流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀及策略分析

董潔 青島市市北區(qū)人力資源和社會保障服務中心

人事檔案一般是指記錄并保存?zhèn)€人的總體情況，其中也涉及流動人員這部分人員的人事檔案。個人人事檔案密切關(guān)系著個人在社會中的生活，伴隨中國市場經(jīng)濟的進步，相應的社會結(jié)構(gòu)也劇烈變化著，同時也加快了我國人才的流動。這給人事檔案管理工作也帶來了一定的困難，由此便很有必要著重管理這部分人員的人事檔案。

一、流動人員人事檔案目前的現(xiàn)狀問題

（一）管理人員素質(zhì)偏低

一般由人才服務機構(gòu)如人社局等來負責管理流動人員的一切人事檔案，但有些人才交流中心，鑒于人員與任務不匹配等問題，而導致檔案管理力不從心。很多檔案管理人員為兼職人員，基本上并不熟悉檔案知識，也忽略了信息化管理，依然沿用手工操作。機構(gòu)的檔案人員也缺乏足夠的配備，在職人員也大多應付了事。管理人員偏低的素質(zhì)，嚴重影響了管理工作的順利實施。

（二）缺乏人事檔案意識，尚未認識到人事檔案的真正價值

很多流動人員尤其是大中專目前的畢業(yè)生，往往不夠了解人事制度以及人事檔案。一經(jīng)畢業(yè)，往往在一些私企或者公司從事工作，誤以為“人事檔案無足輕重”，只要可以調(diào)動、調(diào)資、管理、考核人事等即可。

（三）保管檔案的設(shè)備不夠先進

現(xiàn)階段，大多數(shù)流動人員檔案庫缺乏先進的硬件建設(shè)條件，也不存在專業(yè)的檔案保持庫房，往往與科室人員一起湊合；也缺乏專門的檔案存放柜子；連必要的溫度計、去濕計以及防火、防潮、防盜等設(shè)施也嚴重缺失。基本上可以說流動人員檔案管理只是一種口號，檔案室設(shè)施與上級的配備要求嚴重不符，致使檔案管理風險極大。

（四）檔案并不完整真實

在流動人員檔案管理中，不齊全問題十分普遍，其中一般僅簡單地記錄了姓名、性別、工作經(jīng)歷等，卻較少涉及工作實績、技能技術(shù)等，基本上也不會包含職稱、考核表等材料。很多人獲得學歷也不上交，致使人事檔案嚴重不完整，一旦需要卻發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，無法反映人才的全部，最終大幅減小了檔案利用價值。此外，移交、轉(zhuǎn)遞檔案也極不規(guī)范，而加重了檔案的不真實性。

二、流動人員人事檔案目前現(xiàn)狀問題的解決策略分析

（一）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、增強檔案意識

建立完善的培訓制度，以培養(yǎng)檔案管理人員，組建一支專業(yè)素質(zhì)高的管理隊伍。各地區(qū)應定期組織管理人員展開培訓教育，積極召開流動人員的有關(guān)人事檔案管理會議等。與此同時，積極指導管理人員按檔案的類型來合理分類，使其熟知人事檔案管理的相關(guān)知識與法規(guī)政策，并以此來促使管理人員提高整體業(yè)務水平與素質(zhì)，而制度化、規(guī)范化、法制化管理流動人員的一切人事檔案。此外，還應提高檔案意識。作為檔案管理人員，應針對流動人員大力宣傳檔案管理的重要性，以增強他們的檔案意識，令其自覺遵守檔案法規(guī)，并積極配合管理人員的工作。此外，還應定期上報給領(lǐng)導工作會議、精神等，使其大致了解檔案內(nèi)容，以提高對流動人員各種人事檔案管理各種的重視。針對檔案管理中的問題及時加以解決，并計劃和落實檔案管理工作。

（二）推行科學化、信息化的檔案管理

在檔案部門應積極加強自身建設(shè)，全力配備足夠的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施。目前，在信息化技術(shù)高度發(fā)達的時代下，人才服務的專業(yè)機構(gòu)應將將流動人員檔案分門別類地保存好，并統(tǒng)一編入檔案號以及柜組號，嚴格根據(jù)檔案花名冊，來及時補充并詳細登記，從而組建一個人事檔案管理信息庫，以信息化管理流動人員的一切人事檔案。同時，令流動人員可以即時查詢在檔的檔案，真正擺脫傳統(tǒng)“重管理、輕利用”的檔案管理模式，一改傳統(tǒng)的封閉式落后管理模式，令檔案管理得以開放式發(fā)展，進而共享有用的信息。同時，順應當今時代發(fā)展的潮流，在人事檔案工作中，重視優(yōu)質(zhì)服務的提供，以促進知識經(jīng)濟與各項事業(yè)的發(fā)展。

（三）完善管理制度，增強監(jiān)督

完善檔案管理制度，大力規(guī)范檔案管理。首先，應推行行之有效的歸檔制度。工作人員在收集材料的時候，應擁有敏銳度高的政治意識。同時嚴格審批登記手續(xù)，以防泄露和丟失重要的信息檔案。其次，健全傳遞檔案的制度。在轉(zhuǎn)遞檔案時應以一定的程序，以確保手續(xù)的完整性，防止遺失或損壞檔案。最后，嚴格落實保管制度。按照檔案的基本保密性與安全性、檔案查找要求，來嚴密保管檔案，并大力保護硬件設(shè)備，專門創(chuàng)建檔案室，貫徹落實“六防”，并配備標準的檔案柜，不斷創(chuàng)新、完善保護檔案的技術(shù)以及保管檔案的手段，以控制檔案的安全性、無損、真實性。與此同時，還應嚴格監(jiān)督人才服務機構(gòu)，做好督促管理流動人員的各種人事檔案工作。按照法定職責來督促管理人員履行職責、以法行使權(quán)利，以規(guī)范管理流動人員各種人事檔案的操作。

三、結(jié)語

綜上所述，專門針對流動人員，管理好人事檔案，存在十分深遠的意義。在目前的社會發(fā)展大形勢下，我國的人才流動勢必越來越復雜化。所以，管理人員應針對檔案管理現(xiàn)狀，積極調(diào)整管理模式，在保障檔案的真實性與安全性的基礎(chǔ)上，全面提升人事檔案的利用效果，盡可能地發(fā)揮原始檔案的參考憑證作用。這樣便能提供給企業(yè)在選拔人才、晉升職位、評價個人、確立待遇等方面，強有力的真實參考根據(jù)，以更好地服務于當今社會。