新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

唐敏 青島市市北區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

事業(yè)單位檔案管理工作涉及范圍較廣，不僅要收集整理以及妥善保管各種檔案，還要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分析與合理運(yùn)用，這也在一定程度上加劇了事業(yè)單位檔案管理工作的復(fù)雜化。改革事業(yè)單位檔案管理模式，更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，在提高檔案管理工作高效化與標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，最大限度的滿(mǎn)足當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展對(duì)提高檔案管理水平與質(zhì)量的基本要求。

一、分析新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理模式的不足之處

1.事業(yè)單位檔案管理方法過(guò)于傳統(tǒng)化與落后化。管理方法是影響甚至決定事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要因素，傳統(tǒng)落后的檔案管理方法必然會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的限制和束縛作用，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理制度并不完善，管理方法也較為單一化和低效化，例如，部分事業(yè)單位檔案管理工作仍然以人工管理方式為主，不僅增加了檔案管理人員的工作量與工作壓力，也極大的降低了檔案管理的效率。

2.事業(yè)單位檔案管理體系有待完善。部分事業(yè)單位繼續(xù)使用原有的檔案管理機(jī)制，不僅降低了檔案管理機(jī)制與檔案管理工作現(xiàn)狀、檔案管理工作目標(biāo)等之間的關(guān)聯(lián)性，也降低了檔案管理機(jī)制對(duì)檔案管理人員的指導(dǎo)與約束作用，甚至造成了檔案管理人員工作范圍與工作職責(zé)的模糊化，增加了檔案管理工作陷入混亂局面的幾率。還有一些單位對(duì)檔案管理體系建設(shè)工作存在輕視心理，增加了完善檔案管理體系的難度，對(duì)檔案管理機(jī)制的具體落實(shí)等產(chǎn)生消極阻礙作用。

3.事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高。部分事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位其他工作的影響力，弱化了檔案管理工作在事業(yè)單位管理體系中的地位與作用，不斷地壓縮檔案管理方面的資金與人員投入，加劇了事業(yè)單位管理人員數(shù)量不足與檔案數(shù)量激增之間的矛盾。另外，事業(yè)單位也降低了對(duì)檔案管理人員招聘的標(biāo)準(zhǔn)和要求，甚至聘用那些非檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)且沒(méi)有任何檔案管理經(jīng)驗(yàn)的大學(xué)生，造成了檔案管理隊(duì)伍平均素質(zhì)的持續(xù)下降。部分檔案管理人員早已在常年的檔案管理工作中形成固定的工作模式，對(duì)改革創(chuàng)新檔案管理模式存在抵觸情緒，弱化了管理人員對(duì)改革創(chuàng)新檔案管理工作的促進(jìn)作用。最后，事業(yè)單位檔案管理人員缺少基本創(chuàng)新意識(shí)，其創(chuàng)新能力也不高，加劇了檔案管理效果的不理想化[1]。

二、新時(shí)期創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式的措施

1.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度。事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理人員的長(zhǎng)期培訓(xùn)機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制以及晉升機(jī)制等等，定期組織檔案管理人員參加檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等不同領(lǐng)域的培訓(xùn)活動(dòng)，拓寬檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握最新檔案管理知識(shí)和技能的途徑，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系的先進(jìn)性與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與工作能力的共同提高。通過(guò)組織開(kāi)展創(chuàng)新教育活動(dòng)來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。通過(guò)職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)促使檔案管理人員端正工作態(tài)度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。最后，事業(yè)單位還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理人員招聘機(jī)制，提高對(duì)檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，盡量招聘那些檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的已經(jīng)有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀大學(xué)生，這些都有效提高了檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與能力。

2.提高事業(yè)單位檔案管理體系的完善性與科學(xué)性。完善檔案管理體系是事業(yè)單位各部門(mén)之間有序工作的基礎(chǔ)和前提。事業(yè)單位應(yīng)主動(dòng)分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷等方式來(lái)了解檔案所有者對(duì)檔案管理工作的意見(jiàn)與建議，并根據(jù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)來(lái)調(diào)整和完善檔案管理體系，主動(dòng)將人性化理念融入到檔案管理工作之中，提高檔案管理工作體系的靈活性與多元性。同時(shí)，還應(yīng)完善檔案管理保密機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)。要求檔案管理人員定期檢查檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)那些殘缺不全的檔案并加以完善，從而提高檔案資料信息的完整性與有效性。事業(yè)單位還應(yīng)借鑒其他地位事業(yè)單位檔案管理模式等來(lái)探索出最適合本地區(qū)的檔案管理模式[2]。

3.加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度。事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知，適當(dāng)提高檔案管理工作在其管理體系中的地位。同時(shí)，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)提高檔案管理效率的推動(dòng)作用，主動(dòng)提高互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理工作的使用范圍與使用頻率，適當(dāng)增加檔案管理信息化建設(shè)的資金投入與技術(shù)投入，進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。例如，檔案管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)或者現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將檔案進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，檔案管理人員在查詢(xún)檔案時(shí)可以利用檢索功能來(lái)快速獲取其所需要的檔案資料，有效提高了檔案管理人員調(diào)取或者查詢(xún)檔案的速度。另外，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，掌握各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法與使用技巧，這些都提高了事業(yè)單位檔案管理模式的信息化與現(xiàn)代化[3]。

小結(jié):事業(yè)單位應(yīng)正視其原有檔案管理模式的弊端，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的必要性與重要性，主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理模目標(biāo)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的關(guān)聯(lián)性，通過(guò)提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)、完善檔案管理體系等途徑來(lái)提高檔案管理水平與效果，為充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能奠定了基礎(chǔ)。