圖書館辦公自動化系統(tǒng)管理建設(shè)

李 理

江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院 江蘇 鹽城 224006

引言：

時代的發(fā)展帶動了信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與進步使得各個行業(yè)都運用計算機來處理一些相關(guān)的事物。要想提高圖書館工作的效率,就需要更好的進行分析數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)管理的工作,將計算機與圖書館工作相結(jié)合是非常有效的一個方式。在計算機非常普遍的社會背景下,提高圖書館工作的效率是非常有意義的。合理的完善的圖書館辦公自動化的系統(tǒng)有助于圖書館管理工作的發(fā)展。高效的圖書館的運營有助于規(guī)范辦公的流程和減少資源的消耗。因此,建立一個完善的圖書館辦公自動化的系統(tǒng),可以有效的實現(xiàn)內(nèi)部的圖書與外界之間的聯(lián)系,幫助領(lǐng)導(dǎo)很好的進行決策和為公民提供服務(wù)。

一、圖書館辦公自動化可以實現(xiàn)的功能

圖書館的辦公自動化并非是簡單的用計算機來處理日常的辦公的工作,而是借用計算機的系統(tǒng)構(gòu)建一個平臺,能夠讓各個獨立的工作者可以聯(lián)合進行共同,實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和信息共享的功能。只有能夠?qū)崿F(xiàn)這些功能的才能夠算是辦公自動化的系統(tǒng)。我們使用辦公自動化可以實現(xiàn)以下幾點功能,幫助我們更好的進行圖書館的工作。

(一)日常辦公的工作。運用圖書館的辦公自動化的系統(tǒng)可以有效的管理好圖書館的日常辦公的工作,例如,像定時給領(lǐng)導(dǎo)提供的工作的計劃書,對于各種內(nèi)部的會議可以進行有序的安排,還有助于完成任務(wù)后的總結(jié)、評價等工作,收集各個部門的報表,人事部門的日常事情也是可以完成的。運用這個系統(tǒng),可以讓各個部門的人們有效的進行合作,共同完成好所需要的工作任務(wù)。[1]

(二)公文的管理的工作。運用圖書館的辦公自動化還能夠很好的完成圖書館內(nèi)部各種公文的流轉(zhuǎn)和歸檔的工作。不再是像傳統(tǒng)的進行公文的管理工作那么復(fù)雜,傳統(tǒng)的公文工作,進行公文的流轉(zhuǎn)是需要經(jīng)過不同的人,手續(xù)較為復(fù)雜,工作較為繁雜。而運用圖書館的辦公自動化的系統(tǒng),可以實現(xiàn)日常的公文的收、發(fā)、流轉(zhuǎn)和登記的工作。公文的格式也隨著時代的發(fā)展實現(xiàn)了電子文本的格式,還有掃描圖像格式的公文,公文的形式也多樣化了起來,更加方便各部門日常的錄入,檢索,查詢和打印的工作。[2]

(三)業(yè)務(wù)的管理的工作。圖書館的辦公自動化有助于規(guī)范化圖書館的各種的工作流程,建立起管理階層與各個部門之間的鏈接,實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)的無紙化和自動化。這樣的模式非常的方便與各個部門之間的合作。并且目前我國的形勢也是大力的推動圖書館數(shù)字化的建設(shè)。這樣不僅僅是有助于個人工作效率的提高,也更有助于實現(xiàn)群體之間的有效合作。讓各個部門之間進行有效的合作時跨越了時間和空間上的限制。

二、在建設(shè)圖書館自動化系統(tǒng)時會出現(xiàn)的問題

(一)對于圖書館自動化系統(tǒng)的認(rèn)識不夠。很多的人可能認(rèn)為建立圖書館自動化系統(tǒng),要選擇功能非常齊全的或者是認(rèn)為價格很高,系統(tǒng)更好。這樣的認(rèn)識是錯誤的。從理論上來說,這樣的認(rèn)識是可以的,但是從實際的角度看,這樣的認(rèn)識是不行的。對于使用者來說,系統(tǒng)沒有必要有很全面的功能,滿足大部門的必需的功能就已經(jīng)是足夠了的。一是沒有必要,二是功能越多,系統(tǒng)就越復(fù)雜,操作方式越難。功能的增加帶來的是價格的上升,就會增加一種隱形的消費。[3]

三、更好的實現(xiàn)圖書館的辦公自動化系統(tǒng)的措施與方法

(一)領(lǐng)導(dǎo)階層要重視圖書館的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。要建設(shè)圖書館的辦公自動化系統(tǒng),就需要圖書館內(nèi)每一位工作人員都能充分的掌握到圖書館辦公自動化系統(tǒng)的使用方式。只有每一位工作人員都是用這個系統(tǒng)才能夠讓這個系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用。因此,領(lǐng)導(dǎo)階層要動員全體工作人員使用系統(tǒng),重視系統(tǒng)的建設(shè)。辦公自動化的系統(tǒng)中的大量的業(yè)務(wù)都是通過工作流程來實現(xiàn)的。而工作流程的核心往往都是領(lǐng)導(dǎo),如果領(lǐng)導(dǎo)階層沒有重視這個系統(tǒng)并且?guī)ь^使用這個系統(tǒng),就不能夠很好的鼓勵普通員工使用這個系統(tǒng),普通員工使用的積極性就會降低,就不能夠充分的發(fā)揮出這個系統(tǒng)的優(yōu)勢。[4]

(二)注重對系統(tǒng)進行全面的規(guī)劃,明確各個子系統(tǒng)的職能。辦公自動化系統(tǒng)是一套整體系統(tǒng),它有著眾多的子系統(tǒng),是由不同子系統(tǒng)組合而成的。這種組合方式的長處便是將日常辦公業(yè)務(wù)由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化。圖書館的這套系統(tǒng)就如財務(wù)、人事、翻譯等等需要用到的專業(yè)化的軟件一樣,都是不可缺少的,一旦缺少專業(yè)化的軟件,很多工作忙起來非常的繁瑣。同樣,辦公自動化系統(tǒng)也是圖書館不可或缺的一部分。我們既然將辦公自動化的系統(tǒng)看作是一個進行整合,有助于人們共同合作的平臺,我們就需要規(guī)劃好不同子系統(tǒng)的職能,充分的發(fā)揮出每個子系統(tǒng)的作用。不規(guī)劃好不同子系統(tǒng)的職能,會造成智能的重復(fù),就不利于最大程度的發(fā)揮出圖書館自動化系統(tǒng)的作用,不利于自動化系統(tǒng)的建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述,我國的科技水平越來越高。新一輪的科技革命正在發(fā)生,我們要跟上時代的潮流,把握好時代的趨勢。在信息化、自動化的時代,建立圖書館自動化系統(tǒng)是圖書館這一行業(yè)必然的趨勢。自動化和信息化可以應(yīng)用的方面非常的多,也包括了圖書館日常的辦公工作和業(yè)務(wù)管理。因此,為了有更好的應(yīng)用,更加方便人們的生活。我們要重視這個趨勢,重視圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。