基于會計(jì)檔案軟件升級提高檔案管理效率的思考

徐瑯

摘要：檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，但是從當(dāng)前的檔案管理實(shí)際情況來看，其中還存在著一定的問題，這些問題在會計(jì)檔案管理過程中表現(xiàn)得尤為明顯。因?yàn)闀?jì)檔案管理十分復(fù)雜，并且具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以一直以來，會計(jì)檔案管理都是實(shí)踐中比較棘手的問題。會計(jì)檔案軟件升級是提升檔案管理效率的有效方式，同時(shí)也是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)實(shí)路徑。本文在深入分析檔案管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，較為詳細(xì)地闡述了基于檔案軟件升級提升檔案管理效率的有效對策。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案;軟件升級;檔案管理;效率提升

中圖分類號：TP393 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）14-0275-02

在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，軟件的升級對于促進(jìn)工作效率提升發(fā)揮著十分積極的作用。在檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的管理形式和管理手段相對比較陳舊，已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的基本要求。因此在這樣的情況下，只有不斷提升檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理軟件不斷升級，才能有效提升會計(jì)檔案管理的整體質(zhì)量，從而為后續(xù)管理工作的有效開展奠定良好的基礎(chǔ)[1]。但是在此過程中，如何才能充分利用會計(jì)軟件升級的積極優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)提高會計(jì)檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)，是一個(gè)值得進(jìn)行深入研究和分析的問題。

1 基于會計(jì)檔案軟件升級提高檔案管理效率過程中存在的主要問題

1.1 對于檔案工作的重視程度不夠，沒有意識到檔案工作的重要性

在會計(jì)檔案管理實(shí)踐中，因?yàn)橹饕娜蝿?wù)就是提高會計(jì)工作水平，所以一直以來，都將主要的工作精力集中到如何提高會計(jì)工作水平，促進(jìn)會計(jì)工作不斷向前發(fā)展，而對于其他方面的工作重視程度明顯不夠，這其中就包含著檔案工作。從實(shí)際的工作特點(diǎn)來看，檔案是會計(jì)工作的重要資源形式之一，同時(shí)對于會計(jì)工作未來的建設(shè)和發(fā)展，也具有十分積極的作用和意義[2]。如果在實(shí)際的檔案管理工作過程中，缺乏對于檔案管理的重視，勢必會影響會計(jì)檔案工作的整體水平，這是當(dāng)前都要面臨的主要問題。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是多方面的，但是主要還是因?yàn)楣芾碚邲]有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏對于會計(jì)檔案軟件升級的認(rèn)識，從而在實(shí)際開展檔案管理工作的時(shí)候，缺乏系統(tǒng)完善的工作措施，這也是影響會計(jì)檔案管理工作質(zhì)量的主要問題之一。

1.2 檔案軟件升級不好，無法滿足時(shí)代發(fā)展的實(shí)際要求

除了對于檔案工作的重視程度不夠之外，一些單位雖然已經(jīng)開始了檔案的軟件升級工作，但是整體工作效果卻無法滿足時(shí)代發(fā)展的基本要求。由于目前絕大部分檔案管理工作都處于起步階段，因此從整體上來看，完成檔案軟件升級的數(shù)量較少，只占到全部檔案的一小部分，因此這些檔案管理工作效果根本無法滿足時(shí)代發(fā)展的基本要求[3]。另外，除了檔案軟件升級的數(shù)量較少之外，還有很多檔案工作僅僅停留在圖片和目錄的形式之上，缺乏具體的檔案內(nèi)容，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的文字說明，這樣在檔案查詢和利用的時(shí)候，根本就無法提高工作效率，還需要查閱原始紙質(zhì)檔案。并且在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，沒有將用戶的實(shí)際需要作為主要的參考指標(biāo)，從而導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作缺乏有效性，大多流于表面形式。

1.3 檔案管理工作技術(shù)水平落后，信息技術(shù)沒有得到充分應(yīng)用

從當(dāng)前的會計(jì)檔案管理工作情況來看，其所采用的技術(shù)形式相對比較滯后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢也沒有得到切實(shí)有效的發(fā)揮。也就是說，多數(shù)單位在實(shí)際的會計(jì)檔案管理工作中，基本的管理工作范圍還停留在會計(jì)文件的匯編、大事記以及一些歷史沿革等內(nèi)容，管理的內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性，沒有符合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的檔案管理成果。除此之外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)確實(shí)能夠起到提升會計(jì)檔案管理水平的作用，但是對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，需要采取一定的方式方法，否則不僅達(dá)不到理想的檔案管理目的，還會影響會計(jì)檔案管理工作的整體水平[4]。從當(dāng)前的檔案管理工作特點(diǎn)來看，軟件升級的便捷性似乎沒有得到切實(shí)發(fā)揮，一些動畫、視頻以及圖像等檔案表現(xiàn)形式?jīng)]有與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，因此也影響了會計(jì)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1.4 缺乏會計(jì)檔案管理專業(yè)人才，沒有良好的人才培養(yǎng)機(jī)制

會計(jì)檔案管理軟件升級是在信息技術(shù)充分發(fā)展的基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展的，與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理工作形式相比，會計(jì)檔案軟件升級具有較強(qiáng)的技術(shù)性，因此在實(shí)際進(jìn)行會計(jì)檔案軟件升級的時(shí)候，需要工作人員具備一定的信息技術(shù)能力，這樣才能將其較好的應(yīng)用到實(shí)際的會計(jì)檔案管理工作之中。但是從當(dāng)前的會計(jì)檔案工作實(shí)際情況來看，由于對于檔案工作的重視程度不夠，因此在工作人員的配備方面也存在著較多的問題[5]。許多工作人員根本就沒有檔案管理的專業(yè)知識，同時(shí)由于知識體系陳舊，對于會計(jì)檔案管理軟件升級也缺乏足夠的了解，因此在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，許多工作人員還無法勝任相應(yīng)的工作。同時(shí)，許多單位也沒有建立完善的檔案人員培養(yǎng)機(jī)制，加之檔案管理人員本身缺乏良好的學(xué)習(xí)意識，在工作過程中相對比較散漫，因此會計(jì)檔案管理軟件升級就顯得有些困難，根本無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際要求。

2 基于會計(jì)檔案軟件升級提高檔案管理效率的有效對策

會計(jì)檔案軟件升級對于提升會計(jì)檔案管理水平有著十分積極的作用，因此在實(shí)際的會計(jì)檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該積極結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)優(yōu)勢，不斷完善傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式，充分利用會計(jì)檔案軟件升級的契機(jī)，提高會計(jì)檔案管理工作的針對性和實(shí)效性，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)良好的會計(jì)檔案管理工作目標(biāo)。

2.1 會計(jì)檔案軟件升級的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的針對性

會計(jì)檔案軟件升級是檔案管理工作的主要內(nèi)容之一，同時(shí)也是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵問題。因此會計(jì)檔案軟件升級也應(yīng)該圍繞檔案管理工作地發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行，能夠?yàn)榇龠M(jìn)會計(jì)檔案管理效率起到一定的積極作用[6]。因此在實(shí)際的會計(jì)檔案軟件升級過程中，應(yīng)該首先明確會計(jì)檔案管理工作地發(fā)展特點(diǎn)，以促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作質(zhì)量為中心，強(qiáng)化檔案管理工作的實(shí)效性，從而切實(shí)發(fā)揮會計(jì)檔案軟件升級的積極作用。因此在實(shí)際的會計(jì)檔案管理工作過程中，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注傳統(tǒng)檔案管理的基本特點(diǎn)，然后能夠準(zhǔn)確地找出會計(jì)檔案軟件升級與檔案管理工作的最佳契合點(diǎn)，從而提高會計(jì)檔案管理工作的針對性，以便為會計(jì)檔案管理工作提供有力的參考依據(jù)。與此同時(shí)，應(yīng)該對于其中一些管理實(shí)踐中的重大問題給予關(guān)注，有效發(fā)揮會計(jì)檔案軟件升級的積極作用，更加真實(shí)地反映出檔案管理工作的實(shí)際情況，從而為會計(jì)工作目標(biāo)的制定和未來發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案管理工作的前瞻性，更好地迎合檔案利用需求

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于檔案信息的利用形式也在發(fā)生著根本性的變化，因此如果還是按照傳統(tǒng)的檔案管理觀念開展檔案管理工作，勢必會導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作缺乏時(shí)代性特征，并且始終滯后于用戶的實(shí)際利用需求[7]。因此在實(shí)際的會計(jì)檔案管理工作過程中，應(yīng)該堅(jiān)持利用需求為導(dǎo)向，積極拓展和深化檔案管理工作，使會計(jì)檔案軟件升級和利用具備一定的前瞻性。會計(jì)檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)了解檔案的實(shí)際利用形式，以及適應(yīng)未來的檔案利用需要，積極創(chuàng)新檔案管理工作方式，提高檔案管理工作的時(shí)代性特點(diǎn)，使檔案管理工作具有一定的創(chuàng)新性和超前性，對于人們利用檔案的方式進(jìn)行預(yù)判，然后對于檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的謀劃，解決會計(jì)檔案管理工作滯后性的問題，提高當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作的實(shí)效性。

2.3 提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，迎合會計(jì)檔案軟件升級的趨勢

在會計(jì)檔案管理實(shí)踐中，不管采用哪種檔案管理工作形式，其主要工作最終都是要由工作人員來完成。正如前文所述，工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高，對于會計(jì)檔案軟件升級的了解程度不夠，將直接影響當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作的整體進(jìn)展，給檔案管理工作帶來一定的問題。因此在這樣的情況下，應(yīng)該在積極提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)方面多下功夫。也就是說，在會計(jì)檔案軟件升級的背景下，應(yīng)該在充分重視檔案工作的基礎(chǔ)上，配備具有較高專業(yè)素質(zhì)的技術(shù)人員，專職負(fù)責(zé)檔案管理工作。對于原有工作人員素質(zhì)不高的問題，可以積極開展培訓(xùn)教育工作。聘請檔案管理工作領(lǐng)域的專家學(xué)者，開展講座和實(shí)地培訓(xùn)相結(jié)合的方式，強(qiáng)化工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)知，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，加深對于會計(jì)檔案軟件升級的理解。強(qiáng)化會計(jì)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)意識，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理知識，避免因?yàn)橹R體系陳舊而影響會計(jì)檔案管理工作的整體水平。同時(shí)，為了提高工作人員的積極性，還可以建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制[8]。對于在會計(jì)檔案管理工作之中表現(xiàn)突出的工作人員，應(yīng)該給予一定的物質(zhì)和精神獎勵，而對于那些不認(rèn)真開展檔案管理工作，學(xué)習(xí)意識較差的工作人員，給予相應(yīng)的懲罰措施，或者調(diào)整到其他的工作崗位。除此之外，還可以積極招聘相關(guān)的技術(shù)人員，提高自身會計(jì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)會計(jì)檔案軟件升級背景下的會計(jì)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)十分系統(tǒng)的復(fù)雜的工作，對于會計(jì)整體工作也具有比較大的影響。因此在會計(jì)檔案軟件升級的背景下，應(yīng)該積極利用軟件升級的優(yōu)勢，提高會計(jì)檔案管理工作的整體水平，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，提高會計(jì)檔案管理的針對性和實(shí)效性。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】