干部人事檔案材料收集存在的問題及對策建議

楊玉花

重慶市酉陽自治縣委組織部 重慶 409800

干部人事檔案是各級黨委(黨組)和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料[1]。干部人事檔案材料收集工作遵循真實、齊全、規范、完備、及時的原則，重點收集體現干部忠誠、干凈、擔當等方面的歷史記錄材料，并根據新時代黨的建設和組織人事工作以及經濟社會發展需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容，為全面歷史辯證地評價干部提供翔實的檔案信息，為干部人事等工作提供全面準確鮮活及時的檔案信息服務。干部人事檔案材料收集工作是干部人事檔案工作的基礎，事關干部人事檔案質量和作用發揮，做好干部人事檔案材料收集工作具有十分重要的意義。

一、干部人事檔案材料收集中存在的問題

《干部人事檔案工作條例》(以下簡稱條例)第二十條規定：干部本人和材料形成部門必須如實、規范填寫材料。材料形成部門應當按照相關規定審核材料，在材料形成后1個月內主動向相應的干部人事檔案工作機構移交。但基層檔案工作機構在實際工作中，發現檔案材料收集工作存在以下問題：

移交不及時。年度考核登記表、工資變動審批表、中層干部任免(職級變動)審批表、職務聘用審批表等材料通常是年底一次性移交。(援派)掛職鑒定材料、在職教育的學籍材料、專業技術任職資格和聘用材料、培訓材料等材料移交嚴重滯后，通常是檔案工作人員根據檔案材料記載找干部提供。干部任免審批表、考察材料、任前審核登記表等任免材料由于干部科人手少移交最為滯后，換屆的材料通常更是很難及時形成和移交。新招錄人員的學籍材料及參加工作材料經常在轉正定級后才移交，導致工資和年度考核材料無法歸檔，干部履歷表填寫和專項審核滯后。

材料不規范。一是載體不規范。新移交的檔案材料沒有使用國際標準A4型或A3公文用紙(如：使用16K紙型或便簽紙)，或是材料左邊未留裝訂邊(如：入黨申請書、轉正申請書等材料頂邊寫)，或字跡材料不符合檔案保護要求(如：用圓珠筆、鉛筆等填寫)。二是填寫不規范。干部本人和材料形成部門未根據填寫要求如實、規范、完整填寫材料，填寫的材料信息未運用專項審核成果。主要表現在專項審核以后形成的檔案材料上的姓名、出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、簡歷等信息與專審認定信息不一致。材料形成部門未按照規定審核檔案材料。三是手續不完備。個人形成材料無本人簽字，組織形成材料缺單位審批意見、審批時間、組織印章，復制件未注明材料出處、復印人未簽字、未注明復印時間或無單位印章，多頁未加蓋騎縫章等。四是移交未辦理完畢的檔案材料等。

材料不完整。成套材料必須頭尾齊全完整，不能缺頁，更不能填錯后撕掉，但在工作中發現存在以下一些問題。如：有第一學歷和最高學歷的學籍材料，但缺其中某學歷層次的學籍材料，或是學籍材料中缺畢業證、學位證復印件，在職教育缺學歷認定材料。有高級職稱缺中級職稱材料，或是有職稱材料缺聘用材料。調查材料有調查結論缺體現過程的材料。有入黨志愿書，缺入黨申請書、轉正申請書、培養教育考察等材料。有行政處分材料，缺解除處分的材料和本人說明。近期提拔的任職材料，有干部任免審批表，缺任前審核登記表、考察材料、工資變動審批表等材料。

二、干部人事檔案材料收集存在問題的原因分析

檔案材料形成部門缺乏自覺性。檔案材料形成部門分管領導對檔案工作缺乏正確認識，不重視檔案工作。或是知道檔案工作的重要性，但不懂業務，難以正確指導業務科室。檔案材料形成部門相關科室業務人員流動性大，基層單位人少事多的客觀現狀，導致對檔案業務不熟悉疲于應付。干部本人對檔案工作缺乏了解，不知道自己的檔案在哪里保管，哪些材料屬于歸檔范圍，檔案材料應通過何種途徑存入本人檔案，導致部分檔案材料保留在自己手中。

檔案工作機構主動收集乏力。基層檔案工作人員人手嚴重不足。有的管檔單位雖成立了檔案管理中心，也核定配備了與編制相應的人數，但真正從事檔案管理工作的人員較少。有的管檔單位甚至根本未按要求成立檔案中心，檔案工作人員僅為幾名抽調人員或是一名借調人員兼任。檔案工作人員配備不強。檔案管理工作是一項政策性極強的工作，特別是《條例》的出臺，新增檔案審核內容，新設專章明確檔案工作紀律和監督要求，更加呼喚政治素質高、專業能力強的檔案工作人員。但基層檔案工作人員普遍存在長期不流動、年齡偏大(有的甚至是臨退人員)、身兼數職甚至是借調人員，學習的積極性和主動性嚴重不足。檔案管理中心多為副科級事業單位，受機構編制、本人身份限制，檔案工作人員發展空間有限，既不能走職稱晉升之路，又難以走調任提拔之路，再加上檔案工作人員要求相對穩定，導致基層檔案工作人員長期從事檔案管理工作，難以調動他們的工作積極性。

材料收集缺乏制度約束。各管檔單位都制定了檔案材料收集制度，但在實際操作中力度不大，難以約束和規范檔案材料形成單位和干部本人。近幾年檔案工作雖然納入了黨建目標考核內容，但是所占比例很低，且評價指標難以對所有單位產生普遍約束力，更難以約束干部個人。導致部分干部職工，特別是年齡偏大的非領導干部的重要檔案材料難以收集。《條例》的出臺，為今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作提供了基本遵循，原有的收集制度已不適應新形勢下的干部人事檔案工作實際。為進一步規范干部人事檔案材料收集工作，推動干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化，更好地為干部人事人才工作服務，需要進一步修訂完善《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

三、做好干部人事檔案材料收集工作的建議

加強學習宣傳培訓。組織人事部門要通過印發文件、召開會議、請示匯報等形式多渠道宣傳干部人事檔案的重要性，介紹相關要求，使有關單位與部門了解收集干部人事檔案材料的意義、范圍、渠道等，爭取他們對材料收集工作的配合。各單位要大力學習宣傳《條例》，既個人自學又集體研學，在職工會、黨小組會、班子會等會議中全覆蓋、全方位學習宣傳，使各級領導干部熟悉《條例》，組織人事干部精通《條例》，廣大干部人才了解《條例》。組織人事部門和黨校要分期組織黨建工作分管領導、黨務干事進行干部人事檔案工作專題培訓。一方面對《條例》進行深入解讀，重點解讀內容和分類、利用和審核、紀律和監督等方面內容，使其掌握檔案材料收集范圍、利用方式和相關紀律。另一方面對檔案材料規范填寫進行細致指導，使其掌握檔案材料載體要求、填寫規范等規定，便于指導干部職工如實、準確、規范填寫檔案材料，以及審核檔案材料，避免因材料填寫不規范重新制作。

配齊配強檔案工作人員。組織人事部門要嚴格按照《條例》要求，確保人員配備到位。督促未成立檔案工作機構的單位盡快成立，核定與管理檔案數所需要的編制人數，配齊檔案工作人員。管理檔案數量較少的要明確專人負責。已經成立檔案管理中心但實際從業人員不足的單位，要嚴格按照每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員要求，從崗位和身份相符合的正式職工中配齊專職檔案工作人員。上級相關部門要確保培養教育管理到位。檔案工作政策性和專業性很強，要加強政策和業務培訓，不斷提高檔案工作人員政治素質、政策水平和業務能力。要關心關愛檔案工作人員的成長進步和身心健康，積極幫助解決實際困難，讓其感受到組織的溫暖，激發他們的工作熱情。對于表現優秀的檔案工作人員，應當注重培養使用。

建立健全材料收集制度。一是建立檔案材料形成單位聯席會議制度。定期召開會議，及時宣傳檔案材料收集歸檔新規定，督促及時、規范移交真實準確的檔案材料，提高移交效率和質量。二是建立檔案材料跟蹤收集制度。檔案工作人員要全面掌握干部動態信息，找準個人材料形成規律，及時主動收集干部職工在職教育、學習培訓、援派掛職等材料，增強材料收集的針對性。三是建立檔案材料鑒別反饋制度。對收集的檔案材料，嚴格審核仔細鑒別，符合要求的才能歸檔，對不屬于歸檔范圍、重復多余以及不屬于所管干部的檔案材料應清理出來，及時登記分情況處理。對不符合歸檔要求的及時反饋材料形成單位或干部本人，重新如實規范制作并限期交回歸檔。四是建立檔案材料收集登記歸檔制度。對審核合格的材料，及時進行登記，對在職教育、職務變動、入黨材料等信息及時在專審表中更新，并通知所在單位黨務干事及時在公務員信息系統和工資系統中更新相關信息，并在規定時限內存入個人檔案，避免檔案材料遺失。五是建立檔案工作考核制度。科學制定考核指標，適當提高檔案工作在黨建目標考核中的比重，強化考核結果運用。對違反相關規定和紀律的，嚴格責任追究，充分發揮震懾、教育作用，確保檔案材料收集工作的嚴肅性。