淺談基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

韓鳳英 鄄城縣經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)

引言：基層會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)檔案中關(guān)鍵的一部分，可以直觀反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)收支。所以基層會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，也是為財(cái)務(wù)部門提供財(cái)務(wù)總結(jié)和年度審查的一項(xiàng)重要指標(biāo)。下面針對(duì)基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，分析并提出合理的對(duì)策。

一、基層會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）思想觀念落后

會(huì)計(jì)檔案不同于人事檔案，后者涉及到企業(yè)每個(gè)人的利益，所以管理高層對(duì)其比較重視。相反，基層會(huì)計(jì)檔案往往會(huì)被管理高層所忽視，他們認(rèn)為只要保存好會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)報(bào)表就完成了檔案管理的工作。檔案銷毀是檔案處理的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案銷毀需要領(lǐng)導(dǎo)安排批準(zhǔn)，然而檔案銷毀又會(huì)增加工作負(fù)擔(dān)，所以他們不能完成自己本職工作。一方面財(cái)務(wù)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)知不夠，另一方面高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視不夠，他們的思想觀念落后，致使基層會(huì)計(jì)檔案也只能做一些紙面工作。

（二）業(yè)務(wù)人員水平過(guò)低

基層會(huì)計(jì)檔案一般都保存在會(huì)計(jì)人員手中，但由于部分會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)能力過(guò)低，導(dǎo)致基層會(huì)計(jì)檔案保存不規(guī)范，加大后期審查檔案的難度。還有一些企業(yè)因?yàn)闀?huì)計(jì)人員的工作繁雜，把會(huì)計(jì)檔案交給財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)人員因?yàn)槿鄙賹I(yè)的業(yè)務(wù)能力，對(duì)基層會(huì)計(jì)檔案管理不夠細(xì)致，只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。導(dǎo)致檔案裝訂缺少負(fù)責(zé)任人簽字，檔案頁(yè)碼數(shù)量模糊，混淆憑證和賬單。有些單位設(shè)置會(huì)計(jì)一名檔案管理人員，但由于不具備計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，一些資料不能夠被信息化處理，體現(xiàn)出絕大多數(shù)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)過(guò)低，缺少滿足現(xiàn)狀的復(fù)合型人才[1]。

（三）硬件設(shè)施較差

由于一些企業(yè)在基層會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入較小，導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施較差，一般表現(xiàn)在檔案的儲(chǔ)存環(huán)境、電腦的軟件兩方面。基層會(huì)計(jì)檔案由于不被高層領(lǐng)導(dǎo)重視而缺少專人管理，致使檔案存儲(chǔ)環(huán)境較差。檔案上落滿灰塵無(wú)人處理，甚至一些檔案缺損丟失。沒(méi)有獨(dú)立的檔案存放房間，安保設(shè)備更加缺乏。記錄會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的電腦由于軟件得不到及時(shí)更新，硬件得不到相應(yīng)的更換。會(huì)計(jì)檔案不能有效地被記錄儲(chǔ)存，增加后續(xù)工作的負(fù)擔(dān)。

二、基層會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）改善思想觀念

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)決定著公司的走向，所以改善他們的思想觀念才能對(duì)下級(jí)會(huì)計(jì)人員起到帶頭的效果。基層會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作重心取決于上層領(lǐng)導(dǎo)，所以從根本解決問(wèn)題就需要轉(zhuǎn)變落后的思想意識(shí)。如果高層管理領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為基層會(huì)計(jì)檔案管理工作可以忽略，屬于工作之外的事項(xiàng)，檔案管理人員就會(huì)喪失對(duì)管理會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)力。上層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改變陳舊觀念，加強(qiáng)對(duì)基層會(huì)計(jì)檔案的重視，重新審視會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)日后財(cái)務(wù)分析的意義，把會(huì)計(jì)檔案管理工作放到重要位置。同時(shí)把這種觀念由上到下傳遞下去，讓基層人員意識(shí)到檔案管理的重要性。基層會(huì)計(jì)檔案管理的工作比較辛苦，但對(duì)后續(xù)工商財(cái)務(wù)管理反腐審查有著重要意義。現(xiàn)今社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)審查力度越來(lái)越大，反腐已經(jīng)進(jìn)入到一個(gè)新的層次。基層會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)企業(yè)，還是對(duì)員工都是一種責(zé)任和義務(wù)，也是對(duì)自身的一種保護(hù)。例如：2018年全國(guó)都在進(jìn)行反腐反貪行動(dòng)，從市長(zhǎng)到鄉(xiāng)長(zhǎng)，從高管到基層，處理了百余起貪腐事件。如果沒(méi)有基層會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)提供，反貪自然得不到有力的證據(jù)，由此可見(jiàn)基層檔案管理的重要性。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)

基層檔案管理離不開(kāi)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的支持，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是當(dāng)前檔案管理問(wèn)題的一項(xiàng)對(duì)策。一方面，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期組織管理人員參加會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)，讓管理人員從根本掌握檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能。另一方面，管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該熟悉基層會(huì)計(jì)檔案管理的流程，及時(shí)有效地對(duì)基層進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。當(dāng)今社會(huì)只有不斷地使自己業(yè)務(wù)能力完善，才能在這競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)不被淘汰。會(huì)計(jì)檔案管理人員目前也需要多技能并存，儲(chǔ)存更多跨學(xué)科專業(yè)知識(shí)。企業(yè)可以指派會(huì)計(jì)檔案管理人員重新回到院校去學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，也可參加外地的知識(shí)講座，有能力的企業(yè)甚至可以邀請(qǐng)知名會(huì)計(jì)檔案管理專家來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。例如：央行就施行了一套分級(jí)的會(huì)計(jì)檔案管理模式，由各級(jí)行的會(huì)計(jì)、國(guó)庫(kù)、發(fā)行等部門對(duì)自身業(yè)務(wù)核算形成的會(huì)計(jì)檔案自行管理，提高管理效率。

（三）完善硬件設(shè)施

對(duì)于后續(xù)基層會(huì)計(jì)檔案管理的投入力度也要加大，完善硬件設(shè)施，保存整理好每份文件。企業(yè)應(yīng)該給基層會(huì)計(jì)檔案提供單獨(dú)的檔案室，由于會(huì)計(jì)檔案不同于人事檔案，要做好區(qū)分整理工作，也保障會(huì)計(jì)檔案的安全。此項(xiàng)計(jì)劃的實(shí)施也為后續(xù)的檔案審查節(jié)省大量人力物力，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。對(duì)于長(zhǎng)久性或者永久性保存的會(huì)計(jì)檔案，要做好日常保養(yǎng)工作，防止檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)該指派專人對(duì)基層會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期清理，做好防盜、防污、防火的工作。在信息化飛速發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)檔案管理也開(kāi)始步入信息化行列中。紙質(zhì)材料上的數(shù)據(jù)逐漸開(kāi)始被記錄到電腦中，如果不能對(duì)電腦軟件及時(shí)升級(jí)，則會(huì)減慢基層會(huì)計(jì)檔案的處理。其實(shí)，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代也是大勢(shì)所趨，這樣做不僅可以節(jié)約空間，也增強(qiáng)了“保鮮”功能，而且便于攜帶，擺脫地域限制[2]。因此，完善硬件設(shè)施對(duì)基層會(huì)計(jì)檔案管理也有著很大的幫助。基層會(huì)計(jì)檔案管理制度也是需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展不斷總結(jié)完善的，根據(jù)新形勢(shì)提出相應(yīng)新的管理辦法才是當(dāng)今需要解決的問(wèn)題。

結(jié)論：在基層會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，難免會(huì)遇到很多問(wèn)題。本文簡(jiǎn)單地從改善各層人員意識(shí)、加強(qiáng)基層指導(dǎo)和提高檔案硬件設(shè)施三方面來(lái)分析并提出管理的對(duì)策。后續(xù)也需要其它企業(yè)不斷地總結(jié)完善，使基層會(huì)計(jì)檔案管理水平越來(lái)越高。