加強檔案管理人員素質教育的方法探究

齊清華

呂梁市城市管理服務中心 山西 呂梁 033000

隨著時代的發展,人們對檔案有了新的認識,并開始重視檔案管理工作,也對檔案管理人員的工作能力提出新的要求,檔案管理人員要具備專業工作技能和專業知識,工作責任心強,有效掌握檔案的利用需求,能夠高效率、高質量的完成檔案管理工作。而且電子檔案正在不斷應用,也使檔案管理工作與原來相比有一些不同,因此檔案管理人員也需要不斷學習新的知識和技能,以便能更好的做好檔案管理工作,并有效實現檔案管理的信息化。

一、檔案管理人員在檔案管理工作中存在的問題

因為部分事業單位內部并不重視檔案管理工作,造成在管理制度上存在缺失,而且也沒有解決問題的相關依據,也就意味著在檔案管理工作中出現問題后并不能及時進行解決[1]。在這種情況下,一些相關工作人員存在如下問題：

第一,檔案管理人員自身并不能很好的認識檔案管理工作,對工作也沒有足夠的重視,應付工作的事情時有發生。

第二,檔案管理人員自身的專業知識水平較低,工作能力也不高,在檔案建設方面存在理解偏差。在檔案建設的過程中,對檔案整理和調研的實際需求有所忽視,只重視檔案建設的數量,大大降低檔案的使用價值。

由此看出檔案管理工作人員必須具備專業的檔案管理知識,對工作有極強的責任心,并具有專業的檔案管理水平。尤其隨著社會的發展,檔案管理的數量越來越大,檔案類型也有所增加,因此要對檔案進行分類管理,適應當前檔案的發展的需要,并努力做好檔案管理工作。

二、加強檔案管理人員素質教育的方法

(一)完善基本業務技能。檔案管理人員在工作中必須具備專業的業務技能,才能做好檔案管理工作。首先在工作中不斷強化自己的基礎操作技能,在對檔案文書、檔案目錄等進行整理時,不斷學習和強化自己的動作技能；然后在管理技能方面,檔案管理人員必須具備熟練運用檔案管理流程、技術以及相關知識去完成檔案管理工作任務的能力,因此檔案管理人員要與時俱進,不斷學習最新的檔案管理知識和方法,在對檔案室、檔案設備及文件等進行日常管理工作時,運用多媒體等技術對其進行系統化管理,使檔案管理工作更加科學合理。

(二)加強培訓,提升專業知識水平。檔案管理工作隨著時代的進步也在及時創新和完善自己的管理工作,而作為檔案管理人員錄用入職后,也要不斷的學習新的工作方式,并及時補充新的專業技能,提升自己的綜合素質。因此,在工作中要加強檔案管理人員的專業知識、工作技能等方面的培訓,建立完善的培訓機制,提高檔案管理人員的綜合素質[2]。在培訓的過程中,及時對檔案管理人員的工作情況進行分析和總結,針對這一階段在工作中遇到的問題和不足之處進行有針對性的培訓,提出具體的解決辦法,進而整體提升檔案管理人員的綜合能力。

(三)提高信息技術的應用水平。隨著信息技術的不斷發展,信息技術也與我們的生活越來越密切,我們也可以把信息技術應用到檔案管中,改變原來的檔案管理工作的方式,這樣才能提高檔案管理工作效率。如今傳統的檔案管理方法已經不能滿足當前電子檔案管理工作的需求,現代科技已經取代了紙質辦公,無紙化辦公已成必然。因此檔案管理人員要及時提高自己的信息技術應用水平,熟練掌握計算機和其他信息設備的操作和應用技能,同時也要熟練掌握電子檔案管理系統,完善電子檔案的日常維護和管理工作。

(四)健全獎懲機制。在工作中,健全的獎懲機制能夠激勵和鞭策員工,調動員工的工作積極性。在檔案管理工作中,員工能夠較好的完成工作,并能夠對突發事件及時進行解決,對這樣的員工要進行獎勵,而工作表現不好、制造工作問題的員工要予以相應的懲罰。雖然獎懲機制能夠激勵員工更加努力地工作,但在檔案管理工作中建立的獎懲機制并不能完全讓員工信服,機制的可行性較差,實施起來較困難,這樣的獎懲機制在部門中已經形同虛設,并沒有發揮它真正的作用。因此,檔案管理部門在建立獎懲機制時,要積極聽取部門內員工的意見,根據員工期望建立健全的獎懲機制,促使獎懲機制的有效落實,進而提升員工的整體工作態度,提高檔案管理人員的工作質量。

(五)建立人員綜合素質培養計劃。檔案管理工作需要具備專業技能的人才,因此,制定綜合素質人才培養計劃是當務之急。在對員工的定期培訓中,將綜合素質培養計劃納入其中,對員工進行包括專業技能、職業素養、工作責任心等在內的綜合素質培訓,同時也要加強信息技術應用方面的培訓,培養員工操作辦公軟件的技能,并針對各種工作需求及時收集和解決,員工對工作要有較強的敬業精神,這樣就能更好的為檔案管理工作提供更好的服務,促進企業和社會的良好發展。

(六)加強監督。檔案管理人員的工作能力以及綜合素質等隨著培訓學習正在不斷完善,但僅僅依靠員工培訓來完善檔案管理工作是遠遠不夠的,因此在檔案管理部門要建立監督小組,對檔案管理人員的工作進行全面監督,并對員工的工作效率、工作態度、業務水平等進行考評。另外,光靠內部監督還不夠全面,還要接受人民群眾和上級的外部監督,在檔案管理工作中,檔案管理人員的工作會受到上級的隨機抽查,同時也要接受人民群眾的投訴和建議,及時改進自己在工作中的不足之處。

結束語

綜上所述,現代檔案管理工作對檔案管理人員提出新的工作要求,檔案管理人員要不斷提升自己的專業技能、工作能力、職業素質等,并通過系統的培訓提升自己的信息技術應用水平和綜合素質,同時接受內外部監督,進而提升自己的綜合素質和服務價值。