采購系統(tǒng)采購結算的應用

汪鴻艷?

摘要：采購系統(tǒng)里最重要的步驟之一是采購結算，包括自動結算、手工結算、費用折扣單獨結算、商品短缺與溢余、受托代銷結算、票貨不同期等業(yè)務，對此簡單闡釋，希望對初學者有所幫助。

關鍵詞：入庫單;采購發(fā)票;采購結算

采購結算，是指根據(jù)采購發(fā)票確認購進貨物入庫成本的過程。在采購系統(tǒng)中，未與采購發(fā)票結算的入庫單成本無論與發(fā)票成本是否一致，系統(tǒng)均默認為暫估成本，經(jīng)采購結算后的入庫成本才是真實的采購成本。所以采購結算，是指采購入庫單與采購發(fā)票之間的結算，其結果是用發(fā)票金額改寫原入庫單的暫估金額，并生成采購結算單。采購結算單是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系的結算對照表。

一、自動結算

自動結算時，結算模式可選擇“入庫單與發(fā)票”、“紅藍入庫單”及“紅藍發(fā)票”，可復選。自動結算類似批處理，系統(tǒng)將符合條件的一批入庫單與發(fā)票同時結算，自動結算時看不到過程，只顯示結算報告，生成結算單。

（一）入庫單與發(fā)票

系統(tǒng)將供應商、存貨、數(shù)量完全相同的入庫單和發(fā)票自動匹配后進行結算。

1.藍字入庫單與藍字發(fā)票。即正常采購業(yè)務發(fā)生的入庫單和發(fā)票進行結算。

2.紅字入庫單與紅字發(fā)票。正常采購業(yè)務采購結算后，發(fā)生部分或全部退貨時，如果原發(fā)票已進行抵扣報稅，只能讓供應商開具退貨部分的紅字發(fā)票，此時填制退貨部分的紅字入庫單及紅字發(fā)票，并自動結算。紅字入庫單在存貨核算系統(tǒng)經(jīng)記賬沖抵原入庫成本，紅字發(fā)票在應付系統(tǒng)沖抵原應付款。

（二）紅藍入庫單

系統(tǒng)將供應商、存貨相同、數(shù)量絕對值相等符號相反的紅藍入庫單進行對應結算。

采購結算前全額退貨或原入庫單錄入有錯，而入庫單在存貨核算系統(tǒng)已作處理，不想反操作時，填制一張全額數(shù)量的紅字入庫單，并將其與原藍字入庫單進行自動結算。如果非全額退貨時只能手工結算。

（三）紅藍采購發(fā)票

系統(tǒng)將供應商、存貨相同、金額絕對值相等符號相反的采購發(fā)票對應結算。

票到貨未到時，一般作壓票處理。但如果為了統(tǒng)計在途存貨的數(shù)量，也可將發(fā)票先錄入系統(tǒng)，如果貨物在運輸途中意外損失或原錄入發(fā)票已抵扣報稅，或貨到后質(zhì)檢不合格全部退貨，可以填制全額紅字發(fā)票與原藍字發(fā)票進行自動結算。

二、手工結算

自動結算的所有情況都可用手工結算完成。但是當不符合自動結算條件時，只能通過手工結算，分別解釋如下。

（一）分次結算

手工結算時可拆單拆記錄。

1.拆單。向同一供應商同時購入幾種貨物，但每次只付一種貨物的貨款，即陸續(xù)收到對方開來的僅為一種貨物的發(fā)票，此時即為拆單。手工結算時，刷出的入庫單表體會顯示每一行的貨物記錄，選擇刷出的相應發(fā)票與對應的入庫單相應行，點擊“結算”按鈕。下次結算再刷入庫單時，該單里未結算的行還會出來，繼續(xù)結算。

2.拆記錄。如果對入庫單全部貨物分次付款，比如分兩次付款，每次付50%，此時即為拆記錄。手工結算時，刷出對應的發(fā)票與入庫單后，先將入庫單每一行的結算數(shù)量改成發(fā)票數(shù)量（即全部的50%），點擊“結算”按鈕。下次結算再刷入庫單時每條記錄的入庫數(shù)量為未結算過的數(shù)量。

（二）貨物短缺或溢余

1.貨物短缺。如發(fā)票數(shù)量500箱，但入庫時只有498箱，短缺2箱，此時要確定是合理損耗還是非合理損耗。合理損耗只是相應提高了入庫貨物的單位成本（500箱的成本分配給498箱），全部進項可抵扣，不用進項稅額轉出。如果是非合理損耗，要在基礎設置里提前設置非合理損耗類型，比如由運輸部門或其他賠償?shù)取Ｔ诮Y算界面，填寫發(fā)票行后面的合理損耗數(shù)量、或非合理損耗數(shù)量、金額、類型及進項稅額轉出等欄目，使其符合“發(fā)票數(shù)量（500）=入庫單行的結算數(shù)量（498）+合理損耗或非合理損耗（2）”這一結算規(guī)則，點擊“結算”按鈕。

2.貨物溢余。當供應商促銷有贈品時，比如買十贈一，入庫數(shù)量550箱，發(fā)票數(shù)量為500箱，在結算界面，在合理損耗欄用負數(shù)錄入溢余數(shù)量，點擊“結算”按鈕。

（三）將運費分攤計入存貨成本

1.將運費發(fā)票、采購發(fā)票同時與入庫單進行結算。選擇刷出的運費發(fā)票、采購發(fā)票及入庫單，在結算界面，費用分攤方式可選擇按數(shù)量或金額分攤，即如果入庫單里有多種貨物，是按貨物的數(shù)量還是按金額分攤運費，選好后，點擊“分攤”按鈕，再點擊“結算”按鈕。系統(tǒng)自動將入庫單原來的暫估成本改寫成采購發(fā)票成本與運費發(fā)票成本之和，作為入庫貨物的實際成本。

2.費用折扣單獨結算。如果運費發(fā)票來的晚，前面采購發(fā)票與入庫單已經(jīng)結算，并在存貨核算系統(tǒng)已作記賬處理，又想將后來的運費分攤計入成本時，采用費用折扣單獨結算的辦法。點擊“手工結算/費用折扣結算”，刷入庫單時，已結算、未結算或部分結算的入庫單都會被刷出來，選擇相應貨物后進行分攤和結算處理，系統(tǒng)會生成一張結算單，里面有多條記錄，記錄將運費總額分攤到所選的每種貨物應分攤的數(shù)據(jù)。比如200元運費分攤到3張入庫單的3種（01、02、03）貨物中，生成的結算單上會有3條記錄，假如分別分攤30元、50元、120元。但用這種方法分攤的運費成本不會自動改寫原入庫單成本，要想將運費加入成本中，必須在存貨核算系統(tǒng)進行結算成本處理，點擊“存貨核算/業(yè)務核算/結算成本處理”，系統(tǒng)刷出運費單獨結算時生成的結算單，點擊“暫估”按鈕，分攤成本完畢。結算成本處理的作用是系統(tǒng)自動生成入庫調(diào)整單，補充調(diào)整原來不含運費的存貨成本。如在上例中，如果在結算成本處理界面的“設置”中勾選的是“將運費分攤給結算時指定的入庫單”，系統(tǒng)按結算單中的3條記錄生成相應的3張入庫調(diào)整單，金額分別為30元、50元、120元，依次調(diào)整原入庫成本。而且在庫存的計價方式設置為先進先出或后進先出的前提下，系統(tǒng)會追蹤每種貨物的出庫及結存情況分別處理。比如01貨物全部未出庫，則將30元運費全部計入該存貨的結存成本中;02貨物全部銷售出庫，系統(tǒng)則再自動生成出庫調(diào)整出單，金額為50元，調(diào)整出庫成本;03貨物共600箱，銷售100箱，系統(tǒng)再自動生成銷售部分的出庫調(diào)整單，即根據(jù)銷售比例（1/6）出庫調(diào)整單中分攤20元，剩下的100元計入該存貨結存成本。當然還要根據(jù)這些調(diào)整單再次生成調(diào)整成本的入庫及出庫憑證。

（四）多張發(fā)票與多張入庫單結算

對應的入庫單與發(fā)票未隨時結算，積攢很多時，可分兩次完成。

1.對于供應商、存貨及數(shù)量完全相同的入庫單及發(fā)票，可用自動結算一次完成。也可手工完成，手工的好處是在操作過程中可清楚知道哪些入庫單與發(fā)票被結算，刷出并選擇全部入庫單或發(fā)票，點擊“匹配—按入庫單（或發(fā)票）列表匹配”按鈕，系統(tǒng)會在相匹配的入庫單或發(fā)票前面打勾，未匹配的取消打勾，點擊“結算”按鈕。

2.對于剩下的未完全匹配的入庫單與發(fā)票，全部選中，在結算界面，系統(tǒng)按每種貨物分行顯示入庫單與發(fā)票，而且入庫單按數(shù)量由小到大列示，在此將每種貨物累計結算數(shù)量大于該貨物累計發(fā)票數(shù)量那一行的結算數(shù)量改成等于累計發(fā)票數(shù)量，即可完成結算。

（五）發(fā)票與入庫單的供應商單位不同

手工結算支持到下級單位采購、付款給其上級單位的結算，支持三角債結算，即甲單位的發(fā)票可以結算乙單位的入庫單。在手工結算界面，不勾選“相同供應商”，選擇不同供應商的入庫單與發(fā)票，只要存貨相同、結算數(shù)量等于發(fā)票數(shù)量，即可實現(xiàn)結算。

三、票貨同期但不同時

雖然在同一會計期間，如果入庫單先到先錄入，并在存貨核算系統(tǒng)先進行了暫估記賬，而后發(fā)票才到，再進行采購結算，發(fā)票金額不會自動回寫到原入庫單中，類似上面的“費用單獨折扣”業(yè)務，因此需要經(jīng)過結算成本處理，或者先恢復記賬后再進行采購結算。即在財務軟件使用時要注意先后順序，沒來發(fā)票的采購入庫單要等到月底，再在存貨核算系統(tǒng)進行記賬處理。

四、票貨不同期

如果入庫單上月已在存貨核算系統(tǒng)進行暫估記賬并制單處理，發(fā)票本月才來，只能按存貨核算系統(tǒng)選項中的暫估方式（月初回沖、單到回沖及單到補差）進行處理。

（一）月初回沖。是指本月初存貨核算系統(tǒng)自動生成一張與上月暫估入庫單一樣的紅字回沖單，制單時據(jù)此生成紅字憑證沖銷上月的藍字暫估憑證，發(fā)票來后在采購系統(tǒng)與原入庫單采購結算，生成結算單，在存貨核算系統(tǒng)對此結算單進行結算成本處理，生成藍字回沖（報銷），其金額為發(fā)票成本，據(jù)此生成實際入庫憑證。在存貨明細賬中關于這張入庫單應有三條記錄，上月的藍字暫估成本、本月初紅字暫估成本、本月報銷后的藍字真實發(fā)票成本。

（二）單到回沖。是指本月等發(fā)票到時，經(jīng)過采購結算和結算成本處理，系統(tǒng)自動生成紅字回沖單和藍字回沖單（報銷），金額分別為上月暫估成本與本月發(fā)票成本，據(jù)此分別生成紅藍兩張憑證。存貨明細賬中的記錄與月初回沖基本一樣，只是時間點不同。

（三）單到補差。是指本月等發(fā)票到時，經(jīng)過采購結算和結算成本處理，系統(tǒng)按差額生成調(diào)整單，若發(fā)票金額大于（小于）暫估金額，生成藍（紅）字調(diào)整單，據(jù)此生成藍（紅）字憑證，補足（沖減）原暫估成本。此時存貨明細賬中應有兩條記錄，一條為上月暫估成本，一條為本月補差成本。

以上無論哪種情況，因為上月已結賬，發(fā)票金額都不會回寫到原入庫單中。

五、受托代銷結算

受托代銷是先接受委托方貨物，按雙方約定價（收手續(xù)費方式）或自定價（買斷方式）銷售貨物后，再與委托方結算價款的銷售方式。此業(yè)務核算前提是，建立賬套時企業(yè)類型只能選擇“商業(yè)或醫(yī)藥流通”，庫存及采購系統(tǒng)選項設置啟用“受托代銷”，受托存貨檔案的屬性必勾選“受托代銷”。

（一）受托方接受貨物入庫。無論采用哪種方式，均按約定價錄入受托代銷入庫單，表頭業(yè)務類型為“受托代銷”，采購類型為“受托采購”。因現(xiàn)實中一般是陸續(xù)分次銷售出去，所以存貨核算系統(tǒng)要對受托代銷入庫單暫估記賬。

（二）受托方銷售貨物。此時給委托方開具代銷清單，委托方按約定價給受托方開具采購發(fā)票，此時點擊“手工結算/受托代銷結算”，系統(tǒng)刷出受托代銷入庫單，在此界面，手工填寫上半部分的發(fā)票號及下半部分每行貨物的結算數(shù)量（實際銷售數(shù)量），點擊“結算”按鈕，系統(tǒng)自動生成一張受托代銷采購發(fā)票，并自動將其與原受托代銷入庫單進行結算生成一張受托代銷結算單。未結算的部分等銷售后再次結算。

（三）結算成本處理。受托代銷結算后，需要進行結算成本處理，否則，存貨核算系統(tǒng)中，“暫估材料/商品余額表”中記錄的還是未結算的暫估成本。

采購結算如果想反操作，是在結算單列表中刪除相應結算單，但如果該結算單在存貨核算系統(tǒng)作相應處理并已生成憑證，則應先刪除憑證、恢復記賬、再刪除結算單。

參考文獻：

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[2]汪剛，等.會計信息化實用教程[M].北京：清華大學出版社，2012.