辦公室文件資料信息化管理探討

馬 穎

吉林省第三地質調查所 吉林 四平 136000

一、過去辦公室文件資料管理中暴露的問題

在現在21世紀，人類多數行為活動早已被信息技術所改變，資料管理工作自然也是一樣。文件資料的內容數據不可或缺，它是辦公室各項工作的下層基礎，許多工作內容都是由資料內容衍生而來，因此文件的儲存與保管在整個單位的工作中都是十分重要的。但在過去的文件資料管理工作中常常出現很多問題:

(一)無法避免人為錯誤。文件資料記錄著海量的信息，是相當重要的信息資源。可是文件資料的整理事無巨細非常累人，重復工作過多，工作強度也大。在之前文件材料在從文件的草稿、修正、校對到定稿輸出、整理、歸檔等一直以來全都是由人工操作用手抄為主，跟別說部分包含大數額運算的文件，人力實在無法避免出現粗心大意的情況，在大量文件資料中這些錯誤將隨著數量的累積而越來越多，受大量人為影響的后果，其嚴重性將不可估量。

(二)紙質資料難保存。辦公室文件資料在過去沒有別的儲存辦法，只能用紙質做媒介，紙的脆弱程度可想而知，空氣中的溫差濕差都能對其產生不良變化及影響，因此所保存的文件時長十分有限，那么工作人員在面對紙質文件時就會出現諸多困難，陳舊落后的管理方法面對這些難題此時就顯得非常無力，如果不實現文件管理的現代化，很難解決相應問題。

(三)沒有專門資料室。在過去的資料管理工作中，只有一些大型的企事業單位會建立單位專項資料室對資料進行儲存，但除此以外其他單位基本很少重視資料管理，管理非常散漫雜亂，如此一來資料安全根本無法保障，若是出現重要文件丟失的情況根本無從補救，直接威脅到單位信息安全，后果非常嚴重。

在面對海量的資料管理在空間資源上根本不可能做到節省，那么對部分身處寸土寸金的絕佳位置的單位而言建立專項資料室去儲存文件的成本就太高了。因此，利用信息化的科技手段去對文件資料進行管理升級非常必要，不僅節省了資料庫房本應占據的位置，還能有效提升辦公室文件資料的工作效率和信息安全。

二、辦公室文件資料信息化管理的有效措施

使用信息化管理手段可有效提升文件管理工作效率和保證資料信息安全的必經之路，同樣也是代表著新時期的單位有著與時俱進的新管理觀念，跟隨現代化進程實行現代化辦公手段非常必要，所以，各項單位應當積極應對信息化時代的轉型，針對問題采取有效措施。

(一)采購信息化工作設備。一直在說文件資料要采用信息化進行管理，那么信息化是什么呢?信息化管理通俗的說就是利用現代科技設備進行資料文件的管理，因此辦公室若是要做到文件資料的信息化管理，第一步措施就是應加大采購資金，為辦公室工作采購數量充足的現代化設備，比如電腦以及相應的裝在電腦里的電子管理軟件、打復印機、傳真機等等，為信息化的文件管理供應優秀的設備基礎，俗話說工欲善其事必先利其器，那么采購高效科技辦公設備是非常必要的一項前期準備工作。與此同時，加強相關工作人員對于現代信息化的技術手段進行專業的的訓練和培養，共同達成提高辦公室信息化管理的首要條件。

(二)加強信息化管理手段。在過去，文件材料多是人工操作，錯誤很多。但現代化的辦公室文件管理卻因科技的到來而變得便捷多了，從業者可利用電腦整理文件，能夠系統地、規律地完成文件資料從起草到歸檔的一整套完善的工作，很大程度減輕了過去很多本不用的重復工作。將資料按文件時間順序排隊一份一份打印，既降低了人工難以避免的犯錯機率，又能夠充分地發揮計算機現代化科技的優勢，這是一個卓越的進步。文件管理的數字信息化都是新時期科技現代化社會對文件工作的最顯著要求，當然，這也是相關從業者的未來工作要面對的必然方向。

辦公室文件資料應采用比如機器掃描等現代化手段轉變為數字化信息資料，以增長文件壽命，以便于現在存儲以及日后使用，更加可以避免人工本身難以避免的犯錯。對現有資料加強管理，對不同材質的資料要分門別類的建立不同的范圍進行管理，編目要科學并且合理，按照相應的格式分類存放，設置精準索引詞并做到文件備份以防不時之需，就可利用適當的檢索工具和方式，完整實時地提供以滿足文件查找管理等工作的需要。在此強大的查閱基礎上也同時應當加強對文件資料的保管，要做到可以隨時為使用者提供出其所急需的文件。與此同時在有人調用文件時做好相關登記，以此加強資料安全。達到以上目標后，文件管理工作也應隨著社會不同發展時期企事業單位不同需求的變化而適應，發現并走向更為人性化的新途徑，提高文件管理工作質量和水平，更好地發揮其作用，做到不僅創造單位效益，還能促進文件事業的更好發展。

(三)提高管理工作人員的綜合素質。俗話說術業有專攻，所以文件資料管理工作就要求相關工作人員在術業上也得有專攻，不僅要掌握必備的專業管理意識，更加應該要掌握科技化更智能的管理手段。除此以外還要更深層次的提高和加強工作人員對辦公室文件管理工作的更進一步的認識，應用多種形式與方法，按照崗位和區分層次的對他們進行企業信息安全相關法律法規的充分教育，建立起一個良性的運行機制，使相關工作人員認識到這是自己必須維護的工作義務，加強自身警覺性，更有動力提高工作效率。把材料積累納入管理人員責任制，實行適當的工作考核，就能促使從業者主動地定期地繼續去參加學習，更新專業知識，并且能夠學以致用，將學習到的新專業知識用于工作中，加強提升自身業務水平。要建立完善的獎懲機制，對考核要求規范細化，對工作結果獎罰分明，加強從業者的積極性，為持續提高從業者辦公室文件資料管理工作水平注入強大動力。

結束語

綜上所述，辦公室文件資料是單位的重要信息財產和辦公基礎，所以對文件資料加大管理力度和優化管理方式是非常必要的。上述我們討論了在過去辦公室的文件資料管理工作中存在著許多問題，比如人為錯誤多、紙質難保存還沒有專用庫房進行存放等，這些問題中暴露了許多缺點和不足之處，同時也不符合現如今信息化時代發展中的文件管理的工作需要，因此唯有利用現代化信息技術進行對辦公室文件資料的管理進行轉型升級，才能夠有效提升文件管理的工作效率與保證信息安全。本文從對文件管理的軟硬件設備進行采購、加強工作人員的信息化管理手段到提高工作人員的專業度和素質培養等，以上三點措施對優化辦公室文件資料信息化管理進行了討論，提出了建議，期望能為辦公室文件管理工作起到一點啟示，促進文件管理工作更好更快的發展。