檔案的保管條件，從完善檔案管理的基礎設施入手，更新專用檔案柜，盡可能的拓展檔案的存儲空間。為了解決檔案資料歸檔中可能存在的問題，可以制定立卷原則、規劃范圍等對檔案的審批事項進行動態化的追蹤。

再次，單位要明確宣傳的重點，采取多元化的處理方式，在組織進行學習培訓時，重點要組織檔案管理人員進行專項培訓，可以從外部邀請專門的專家進行講座，將歸檔與整理的方式傳達給員工，還可以借鑒其他單位的經驗。通過對檔案檢查情況進行評價，對做的好的地方要及時推廣，對檔案管理中存在的問題上報給領導者，并采取針對性較強的措施。在每季度末召開座談會，制定明確的整改措施，交流檔案資料收集，進而使用最嚴格的制度保護生態環境。

二、推進檔案管理信息化建設，實現科學化發展目標

要想逐步實現計算機網絡的合理利用，就要對計算機技術對檔案信息與資料進行檢索、存儲等，實現網絡化的管理。除了文書檔案之外，相關的管理人員就要秉承以人為本的管理理念，針對于社會發展與生態文明保護的理念，開設專題數據庫，逐步實現網絡化與信息化的檔案管理。通過對管理權限進行規定，部分信息對單位內部開放，逐步建立完善的檔案管理機制，實現一體化的管理目標。

要不斷增強職工的檔案意識，增強檔案管理工作，逐步實現電子文件的管理目標。雖然電子文件得到了廣泛應用，但是還不能完全取代紙質文件的地位。在未來的一段時間內，電子文件還是會與紙質文件并存[2]。不只是靠著計算機技術就能實現科學化的檔案管理，而是要建立高素質的人才隊伍，使其能夠更好的為社會發展而服務。

三、開展檔案管理科學化分析，提升創新能力

1.在完善與宣傳檔案管理法律法規的基礎上，強化檔案執法隊伍的建設工作，依法監督與指導檔案工作。生態環境宣傳部門應當堅持多接觸、多聯絡、多宣傳的工作方式，將環境保護和治理要以解決損害群眾健康突出環境問題為重點，逐步實現檔案工作的規范化建設。在促進各個部門溝通與協調工作的基礎上，創設良好的工作氛圍，建立健全的檔案管理機制。通過科學化的檔案管理方式，利用計算機搜索速度快、數據存儲量大的優點，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方式。從管理與技術管理等方面入手，保證檔案實體的安全性。

2.由于建設生態文明，與人民的福祉有直接的關系，單位的檔案管理工作也要不斷創新與探索，有針對性的開展活動，并提供出更具有社會價值的信息，逐步強化公民的環境保護意識，把建設美麗中國轉變為人民的自覺行動。在此過程中，提供方便的信息利用平臺，加強監督管理力度，充分利用檔案資料掌握各類管理方法，保障綜合目標考核有序開展。檔案管理人員要緊跟時代的發展腳步，面向社會大眾提供檔案信息利用平臺，進一步強化生態環境保護督察工作，夯實生態環境保護政治責任[3]。在不斷創新檔案服務機制的基礎上，了解當前生態環境形勢的變化情況。利用創新的精神狀態，總結工作經驗，突出環境保護與治理的要點內容，打造良好的社會環境，實現單位的健康長遠發展目標。

結束語：總而言之，單位在開展檔案管理工作的時候，要記錄真實的數據與資料。由于檔案屬于最寶貴的財富與重要的信息資源，因此，要想實現檔案管理工作的科學化發展，就要加強學習與改革，形成完善的檔案思想與觀念，保證檔案管理工作的透明化，培養出更多的高素質人才。在不斷提高績效的基礎上，緊跟時代的發展腳步，實現戰略性發展目標。