淺析事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病與應對

卓澤霖 廣東省醫(yī)療器械質量監(jiān)督檢驗所

在信息社會不斷發(fā)展的過程中，辦公室檔案管理工作的方式也要緊跟時代發(fā)展的步伐，對檔案管理的有效模式進行改進和完善。只有深入研究事業(yè)單位中辦公室檔案管理工作的不足，才能夠有針對性的解決，使檔案管理工作可以高效的開展。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病

（一）檔案管理的方式存在不足

檔案管理方式存在不足使得事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的開展效率得不到有效的提高。很多事業(yè)單位在進行辦公室檔案管理時認為檔案整理排放的整齊、美觀就是對檔案的很好的管理，忽略了如今一些高科技設備的使用，使檔案管理工作停留在傳統(tǒng)的模式上，得不到發(fā)展。檔案管理工作中對新的設施設備使用不足，使檔案管理的效率提升受到嚴重的影響。

（二）檔案管理的專業(yè)人才缺乏

很多事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作的重視度不足使得檔案管理方面的人才也非常缺乏。檔案管理工作的有效進行離不開工作人員的工作能力以及工作責任心，檔案管理工作方面的人才的補充也能夠使檔案管理的效率得到提升。檔案管理的工作相對來說比較復雜乏味，另外，檔案管理部門在很多事業(yè)單位中都不受重視，檔案管理的工作人員也比較少，有一些還是兼職這項工作，對檔案管理工作的完整性系統(tǒng)性較差，對檔案管理工作的態(tài)度不認真，工作責任心也較差，使檔案管理工作難以高效的開展。

（三）檔案管理工作的信息化缺陷

信息化時代的發(fā)展，使得各種信息技術被應用到各行各業(yè)中，推動了行業(yè)的發(fā)展進步。事業(yè)單位在進行辦公室檔案管理工作時對信息化的管理技術手段應用不足，使得檔案管理的方式相對還是較為落后，引進信息化的檔案管理技術手段的事業(yè)單位也存在對信息化應用不足，信息化檔案管理形式化較為嚴重，沒有充分利用信息技術的先進性，使信息化的檔案管理有效性沒有完全發(fā)揮出來，影響辦公室檔案管理的效率和質量。

二、提高事業(yè)單位辦公室檔案管理效率的措施

（一）轉變檔案管理的方式

事業(yè)單位辦公室檔案管理的效率要想得到有效的提升，首先就要轉變檔案管理的方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使用先進的檔案管理設施設備。引入計算機技術來替代傳統(tǒng)的人力管理的方式，利用計算機技術的高效率以及大存儲的優(yōu)勢來使檔案管理工作可以更加的便捷快速?，F(xiàn)代化的檔案管理技術設施設備，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中文件資料容易受潮、發(fā)霉、蛀蟲等的問題，而且還能夠減少檔案資料占據的空間，節(jié)約成本，所以，運用先進的檔案管理設備對事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的效率提升很有好處。另外，對檔案資料進行管理時還可以通過網絡技術，事業(yè)單位有閱讀檔案需求的人員要在網絡上進行申請，檔案管理人員在查看并檢查是否符合查閱權限后，在進行資料的傳輸，保障檔案資料的查閱要符合規(guī)章制度。這樣一方面能夠提高檔案管理工作的效率，另一方面也保證了事業(yè)單位辦公室檔案管理的安全，這樣檔案管理可以更加有序的進行。最后，要對檔案資料進行定期的檢查維護，使檔案資料的完整性得到保障。

（二）檔案管理信息化

信息技術的發(fā)展使得事業(yè)單位辦公室檔案管理信息化是一種必然趨勢。在進行檔案信息化管理的過程中，要依據事業(yè)單位的自身實際情況，結合事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略目標，制定科學合理的信息化管理方案。對檔案管理的近期目標以及長遠目標分開來開展，使檔案信息化管理工作的體系可以更加完整，促進事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的有序進行。在開展信息化的檔案管理工作時，可以在信息網絡上設立一個辦公室檔案的站點，為事業(yè)單位內部人員的查閱提供相關的服務，相關的檔案信息以網頁的形式可以在辦公室檔案站點上查閱到，不過涉及內容比較隱私的話就要設置一定的權限，事業(yè)單位中有權限查看的人員才能獲取到檔案資料。一些公共資料文件內容就可以在事業(yè)單位內部進行公開展示，單位內部人員可以通過網絡信息技術實現(xiàn)檔案信息的共享交流。另外，檔案管理工作人員要對網絡上的檔案資料進行及時的更新以及維護，保證檔案管理工作的及時性和完整性，滿足事業(yè)單位對辦公室檔案的查閱需求。通過信息化的檔案管理，事業(yè)單位辦公室檔案的使用效率和管理的效率都可以得到提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力的提高

檔案管理工作人員的工作專業(yè)能力也會對檔案管理工作產生影響，提升檔案管理工作的有效性，就要提升檔案管理人員的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)。針對于檔案管理人員的專業(yè)水平可以讓專業(yè)的人士對其進行培訓，另外，加強檔案管理人員的思想教育，讓檔案管理人員從思想上重視檔案管理工作，提高對工作的認真負責態(tài)度，使工作人員對檔案管理的水平和工作素養(yǎng)都得到提高，從而使檔案管理工作的質量也提高起來。

結束語：事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中的弊病問題一方面是因為對管理工作的不重視，另一方面是缺少相關的管理標準和規(guī)范以及先進的管理技術手段，從這些方面著手改進，能夠促使檔案管理工作的效率和質量得到提高。