檔案管理系統(tǒng)在城市供水事業(yè)中的應(yīng)用研究

高巍 葫蘆島市自來(lái)水公司

引言：檔案管理作為城市供水事業(yè)中一項(xiàng)較為重要的內(nèi)容，其管理系統(tǒng)性能的好壞與否對(duì)城市供水事業(yè)的發(fā)展具有直接影響，隨著管理系統(tǒng)的不斷升級(jí)，結(jié)合當(dāng)下檔案管理的現(xiàn)狀，DARMS因其文件綜合管理性能較好，而被很多自來(lái)水公司予以采用，對(duì)促進(jìn)供水事業(yè)的發(fā)展起到了總要作用，為檔案管理人高效有序的工作提供了保障。

一、城市供水事業(yè)對(duì)檔案管理的需求

隨著供水單位的管理愈加規(guī)范，檔案管理工作的開(kāi)展也向制度化。規(guī)范化方向發(fā)展，在當(dāng)今企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理系統(tǒng)成為檔案信息管理部門必備的處理系統(tǒng)，通常情況下，檔案管理系統(tǒng)包括電子文件以及檔案借閱信息的處理，以及相關(guān)靜態(tài)信息的處理，因此對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全性以及實(shí)用性提出較高要求。

而供水公司一般是由總部以及分公司共同構(gòu)成，分公司一般設(shè)立在各個(gè)城市，因而導(dǎo)致了總公司與各個(gè)分公司之間的實(shí)際距離較遠(yuǎn)，對(duì)檔案管理工作的有效實(shí)施造成一定困難，此外，管理人員通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)很多地區(qū)的檔案管理依舊采用紙質(zhì)化管理模式，管理階段還停留在傳統(tǒng)管理模式階段，加之地理位置較遠(yuǎn)，檔案的提交和傳遞流程較為繁瑣，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率較為低下，與此同時(shí)，分公司的檔案提交到總公司以后，還需要檔案檔案管理人員對(duì)這些資料進(jìn)行整理，在原有工作量的基礎(chǔ)上增加了額外的工作負(fù)擔(dān)，在這種情況下，極容易造成檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，因此，為改變當(dāng)前這一現(xiàn)狀，供水公司采用檔案信息化管理方式，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，以滿足不同分公司之間的需求，通過(guò)信息化的管理方式還能有效地將管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決。

二、城市供水公司檔案管理功能概述

檔案管理工作從整體上來(lái)看，其涉及的內(nèi)容包含供水公司的各個(gè)部門，換言之，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包含供水公司的所有業(yè)務(wù)，系統(tǒng)的不同功能要以公司的業(yè)務(wù)流程為基準(zhǔn)，檔案管理工作的有效開(kāi)展要以組卷業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，所謂組卷業(yè)務(wù)是供水公司對(duì)日常運(yùn)營(yíng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，以一定的條件為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷，此外，要將檔案管理的借閱服務(wù)作為核心，檔案的借閱服務(wù)主要包括借閱權(quán)限、登記管理以及借閱效果管理三方面內(nèi)容，檔案管理最重要的一項(xiàng)就是進(jìn)行檔案調(diào)整工作，對(duì)公司內(nèi)部檔案進(jìn)行調(diào)整能促進(jìn)檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理的效率。從檔案管理的特點(diǎn)作為切入點(diǎn)對(duì)其功能進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，主要包括以下四個(gè)功能：

（一）文件資料綜合管理

文件資料管理在整個(gè)管理系統(tǒng)中具有基礎(chǔ)性作用，亦可以說(shuō)是整個(gè)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，任何檔案管理都要以它作為基礎(chǔ)并進(jìn)行實(shí)施，文件資料綜合管理的內(nèi)容主要有對(duì)文件進(jìn)行歸檔處理、對(duì)卷內(nèi)文件以及檔案進(jìn)行編號(hào)處理，方便信息查閱，同時(shí)還承擔(dān)對(duì)年報(bào)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及系統(tǒng)維護(hù)等額外功能。

（二）WEB查詢功能

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的大背景之下，信息檢索已經(jīng)成為檔案管理工作中必備的功能之一，而WEB檢索便是其中一個(gè)典型的代表，較好的代表了信息技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)，并為檔案管理信息化提供了未來(lái)的發(fā)展方向，結(jié)合供水單位的服務(wù)對(duì)象來(lái)看，因其大多數(shù)情況都是為市民提供服務(wù)，且用戶量較大，用戶進(jìn)行查詢的時(shí)間和地點(diǎn)均具有不確定性，而傳統(tǒng)的查詢方法受時(shí)間地點(diǎn)的局限性較大，為用戶查詢帶來(lái)了較多不便，且WEB查詢的步驟較為簡(jiǎn)捷，對(duì)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)性能要求也較低，用戶計(jì)算機(jī)上字只需要下載一個(gè)瀏覽器即可，此外，WEB查詢功能對(duì)供水公司的系統(tǒng)維護(hù)也能起到一定作用。

（三）數(shù)據(jù)傳輸

上文我們提到，供水公司的總部與分公司之間的距離較遠(yuǎn)，因此導(dǎo)致二者在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常采用數(shù)據(jù)傳輸對(duì)檔案進(jìn)行處理，由此能夠得知，數(shù)據(jù)傳輸是檔案管理工作過(guò)程中不可缺少的存在，此外，檔案管理人員在進(jìn)行信息傳輸時(shí)要以安全為核心，這是作為檔案管理工作人員必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，另外，進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕杩趹?yīng)該由廠商提供，供水公司直接利用借口對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換完成后將其直接存入數(shù)據(jù)庫(kù)中。

三、檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況分析

結(jié)合以上分析來(lái)看，使用DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)具備較多發(fā)展優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員通過(guò)使用該系統(tǒng)，將供水公司的檔案信息放置內(nèi)部的服務(wù)器中，方便公司員工對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱以及借閱，此外，該系統(tǒng)將自動(dòng)化數(shù)據(jù)接口問(wèn)題進(jìn)行了有效處理，簡(jiǎn)化了檔案信息錄入管理系統(tǒng)的步驟，與此同時(shí)，該系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)在此時(shí)也得以體現(xiàn)，不僅提供了兩種歸檔方法，一個(gè)是立卷歸檔，另一個(gè)是建立在立卷歸檔基礎(chǔ)上新推出的按件歸檔，極大的為檔案管理工作提供了方便。

另外，DARMS系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)常見(jiàn)文件的管理例如WORD和TXT，在此基礎(chǔ)上，能夠通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，決定信息的公開(kāi)性以及保密性，由此可見(jiàn)，DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)不僅具有高效性而且兼具實(shí)用性，檔案管理人員要充分利用這一系統(tǒng)的優(yōu)越性，確保檔案管理工作落實(shí)到位。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，檔案管理系統(tǒng)在城市供水事業(yè)中的應(yīng)用一方面能有效提升檔案管理工作的效率，而且質(zhì)量能夠得到較好保證，另一方面能較好的滿足用戶體驗(yàn)，通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)具體功能的分析，對(duì)檔案管理工作的整體流程有了清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展提供了方向引導(dǎo)，在此前提下，推動(dòng)檔案管理工作走向新的發(fā)展階段。