事業(yè)單位文書檔案的重要作用與保管工作

李梓睿 新疆廣播電影電視局五二三臺(tái)

一、前言

文書檔案在事業(yè)單位日常工作中占據(jù)著重要作用，單位中的許多活動(dòng)都是文書檔案不斷發(fā)展轉(zhuǎn)化而形成的，文書檔案主要包括了命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等內(nèi)容，因此它對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)十分重要。隨著信息科技的發(fā)展，事業(yè)單位為了有序合理的發(fā)展需要對(duì)文書檔案工作進(jìn)行保管，并且讓工作人員認(rèn)識(shí)到它的重要作用，改變?cè)任臅鴻n案不規(guī)范、不合理的現(xiàn)象，從根本上改變其狀態(tài)，提升文書管理的效率。

二、事業(yè)單位文書檔案的重要作用

（一）記錄單位發(fā)展的歷史。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書檔案具有重要的記載價(jià)值，可以對(duì)事業(yè)單位發(fā)生的各種事件進(jìn)行有效的分析，從而推動(dòng)單位內(nèi)部的發(fā)展。事業(yè)單位的發(fā)展記錄是有跡可循的，從記載內(nèi)容尋找一定的規(guī)律，根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的規(guī)律來(lái)預(yù)測(cè)其未來(lái)的運(yùn)勢(shì)，并且對(duì)單位文化建設(shè)來(lái)說(shuō)具有一定的監(jiān)督作用，幫助單位未來(lái)的發(fā)展。

（二）單位活動(dòng)的寫照。文書檔案作為事業(yè)單位在社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)活動(dòng)中的產(chǎn)物，其歸納和總結(jié)的規(guī)范性會(huì)影響單位總體格局的發(fā)展。在某種程度上還可以推動(dòng)單位的整體發(fā)展，從宏觀科學(xué)的角度上對(duì)事業(yè)單位的活動(dòng)進(jìn)行記錄，保證單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策符合法律的規(guī)定，能夠通過(guò)調(diào)整相關(guān)政策讓單位適應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，推動(dòng)社會(huì)向更高的層次發(fā)展。

（三）單位活動(dòng)的考察依據(jù)。文書檔案作為事業(yè)單位發(fā)展重要的一部分，它主要記錄了事業(yè)單位發(fā)展的脈絡(luò)，對(duì)其各種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了合理的考核，從另一個(gè)方面看，文書檔案有利于對(duì)事業(yè)單位活動(dòng)進(jìn)行合理的考察。單位領(lǐng)導(dǎo)的各種決策都會(huì)反映在文書檔案的內(nèi)容中，并且能在其中進(jìn)行有效的對(duì)照核查。如果遇到上級(jí)部門對(duì)單位進(jìn)行工作調(diào)研，文書檔案中記載的內(nèi)容可以提供不少直觀數(shù)據(jù)，大大提高了檢查工作效率，同時(shí)也進(jìn)一步促進(jìn)了單位業(yè)務(wù)的可持續(xù)性發(fā)展。

三、事業(yè)單位文書檔案管理問題的分析

（一）對(duì)檔案規(guī)整認(rèn)識(shí)不足。事業(yè)單位許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到對(duì)文書檔案規(guī)整的重要性，他們普遍認(rèn)為文書檔案對(duì)單位沒有重要作用，檔案管理只是簡(jiǎn)單的機(jī)械重復(fù)工作，沒有技術(shù)含量，因此相關(guān)的工作人員大多都是專業(yè)水平低的工作人員，他們的經(jīng)費(fèi)撥冗較低，事業(yè)單位不愿意為其出錢出力，造成單位檔案失修，保密程度降低，管理人員也不重視相關(guān)工作，導(dǎo)致整體保密性差。

（二）檔案建設(shè)治理不完善。文書檔案治理不完善主要表現(xiàn)在事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)缺乏一定的針對(duì)性，一些檔案部門沒有具體的立法，也無(wú)法制定相關(guān)的檔案制度，這就意味著檔案的數(shù)據(jù)不全面、不合理，甚至?xí)狈σ欢ǖ谋O(jiān)督力度。由于文書檔案具有一定的法律效力，因此在收集整理時(shí)要確認(rèn)所收集的材料是否為原件、是否帶有密級(jí)、是否真實(shí)可靠等。多數(shù)事業(yè)單位在文書檔案管理方面需要健全相關(guān)的監(jiān)督制度，加強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)，從根本上提升檔案管理員的素質(zhì)，保證規(guī)范收集整理文書檔案，同時(shí)檔案管理專員要及時(shí)歸檔、依法管檔。

四、事業(yè)單位文書檔案管理保管工作要點(diǎn)

（一）建設(shè)管理人員隊(duì)伍。建設(shè)一支優(yōu)秀的管理隊(duì)伍去監(jiān)管事業(yè)單位的檔案文書是十分重要的。首先需要對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行篩選，保證人員的專業(yè)性，其次需要組建一支隊(duì)伍，對(duì)上崗的工作人員定期進(jìn)行專業(yè)的培養(yǎng)，加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)。

（二）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范。目前事業(yè)單位的文書檔案存在不規(guī)范的現(xiàn)象，因此需要單位有一個(gè)專業(yè)的部門，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行管理，將檔案按照不同的類別分類。在建設(shè)檔案的過(guò)程中注意文檔內(nèi)容的分類、擺放內(nèi)容的分類。監(jiān)控各種數(shù)據(jù)，將遺漏的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存，泄露的數(shù)據(jù)、被篡改的數(shù)據(jù)進(jìn)行彌補(bǔ)。有關(guān)部門也需要重視文書檔案的記錄和傳送，保證內(nèi)容保密型，防患于未然。

（三）提高檔案管理信息化水平，加強(qiáng)數(shù)字管理。傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)形式的，不易保存并且一旦分類不當(dāng)還十分容易丟失，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和前進(jìn)，文書檔案管理的方式和方法也出現(xiàn)了不同程度的創(chuàng)新。在掃描和錄入信息時(shí)由原先的手寫記錄變成了計(jì)算機(jī)掃描，利用先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)信息掃描錄入到計(jì)算機(jī)中有利于電子檔案的歸檔和整理，事業(yè)單位在文書檔案管理時(shí)需要對(duì)文書收集的內(nèi)容進(jìn)行檢查和整理，但是目前文書檔案管理信息化水平有限，需要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理有效的使用，提升文書檔案的使用效率，事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備利用率提升，工作人員的專業(yè)性得到提升，可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入文書檔案信息，增強(qiáng)檔案的保密性，使今后查驗(yàn)文書檔案工作變得更加便利。

（四）規(guī)范文書檔案管理政策。文書檔案管理工作在實(shí)施前要有一定的準(zhǔn)備工作，首先是工作人員需要合理的分配，根據(jù)不同門類和不同工作性質(zhì)對(duì)各科室、部門工作內(nèi)容進(jìn)行不同的專業(yè)種類的分配。以此保證文書檔案規(guī)整工作可以更加明確的開展。按照終身制的方式落實(shí)檔案工作，便于不同部門、科室的檔案信息共享。將信息錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，單位領(lǐng)導(dǎo)和職工可以隨時(shí)調(diào)取文件信息，利于提高工作質(zhì)量，從根本上引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，提升整體的工作效率。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在事業(yè)單位中需要提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，員工認(rèn)識(shí)到文書檔案在事業(yè)單位中的重要作用。提高信息技術(shù)水平，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)的政策時(shí)也需要進(jìn)一步落實(shí)國(guó)家的政策，將科技技術(shù)手段運(yùn)用到文書檔案管理工作中，讓文書檔案管理更加數(shù)字化、科學(xué)化。