基于會計檔案軟件升級提高檔案管理效率的思考

徐瑯

摘要：檔案管理是一項十分重要的工作內容，但是從當前的檔案管理實際情況來看，其中還存在著一定的問題，這些問題在會計檔案管理過程中表現得尤為明顯。因為會計檔案管理十分復雜，并且具有較強的專業性，所以一直以來，會計檔案管理都是實踐中比較棘手的問題。會計檔案軟件升級是提升檔案管理效率的有效方式，同時也是促進檔案管理發展的現實路徑。本文在深入分析檔案管理工作特點的基礎上，較為詳細地闡述了基于檔案軟件升級提升檔案管理效率的有效對策。

關鍵詞：會計檔案;軟件升級;檔案管理;效率提升

中圖分類號：TP393 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）14-0275-02

在計算機和互聯網技術快速發展的背景下，軟件的升級對于促進工作效率提升發揮著十分積極的作用。在檔案管理領域，傳統的管理形式和管理手段相對比較陳舊，已經不能適應社會發展的基本要求。因此在這樣的情況下，只有不斷提升檔案管理質量，促進檔案管理軟件不斷升級，才能有效提升會計檔案管理的整體質量，從而為后續管理工作的有效開展奠定良好的基礎[1]。但是在此過程中，如何才能充分利用會計軟件升級的積極優勢，實現提高會計檔案管理工作的預期目標，是一個值得進行深入研究和分析的問題。

1 基于會計檔案軟件升級提高檔案管理效率過程中存在的主要問題

1.1 對于檔案工作的重視程度不夠，沒有意識到檔案工作的重要性

在會計檔案管理實踐中，因為主要的任務就是提高會計工作水平，所以一直以來，都將主要的工作精力集中到如何提高會計工作水平，促進會計工作不斷向前發展，而對于其他方面的工作重視程度明顯不夠，這其中就包含著檔案工作。從實際的工作特點來看，檔案是會計工作的重要資源形式之一，同時對于會計工作未來的建設和發展，也具有十分積極的作用和意義[2]。如果在實際的檔案管理工作過程中，缺乏對于檔案管理的重視，勢必會影響會計檔案工作的整體水平，這是當前都要面臨的主要問題。出現這種現象的原因是多方面的，但是主要還是因為管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏對于會計檔案軟件升級的認識，從而在實際開展檔案管理工作的時候，缺乏系統完善的工作措施，這也是影響會計檔案管理工作質量的主要問題之一。

1.2 檔案軟件升級不好，無法滿足時代發展的實際要求

除了對于檔案工作的重視程度不夠之外，一些單位雖然已經開始了檔案的軟件升級工作，但是整體工作效果卻無法滿足時代發展的基本要求。由于目前絕大部分檔案管理工作都處于起步階段，因此從整體上來看，完成檔案軟件升級的數量較少，只占到全部檔案的一小部分，因此這些檔案管理工作效果根本無法滿足時代發展的基本要求[3]。另外，除了檔案軟件升級的數量較少之外，還有很多檔案工作僅僅停留在圖片和目錄的形式之上，缺乏具體的檔案內容，也沒有進行相應的文字說明，這樣在檔案查詢和利用的時候，根本就無法提高工作效率，還需要查閱原始紙質檔案。并且在進行檔案管理工作的時候，沒有將用戶的實際需要作為主要的參考指標，從而導致會計檔案管理工作缺乏有效性，大多流于表面形式。

1.3 檔案管理工作技術水平落后，信息技術沒有得到充分應用

從當前的會計檔案管理工作情況來看，其所采用的技術形式相對比較滯后，網絡技術的優勢也沒有得到切實有效的發揮。也就是說，多數單位在實際的會計檔案管理工作中，基本的管理工作范圍還停留在會計文件的匯編、大事記以及一些歷史沿革等內容，管理的內容缺乏創新性，沒有符合時代發展特點的檔案管理成果。除此之外，網絡技術確實能夠起到提升會計檔案管理水平的作用，但是對于網絡技術的應用，需要采取一定的方式方法，否則不僅達不到理想的檔案管理目的，還會影響會計檔案管理工作的整體水平[4]。從當前的檔案管理工作特點來看，軟件升級的便捷性似乎沒有得到切實發揮，一些動畫、視頻以及圖像等檔案表現形式沒有與網絡技術相結合，因此也影響了會計檔案管理工作的整體質量。

1.4 缺乏會計檔案管理專業人才，沒有良好的人才培養機制

會計檔案管理軟件升級是在信息技術充分發展的基礎上產生和發展的，與傳統的會計檔案管理工作形式相比，會計檔案軟件升級具有較強的技術性，因此在實際進行會計檔案軟件升級的時候，需要工作人員具備一定的信息技術能力，這樣才能將其較好的應用到實際的會計檔案管理工作之中。但是從當前的會計檔案工作實際情況來看，由于對于檔案工作的重視程度不夠，因此在工作人員的配備方面也存在著較多的問題[5]。許多工作人員根本就沒有檔案管理的專業知識，同時由于知識體系陳舊，對于會計檔案管理軟件升級也缺乏足夠的了解，因此在實際應用的時候，許多工作人員還無法勝任相應的工作。同時，許多單位也沒有建立完善的檔案人員培養機制，加之檔案管理人員本身缺乏良好的學習意識，在工作過程中相對比較散漫，因此會計檔案管理軟件升級就顯得有些困難，根本無法滿足當前檔案管理工作的實際要求。

2 基于會計檔案軟件升級提高檔案管理效率的有效對策

會計檔案軟件升級對于提升會計檔案管理水平有著十分積極的作用，因此在實際的會計檔案管理實踐中，應該積極結合先進的技術優勢，不斷完善傳統會計檔案管理模式，充分利用會計檔案軟件升級的契機，提高會計檔案管理工作的針對性和實效性，促進檔案管理工作創新發展，實現良好的會計檔案管理工作目標。

2.1 會計檔案軟件升級的優勢，提高檔案管理工作的針對性

會計檔案軟件升級是檔案管理工作的主要內容之一，同時也是促進檔案管理發展的關鍵問題。因此會計檔案軟件升級也應該圍繞檔案管理工作地發展特點進行，能夠為促進會計檔案管理效率起到一定的積極作用[6]。因此在實際的會計檔案軟件升級過程中，應該首先明確會計檔案管理工作地發展特點，以促進會計檔案管理工作質量為中心，強化檔案管理工作的實效性，從而切實發揮會計檔案軟件升級的積極作用。因此在實際的會計檔案管理工作過程中，應該重點關注傳統檔案管理的基本特點，然后能夠準確地找出會計檔案軟件升級與檔案管理工作的最佳契合點，從而提高會計檔案管理工作的針對性，以便為會計檔案管理工作提供有力的參考依據。與此同時，應該對于其中一些管理實踐中的重大問題給予關注，有效發揮會計檔案軟件升級的積極作用，更加真實地反映出檔案管理工作的實際情況，從而為會計工作目標的制定和未來發展打下良好基礎。

2.2 提高檔案管理工作的前瞻性，更好地迎合檔案利用需求

隨著信息技術的不斷發展，人們對于檔案信息的利用形式也在發生著根本性的變化，因此如果還是按照傳統的檔案管理觀念開展檔案管理工作，勢必會導致會計檔案管理工作缺乏時代性特征，并且始終滯后于用戶的實際利用需求[7]。因此在實際的會計檔案管理工作過程中，應該堅持利用需求為導向，積極拓展和深化檔案管理工作，使會計檔案軟件升級和利用具備一定的前瞻性。會計檔案管理工作人員應該及時了解檔案的實際利用形式，以及適應未來的檔案利用需要，積極創新檔案管理工作方式，提高檔案管理工作的時代性特點，使檔案管理工作具有一定的創新性和超前性，對于人們利用檔案的方式進行預判，然后對于檔案管理工作進行科學的謀劃，解決會計檔案管理工作滯后性的問題，提高當前會計檔案管理工作的實效性。

2.3 提高檔案管理工作人員專業素質，迎合會計檔案軟件升級的趨勢

在會計檔案管理實踐中，不管采用哪種檔案管理工作形式，其主要工作最終都是要由工作人員來完成。正如前文所述，工作人員的專業素質不高，對于會計檔案軟件升級的了解程度不夠，將直接影響當前會計檔案管理工作的整體進展，給檔案管理工作帶來一定的問題。因此在這樣的情況下，應該在積極提高檔案工作人員專業素質方面多下功夫。也就是說，在會計檔案軟件升級的背景下，應該在充分重視檔案工作的基礎上，配備具有較高專業素質的技術人員，專職負責檔案管理工作。對于原有工作人員素質不高的問題，可以積極開展培訓教育工作。聘請檔案管理工作領域的專家學者，開展講座和實地培訓相結合的方式，強化工作人員對于檔案管理工作的認知，提高工作人員的專業技術水平，加深對于會計檔案軟件升級的理解。強化會計檔案管理工作人員的學習意識，不斷學習現代信息技術和檔案管理知識，避免因為知識體系陳舊而影響會計檔案管理工作的整體水平。同時，為了提高工作人員的積極性，還可以建立相應的監督管理機制[8]。對于在會計檔案管理工作之中表現突出的工作人員，應該給予一定的物質和精神獎勵，而對于那些不認真開展檔案管理工作，學習意識較差的工作人員，給予相應的懲罰措施，或者調整到其他的工作崗位。除此之外，還可以積極招聘相關的技術人員，提高自身會計檔案管理工作人員的綜合素質，促進會計檔案軟件升級背景下的會計檔案管理工作創新發展。

3 結語

綜上所述，會計檔案管理是一項十分系統的復雜的工作，對于會計整體工作也具有比較大的影響。因此在會計檔案軟件升級的背景下，應該積極利用軟件升級的優勢，提高會計檔案管理工作的整體水平，改變傳統的檔案管理工作模式，提高會計檔案管理的針對性和實效性。

參考文獻：

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[4] 李風芹，崔慧婷，王靖旭， 等.互聯網背景下醫院會計檔案管理研究與探討[J].中國總會計師，2018（11）：80-81.

[5] 張婉瑩.新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設[J].行政事業資產與財務，2018（15）：23-24.

[6] 杜明.淺析事業單位會計檔案管理工作存在的問題及解決措施[J].卷宗，2019，9（1）：79.

[7] 趙秀花.基于醫院會計檔案管理的科學化及信息化管理方法分析[J].卷宗，2019，9（2）：35.

[8] 李燦燦.關于完善醫院會計檔案管理，做好財務信息管理工作的探討[J].中國科技投資，2018（31）：144.

【通聯編輯：光文玲】