企業檔案室建設規劃及檔案搬遷工作之探討

王曉朋

中車四方車輛有限公司 山東 青島 266000

企業在運營過程中需要不斷地進行調整和改進,其人事工作也需要不斷地進行布局和協調。因此,檔案室的建設規劃是企業人事工作發展的基礎,同時也是企業文化保存并延續發展的保障。此外,企業在發展建設過程中,會隨著其布局和戰略的調整,不斷的改變企業發展地址以及發展方向,這其中必然會牽扯到一定的檔案搬遷工作,因此檔案的搬遷也是企業發展過程中不可避免的一個重要階段,它關系著企業成長和發展,同時對于企業的資料和文化延續保存有著重大的影響。

一、檔案室建設規劃以及檔案搬遷工作有序展開的意義

(一)檔案室合理建設規劃的重要意義。檔案是主要是用來儲存相關的檔案資料以及文件企業,建立檔案室的主要目的是合理的放置企業重要文件以及企業內部的人事資料,科學合理的檔案室建設規劃可以為檔案室的建設提供一定的科學性保障,它使得企業的重要文件保存的更加安全妥帖,同時企業內部人員的人事資料也更加的安全。科學的檔案室建設規劃可以使得各項資料文件根據類型以及重要程度的不同進行有序分類放置,這對于后期的文件調取以及資料查詢都有著非常重要的保障,同時對于企業文件的內部查閱也提供了極大的便利性。此外,檔案室的合理建設還可以起到有效的防潮、防火以及防盜功能,對于企業一些財政資料的儲存起到了保護作用,對于企業重要信息的保密工作有一定的促進作用,同時對于企業更加長久穩定的發展也提供了極大的助力,是企業發展過程中必不可少的關鍵環節。

(二)企業檔案合理安全搬遷的重要意義。企業在自身的發展過程中,由于戰略規劃以及發展階段的不同,必然會出現企業搬遷的情況,所以,進行合理安全的檔案搬遷是其發展得以延續的關鍵條件之一。企業的檔案搬遷關系到企業的內部資料、人事資料以及企業重要文件的安全,是企業的內部數據、人事檔案以及精神文化得以傳承和延續的基礎,也是企業穩定持續發展的關鍵因素。所以,企業在發展過程中必須要妥善地進行檔案搬遷,保證內部的資料安全穩定,同時也保證員工人事資料的安全性,為企業的發展提供一定的助力。

二、提升企業檔案室建設科學安全性的措施

(一)進行科學合理的建設和布局設計規劃。想要更好的建成檔案室,保障其科學安全性,就必須要進行科學合理的建設和布局設計規劃。在檔案室建設之前,企業需要根據自身發展的狀況以及檔案的放置需求,提出合理的建設規劃意見,保證相關建設公司能夠有充足的參考意見來進行項目的規劃和建設。檔案室設置前期也需要根據自身發展的狀況以及具體的放置需求提出合理的建設規劃意見,保證相關建設公司能夠有充足的參考意見來進行項目的規劃。檔案室由于其功能的要求,必須保證整體規模比較緊湊安全,同時必須有獨立的放置空間,保證其整體的安全可靠性,所以在檔案室建設過程中企業需要從前期的規劃開始就參與其中,以保證后期的建設效果。

(二)提供合理的檔案室裝修意見。由于其功能的獨特性,檔案是在主體建筑建設完成之后也需要進行更具針對性的裝修,因此,企業想要更好的保證檔案室的整體建設效果,就必須在檔案室的裝修階段提供合理化的建議。在檔案室裝修之前,企業就需要根據自身的要求合理的劃分出檔案室的辦公區域、檔案放置區域以及閱覽區域等,保證每個區域之間的搭配科學合理,同時還應按照每個區之間不同的需求擺放合理的桌椅等工具,以有利于企業檔案室的日常使用。在檔案室的裝修結構確定之后,企業最好根據自身的需求,設計出檔案室的平面圖提供給裝修公司,以有利于他們更加準確的對檔案室進行裝修,滿足企業發展的需求,為企業更加穩定高效的發展提供動力。

(三)進行細致的檔案室驗收和體驗工作。檔案室建設裝修完成之后,想要更好的保證運行效果,還必須進行細致的驗收和體驗工作,以保證檔案室的建設真正的符合企業發展的需求以及企業日常的使用需求。首先,在檔案室建設裝修完成之后,企業需要派相關的工作人員進行驗收,在驗收過程中需要仔細的查看檔案室建設的各個細節,以確保其安全性和科學性,同時在驗收過程中,相關工作人員還需要根據自身的經驗及時的提出修正意見,督促相關建設單位能夠按照具體的意見進行修補和改正。此外,在檔案室整體驗收完成之后,還需要進行一段時間的體驗工作,由企業內部有需求的工作人員進行體驗,及時的提出自身的使用意見,以保證檔案室的效果更好,將檔案室的作用真正的發揮到實處,方便員工們的日常工作,同時也促進企業的穩定高效發展。

三、保證檔案搬遷工作文檔安全的有效措施

(一)建立專門的檔案搬遷工作小組。在檔案搬遷的過程中,想要更好地保證整個過程的安全穩定性,首先就需要企業成立專門的檔案搬遷工作小組,對工作小組內的工作人員進行有針對性的培訓,使他們具備更專業的檔案搬遷知識,不斷提升他們的能力,提升整體的素質,為檔案搬遷工作奠定良好的基礎。在檔案搬遷工作小組成立之后,需要對小組內的工作人員進行不定期的培訓,在有相關的檔案搬遷工作需要時,讓他們能夠隨時有能力參與到檔案搬遷工作中,保證整個工作的安全穩定進行,為企業的發展貢獻自己的一份力量。

(二)設計合理的檔案搬遷程序。有了專門的檔案搬遷工作小組,企業還需要設計出科學有效的檔案搬遷程序,以保證整個檔案搬遷的過程穩步推進,保證企業檔案的安全性。在檔案搬遷程序設置過程中,需要首先針對檔案搬遷工作的前期準備進行一定的安排,制定合理的準備工作程序,為企業后續的檔案搬遷工作提供保障。前期準備工作完成之后,就需要針對后期的檔案打包、檔案編號、運輸以及檔案提取和放置等工作進行一系列的程序設計,按照這個既定的流程做好各個環節的設計工作,保證工作都能夠穩定的推進。在程序設置過程中,一定要做到細致精確,落實到每個具體的細節,保證工作開展時能夠更加安全穩定的進行,同時還應當做好檔案搬遷安全預案,保證意外情況發生時能夠采取快速有效的防治措施,保證企業搬遷工作的進行。

(三)進行合理的工作監督。除了對檔案的搬遷程序以及搬遷人員進行有針對性的設計和培訓之外,企業還需要加強監督工作,成立專門的監督小組,有效地監控企業檔案搬遷過程中各個工作環節的落實情況,以督促相關工作人員更好地進行工作,提升檔案搬遷的效率和安全性。同時,除了進行有效的監督之外,企業還需要針對檔案搬遷過程中出現的具體問題進行查證和分析,對于出現問題的人員以及環節進行有針對性的部署,必要時采取一定的措施懲罰措施以提升工作質量的完成度。

總結

檔案室的規劃建設以及檔案的搬遷工作對于企業的發展有著重大的影響,企業應當合理地展開規劃,對于具體的檔案搬遷環節進行詳細深入的設計,以保證檔案室的規劃建設以及檔案的搬遷工作安全高效地推進,促進企業進一步的發展。