信息時代檔案管理工作面臨的問題

劉峰峰 青島市城陽區檔案館

近年來，我國大大小小的企業發展迅速，經濟交流也日漸密切，各行各業的發展都少不了計算機網絡的輔助，建筑行業利用信息技術測算施工精度；教育行業利用信息技術設計課件輔助教學；異地企業利用信息技術實現貿易互通等等，要想在信息交流頻繁的基礎上進行數據的記錄，檔案管理工作就必不可少。檔案管理工作實際應用中雖然因為信息時代的影響變得更加方便快捷，但也卻因此面臨著一些負面問題，嚴重情況下甚至會對企業的經濟效益造成不利影響。以下就對這些問題進行探討，分析解決方案，促進檔案管理工作隨著時代的發展而更好地進步。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）安全性問題

信息時代的檔案管理工作大多依靠網絡技術來實現，用電子檔案的模式來對相關數據進行記錄。記錄的地點也不像原來的方式一樣紙質材料統一保管在一個地方，而是在電腦上建立一個數據庫，以此來進行數據的存儲。但是網絡有著安全方面的威脅，一旦操作有誤在電腦中無意中植入了病毒，或是技術原因出現系統故障現象，都會導致存放檔案的數據庫受到損害，即使后期進行了恢復，也無法保障數據得到有效還原，給企業造成一定的經濟損失。

（二）保密性問題

安全性一旦受到不利影響，直接就會造成檔案的保密性出現問題。當前電子檔案的管理普遍是專業人員通過賬戶密碼進行系統登錄，有相應的權限去進行操作，雖然電腦系統操作更為便捷，但是一旦登錄系統被人惡意攻破，就會使得檔案面臨著被泄露的威脅，如果不法分子利用這些盜取的信息做違法事情，就不僅僅是信息泄露的問題，將會對信息所有者帶來巨大的麻煩。如果不加強檔案管理的保密性，勢必會因為大量信息的泄露而造成全社會的恐慌，使人們失去對檔案管理的信任感。

（三）管理問題

電子檔案管理的優勢就在于可以利用網絡系統將復雜的數據統一化，方便使用者更好地查找信息或是有序的保存信息。但由于我國檔案管理工作的信息化水平發展較晚，管理水平跟不上社會的需要，檔案管理不標準，自動化較低的問題。不利于信息共享的需求，嚴重阻礙檔案管理工作的發展。

（四）人員問題

雖然信息時代下的檔案管理工作主要依靠網絡而進行的，但是信息的錄入還需要工作人員去操作，一旦人員素質不高，或是不細心導致管理出現問題，將會對檔案的存儲造成不利影響。這就需要檔案管理人員有極高的和職業道德，嚴格按照規章制度去進行檔案的管理。然而當前我國檔案管理人員雖然有較強的管理意識，但軟件操作水平較低，無法高效的完成電子檔案管理工作。

二、信息時代檔案管理工作的優化措施

（一）提高數據庫質量

相關管理人員要意識到當今檔案管理工作是依靠網絡系統來運行的。因此就需要提高數據庫的質量，最大程度地保障安全性。質量的提高還在于系統的設計應用，要滿足人們的閱讀習慣，盡量簡潔明了的讓使用者和操作者進行無障礙閱讀和使用。除此之外，還需要重視對檔案管理系統的后期維護，安排專業的技術人員定期對系統進行檢查，成立信息技術部門，出現系統風險就及時進行維護，以此來保障檔案信息的安全。

（二）改進管理制度

為了解決管理不規范這一問題，就需要建立健全管理體系，制定明確的管理制度，學習先進企業良好的檔案管理技術，將不同類型的檔案進行分類保存。有關部門也要積極制定相關的標準，明確管理的標準，為檔案管理工作提供制度上的支持，使檔案管理工作更加規范。

（三）完善信息保障制度

在當今信息時代，檔案信息對于個人來說是必不可少也是相當重要的，對于企業來說甚至可能有關企業未來的發展，因此檔案信息的安全性就尤為重要。完善信息保障制度也已經成為了檔案管理工作的重中之重，需要管理人員加強對電子檔案的整理記錄，出現與原有格式不符的檔案就需要重點調查是否是惡意信息；在日常大量的檔案收發工作中要進行明確分類，保證檔案管理的規范性；在有條件的基礎上可以將檔案數據庫設置為內網，除內部人員外他人無法使用，也防止信息流出，保障檔案的安全性；同時還需要做好備份，一旦系統出現故障檔案丟失，也能保證有備用文件使用。

（四）提高人員素質

相關企業要對檔案管理人員進行先進技術方面的培訓，在提高管理人員管理技術的基礎上加強對其思想素質的教育，以此來防止內部人員惡意擾亂管理秩序的行為。加強對技術水平的提升，學習相關的存儲系統操作流程、編目標引的自動化技術等來使工作人員能夠發揮先進系統的最大作用，簡化工作量，提高工作效率。

結語：綜上所述，當前信息時代下檔案管理工作雖有了較大的提高，但受發展落后和技術水平的影響，在實際工作中仍然存在著安全問題、保密問題、管理問題和人員問題等。在當前科技的發展帶來機遇的同時，也要認識到其中的挑戰所在。就需要在檔案管理工作中提高數據庫質量、完善管理制度和信息保障制度，并且要提高人員素質，綜合方面實現檔案管理工作的改善，以此來使檔案管理工作滿足社會發展的需求，使之工作更加規范、標準、高效。