事業單位檔案管理信息化建設對策研究

文/廣州市番禺區建設工程質量檢測中心 蔡俏冰

事業單位檔案管理信息化建設對策研究

文/廣州市番禺區建設工程質量檢測中心 蔡俏冰

近些年來，事業單位檔案管理信息化建設取得了非常大的進步與發展，在很大程度上推動了我國事業單位的進步。但是，在信息化建設過程中，也暴露出了非常多的問題和弊端，諸如檔案管理工作人員專業技能與素養低、信息化建設與單位實際情況不匹配、檔案管理設備與技術不充分等等，這些都嚴重阻礙著事業單位檔案資源的利用效率。因此，必須要進一步強化事業單位檔案管理的信息化建設，提高事業單位檔案管理工作的質量。本文將就事業單位檔案管理信息化建設對策進行深入的分析與探究。

事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；對策分析

眾所周知，在事業單位中，檔案管理工作對于單位各項工作項目的開展有著非常直接的影響，檔案信息是一種非常有價值的管理與決策依據，是提高事業單位工作科學與合理性的關鍵因素，信息化建設的目的是為了更好地實現檔案信息的共享。以下筆者將結合自己的相關工作經驗，就如何提高事業單位檔案管理信息化建設的效果提出幾點看法和建議，希望能夠對事業單位的檔案管理工作有所助益。

一、當前事業單位檔案管理信息化建設中出現的問題分析

（一）安全性不高。現階段，事業單位中的檔案管理還缺乏安全有效的保證，在事業單位中，有一部分檔案信息和資料是具有特殊性質的，其中會涉及國家的機密性問題。在檔案管理信息化建設的過程中，事業單位并沒有對此類檔案資料進行區別對待，而是做出的統一性處理，這雖然在很大程度上方便了檔案信息資料的應用，但是，這也成了一個非常大的安全隱患，國家機密性檔案資料很可能在審查與公開工作當中遭到泄漏，甚至會因為黑客入侵問題而遭到毀損。

（二）匹配性不高。近些年來，事業單位已經逐步推行了無紙化辦公，但是，其中有一個非常嚴重的問題，那就是當前的信息化建設平臺不能夠兼容全部的專業軟件以及文件形式，這就導致檔案管理工作的效率與便捷性難以實現統一與提升。雖然，單位成員都可以憑借自身的權限來閱讀一些文件，但是，其中也常常出現由于管理不規范所導致的電子文件丟失的現象。

（三）檔案管理工作人員素質不高。事業單位的工作環境限制比較大，薪資福利的制約力度也比較大，這就導致很多高水平的人才都不愿意過久停留在事業單位中，而是尋求更加廣闊的發展平臺。在檔案管理工作當中，有很多的工作人員都并不具備專業的工作經驗，對檔案管理工作了解也不夠透徹，專業技能和理論積淀都是非常薄弱的，這就使得當前檔案管理工作中出現了諸多的問題，比如檔案整理無序雜亂、檔案信息丟失等等，這與檔案管理人員工作能力與綜合素質低下有著非常緊密的關系。

二、事業單位檔案管理信息化建設對策分析

（一）積極引入信息化建設專業人才。要想全面推進信息化建設，實現可持續發展，就必須要加大力度引進信息化建設專業人才，為信息化建設工作搭建起最廣闊的平臺，進一步確保信息化建設的高效性、便捷性與安全性。在平臺建設過程中，我們必須要將前期測試使用工作做到位，保證將測試工作落實到實處，嚴格按照既定的操作要求來做好所有的改良的工作，不放過任何細小環節，全面提升系統操作的人性化，緊密配合事業單位工作開展的特點。

（二）加大對先進技術設備的投入力度。信息化建設，最強有力的支撐便是先進的技術設備，技術設備的先進性是保證信息化建設高質量的重要力量。不管是軟件支持還是硬件支持，都需要嚴格依據事業單位的實際情況做出最佳的建設與管理方案。我們必須要嚴格按照事業單位自身的實際情況，來設置權限，完成好各項功能的開發與利用，竭盡全力提升系統軟件操作之間的兼容性，除此之外，我們還需要進一步加強安全管理維護的力度，控制系統操作設備的管理，對于涉密資料不能在外網環境下操作，需要保持在內網安全防護環境中，做好資料安全防護處理。

（三）提供更多的技能培訓機會。事業單位可以根據自身管理工作的實際情況，針對檔案管理工作人員制定出科學合理的培訓與考核機制，對檔案管理人員進行定期或者不定期的考核，要求檔案管理人員參加更多的技能培訓，全面提升檔案管理人員的工作技能和專業素養。在實際的培訓中，事業單位可以根據崗位的不同以及工作能力的高低，對檔案管理人員進行分層次的培訓，與此同時，盡可能多地擴充培訓工作的方式，可以在事業單位內部進行培訓，也可以安排檔案管理人員參加外部的集中培訓，讓檔案管理人員更加明確自己肩上所承擔的重要責任，對自己的崗位職責有著更加清晰、準確的認識。

三、結束語

綜上所述，在當前的事業單位檔案管理工作當中，信息化建設是一種必然趨勢，在信息化建設過程中必然會出現各種各樣的問題，也會出現很多阻礙信息化建設的干擾因素，但是，相信伴隨著事業單位的各項制度的不斷完善以及各項先進技術設備的引進，事業單位檔案管理信息化建設必然會提升到更高的水平，實現質的飛躍。

[1]事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].現代國企研究,2016(22).

[2]探討加強事業單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J].才智,2016(9).

[3]淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].城建檔案,2016,19(4):19-20.