有關房地產企業檔案管理的研究

郭麗 莒南縣自然資源和規劃局

前言：隨著社會經濟的發展我國已進入了信息化時代，在信息化建設過程中檔案資料是較為重要的一個資源，通過對檔案進行分析調用能夠有效地提高企業的經濟效益。對房地產企業而言，檔案資料帶來的經濟效益往往更大，房地產企業中的檔案資料包括很多方面的內容：不僅有企業內部工程以及人員的檔案，還有與房地產企業進行商業活動的用戶的檔案。通過對用戶檔案的管理調用能夠進行針對性的營銷，對企業內部的檔案資料進行分析也能夠對企業資源進行合理的分配進而提高企業的利潤。然而當今部分房地產企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，造成了大量的人力資源浪費。

一、房地產企業檔案管理中存在的問題

（一）企業運營過程中沒有意識到檔案管理的重要性

資料在當今社會的各個領域都是較為重要的一項資源，在商業活動較多的房地產領域，資料檔案的重要性更加突出，通過對檔案進行調用分析，能夠使企業處于有利的競爭地位。但是當今部分房地產企業在進行運營的過程中，卻沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的重要性不僅表現在其能夠為企業帶來巨大的經濟效益，還表現在能夠對風險進行有效的調控。房地產企業在進行運營的過程中會涉及到各種各樣的數據，通過這些數據分析能夠對房地產工程進行較為詳細的了解，有助于通過其與國家政策的結合獲知房地產企業能夠帶來的效益，在確保企業經濟效益的同時避免違反國家的政策規定給企業造成損失。同時，在房地產企業中進行檔案管理還能夠提高檔案的安全性，避免檔案資料出現泄露的情況給房地產企業在市場競爭中造成不利影響。檔案管理工作能夠將企業的各種資料進行有規律的總結，在進行改動查閱的過程中也能夠對其進行記錄，這樣便能夠避免一些缺乏法律意識的人員違規利用企業檔案獲得個人利益而損害企業的利益。

（二）企業缺乏完善的管理制度

當今大部分房地產企業在進行運行的過程中都具有一套較為成熟的運營制度，但是在檔案管理這方面制度還存在著一定的問題。首先便是企業檔案管理制度不夠完善，在進行檔案管理制度的制定過程中沒有采取有效的激勵措施，（即能夠激勵工作人員進行工作，提高工作人員積極性的措施）致使工作人員缺乏工作積極性，在工作時有可能出現較多的失誤和漏洞，甚至在對一些重要檔案進行管理時出現失誤，導致給企業的利益造成較為嚴重的影響。此外，房地產企業的監督制度也是保障房地產企業發展的重要因素，監督部門在資料的歸檔和管理工作中也發揮重要的作用，監督部門通過監督可以大幅度減少對房地產工程資料進行歸檔和管理過程中出現的錯誤，同時能夠避免重要檔案泄露的情況發生。然而在部分企業中，監督部門的工作人員素質較為低下，部分工作人員缺乏專業知識，很難對資料管理過程中出現的錯誤做出及時的糾正，嚴重影響了資料歸檔整理的水平。另外，除了專業知識不過關的問題外，部分監督部門的人員還缺少責任意識，在進行監督工作時不夠認真細致，導致資料歸檔整理工作人員所犯錯誤沒有被及時糾正，嚴重影響了其他工作人員在運用檔案時的效率。

（三）房地產檔案管理工作現代化水平較低

當今我國高新技術產業得到了較為迅速的發展，如果在對檔案資料進行管理的過程中采用先進的技術手段就能夠提高檔案的利用效率，也能夠在以后尋找資料并進行運用時減少不必要的工作量。但是當今對檔案進行管理的過程中，大部分房地產企業的工作方式依舊是以傳統的管理方式為主，以紙質檔案管理為主，雖然紙質檔案管理工作具有較為明顯的穩定性，能夠避免出現檔案遺失的現象，但是在進行調用的過程中卻較為困難麻煩，要找到相應的文件需要較長時間的檢索尋找；另外，紙質檔案進行更改后還需要對其進行申報并需要經過較長時間進行核實，所以檔案管理工作如果不采用現代化手段就會影響企業的運營效率。

二、提高房地產工程資料歸檔和管理的方法

（一）提高企業檔案管理意識

首先，房地產企業單位內部的檔案管理工作人員應該具有足夠的責任意識，檔案信息在管理人員手中，管理人員便需要負起責任。其次，提高檔案管理意識不僅要從檔案管理人員入手，還應對房地產企業高層管理人員進行教育工作，使其了解房地產企業中檔案管理工作的重要性。在進行檔案管理意識建立的過程中，可以通過對檔案進行利用獲取一定的經濟效益來引起企業高層人員對檔案管理工作的重視，之后再對其進行知識普及工作，使房地產企業內部人員了解自身企業內部檔案的重要性。

檔案信息的所有權歸企業所有，管理者沒有權利將檔案信息用于商業用途，如果管理人員沒有足夠的責任意識，不僅可能會影響到自身的工作，嚴重的情況下甚至會對房地產企業造成一定的損害，繼而影響企業的發展。所以所有人都重視檔案管理工作后，檔案管理工作才能夠更加順利地進行，各個部門才能夠更加有效的配合。

（二）建立健全完善的檔案管理制度

房地產企業內部的制度同樣影響著企業檔案管理工作進行的質量，當今大部分企業沒有有效的獎懲制度，導致工作人員在進行工作的過程中沒有有效的標準，即使出現錯誤，犯錯的成本較小也不會產生較大的損害。在檔案管理工作方面，這種現象更加明顯，檔案管理工作中獎勵制度存在漏洞，難以對檔案工作效果進行有效的評價，導致部分檔案管理人員工作效果較好時不會受到獎勵，工作出現錯誤時責任也難以落實到個人身上。所以在完善檔案管理制度時，要對檔案管理工作人員進行正確的思想引導，提高檔案管理工作人員的法律意識，使得制度在企業內部可行。同時企業還應健全人才培養制度，使得檔案管理人員能夠掌握最新技術并將其運用到工作中，提高檔案管理工作人員的工作能力。另外，企業還可以對檔案管理工作人員進行定期的考核檢驗，檢查其工作能力是否滿足工作需要，如不能滿足便需加強對其培訓。另外，在招聘檔案管理人員時也應提高標準，對人員進行有效的篩選；監督人員也需要一定的專業知識，以實現對檔案管理工作人員工作的有效監督。只有檔案管理工作人員的工作水平得到提高，企業的工作效率才能隨之提高。

（三）采用先進技術簡化檔案管理的流程

資料的管理需要有一定的流程，工程資料的管理有一定的流程便能有效地保證資料管理質量。施工單位應在施工時進行完整的記錄，將實驗數據和不同環節的工程資料進行單獨的記錄，并對記錄進行整理和分析，在對資料整理完成后再上交到特定的部門，由監督部門進行監督審核，確保資料的真實性和完整性。在進行資料檔案保存管理的過程中可以采用先進的技術手段以簡化檔案管理流程，可以通過數據庫原理來建立合適的檔案管理模板。房地產企業的工作往往具有相應的工作流程，這時便可以采用檔案管理模板進行檔案管理工作，同時通過計算機進行檔案管理工作，能夠簡化紙質檔案管理過程中檔案運輸的過程，提高檔案傳輸效率，使得檔案利用更及時并能夠產生更高的價值。

結語：房地產行業是我國一項重要的經濟支柱，對房地產檔案資料進行有效的管理運用能夠提高房地產企業的經濟效益，推動我國基礎建設工作的發展。