圖書館辦公自動化系統管理建設

李 理

江蘇醫藥職業學院 江蘇 鹽城 224006

引言：

時代的發展帶動了信息化產業的發展,信息化產業的發展與進步使得各個行業都運用計算機來處理一些相關的事物。要想提高圖書館工作的效率,就需要更好的進行分析數據,做好數據管理的工作,將計算機與圖書館工作相結合是非常有效的一個方式。在計算機非常普遍的社會背景下,提高圖書館工作的效率是非常有意義的。合理的完善的圖書館辦公自動化的系統有助于圖書館管理工作的發展。高效的圖書館的運營有助于規范辦公的流程和減少資源的消耗。因此,建立一個完善的圖書館辦公自動化的系統,可以有效的實現內部的圖書與外界之間的聯系,幫助領導很好的進行決策和為公民提供服務。

一、圖書館辦公自動化可以實現的功能

圖書館的辦公自動化并非是簡單的用計算機來處理日常的辦公的工作,而是借用計算機的系統構建一個平臺,能夠讓各個獨立的工作者可以聯合進行共同,實現遠程辦公和信息共享的功能。只有能夠實現這些功能的才能夠算是辦公自動化的系統。我們使用辦公自動化可以實現以下幾點功能,幫助我們更好的進行圖書館的工作。

(一)日常辦公的工作。運用圖書館的辦公自動化的系統可以有效的管理好圖書館的日常辦公的工作,例如,像定時給領導提供的工作的計劃書,對于各種內部的會議可以進行有序的安排,還有助于完成任務后的總結、評價等工作,收集各個部門的報表,人事部門的日常事情也是可以完成的。運用這個系統,可以讓各個部門的人們有效的進行合作,共同完成好所需要的工作任務。[1]

(二)公文的管理的工作。運用圖書館的辦公自動化還能夠很好的完成圖書館內部各種公文的流轉和歸檔的工作。不再是像傳統的進行公文的管理工作那么復雜,傳統的公文工作,進行公文的流轉是需要經過不同的人,手續較為復雜,工作較為繁雜。而運用圖書館的辦公自動化的系統,可以實現日常的公文的收、發、流轉和登記的工作。公文的格式也隨著時代的發展實現了電子文本的格式,還有掃描圖像格式的公文,公文的形式也多樣化了起來,更加方便各部門日常的錄入,檢索,查詢和打印的工作。[2]

(三)業務的管理的工作。圖書館的辦公自動化有助于規范化圖書館的各種的工作流程,建立起管理階層與各個部門之間的鏈接,實現各種業務的無紙化和自動化。這樣的模式非常的方便與各個部門之間的合作。并且目前我國的形勢也是大力的推動圖書館數字化的建設。這樣不僅僅是有助于個人工作效率的提高,也更有助于實現群體之間的有效合作。讓各個部門之間進行有效的合作時跨越了時間和空間上的限制。

二、在建設圖書館自動化系統時會出現的問題

(一)對于圖書館自動化系統的認識不夠。很多的人可能認為建立圖書館自動化系統,要選擇功能非常齊全的或者是認為價格很高,系統更好。這樣的認識是錯誤的。從理論上來說,這樣的認識是可以的,但是從實際的角度看,這樣的認識是不行的。對于使用者來說,系統沒有必要有很全面的功能,滿足大部門的必需的功能就已經是足夠了的。一是沒有必要,二是功能越多,系統就越復雜,操作方式越難。功能的增加帶來的是價格的上升,就會增加一種隱形的消費。[3]

三、更好的實現圖書館的辦公自動化系統的措施與方法

(一)領導階層要重視圖書館的辦公自動化系統的建設。要建設圖書館的辦公自動化系統,就需要圖書館內每一位工作人員都能充分的掌握到圖書館辦公自動化系統的使用方式。只有每一位工作人員都是用這個系統才能夠讓這個系統發揮出最大的作用。因此,領導階層要動員全體工作人員使用系統,重視系統的建設。辦公自動化的系統中的大量的業務都是通過工作流程來實現的。而工作流程的核心往往都是領導,如果領導階層沒有重視這個系統并且帶頭使用這個系統,就不能夠很好的鼓勵普通員工使用這個系統,普通員工使用的積極性就會降低,就不能夠充分的發揮出這個系統的優勢。[4]

(二)注重對系統進行全面的規劃,明確各個子系統的職能。辦公自動化系統是一套整體系統,它有著眾多的子系統,是由不同子系統組合而成的。這種組合方式的長處便是將日常辦公業務由紙質化轉變成了數字化。圖書館的這套系統就如財務、人事、翻譯等等需要用到的專業化的軟件一樣,都是不可缺少的,一旦缺少專業化的軟件,很多工作忙起來非常的繁瑣。同樣,辦公自動化系統也是圖書館不可或缺的一部分。我們既然將辦公自動化的系統看作是一個進行整合,有助于人們共同合作的平臺,我們就需要規劃好不同子系統的職能,充分的發揮出每個子系統的作用。不規劃好不同子系統的職能,會造成智能的重復,就不利于最大程度的發揮出圖書館自動化系統的作用,不利于自動化系統的建設。

四、結束語

綜上所述,我國的科技水平越來越高。新一輪的科技革命正在發生,我們要跟上時代的潮流,把握好時代的趨勢。在信息化、自動化的時代,建立圖書館自動化系統是圖書館這一行業必然的趨勢。自動化和信息化可以應用的方面非常的多,也包括了圖書館日常的辦公工作和業務管理。因此,為了有更好的應用,更加方便人們的生活。我們要重視這個趨勢,重視圖書館辦公自動化系統的建設。