高校檔案信息化管理中的問題及對策

張紅梅

摘 ? ?要： 針對目前高校檔案信息化管理中存在的基礎設施薄弱、復合型人才匱乏、保密意識不足、規范化程度低等問題，本文提出對策，以期加快高校檔案信息化管理升級，能夠適應時代發展需求。

關鍵詞： 信息技術 ? ?高校檔案 ? ?信息化管理

1.引言

檔案管理主要包括檔案信息管理和檔案實體管理兩方面內容，具體指檔案的編輯、收集、保管、整理及研究等過程。高校檔案包括見證高校發展歷史的具有保存價值的圖像、影像和文字等一系列材料。這些歷史材料不僅具有較高的考古價值，是當代人留給子孫后代的文化遺產，更是高校未來開展人事管理、教學、科研等活動的重要參考。近年來，隨著網絡信息技術的高速發展，其在高校檔案管理工作中表現出了很大的應用潛力。盡管如此，我國高校檔案信息化管理仍存在一些問題，具體表現為基礎設施薄弱、復合型人才匱乏、保密意識不足、規范化程度低等。因此，加快高校檔案信息化管理升級刻不容緩。

2.高校檔案信息化管理存在的問題

2.1高校檔案信息化管理基礎設施薄弱

對國內不同地區的各大高校的檔案科進行調研后發現，基礎硬件設施包括掃描儀、打印機及計算機等的年代相對久遠，更新換代速度很慢。在信息化技術高速發展、電子設備日新月異的今天，高校檔案科的基礎硬件設施已經不能滿足高校檔案信息化管理的要求。具體表現為功能單一、運行速度慢、存儲容量小，只能執行簡單的日常業務。因此，在加快高校檔案信息化管理升級的道路上，還有很長一段路要走。同時，在檔案信息化管理實踐過程中，另一個阻礙來源于操作軟件的單一和落后，且不支持跨庫檢索，使管理人員開展檔案信息化管理工作的難度進一步加大。除此之外，在用戶端，用戶僅能獲得單一的檔案信息資源服務，使用戶體驗大大降低。總之，基礎硬件設施和軟件設施的落后使高校檔案信息化管理工作量加大，工作時間加長，且工作成果并不令人滿意。為了改變“事倍功半”的局面，革新基礎設施顯得刻不容緩。

2.2缺乏檔案信息化管理的復合型人才

在加快高校檔案信息化管理升級的過程中，需要相關人員不僅熟練掌握檔案管理的基本服務流程，更要對信息化、網絡化等高新技術有一定的理解和認識。然而，如今一些高校檔案科的管理人員普遍年齡偏大、以往的紙質檔案管理思想根深蒂固、信息化技術業務能力不熟等。隨著近年來網絡信息技術的高速發展，高校檔案的信息化管理必將成為未來檔案管理的主流趨勢。高校檔案管理人員需要掌握檔案信息的收發、保存、加密、檢索等基礎技能。

2.3高校檔案管理部門的保密意識不足

安全性是衡量檔案管理水平最重要的一個技術指標。一般來說，檔案信息屬于用戶的個人隱私，并不對任何人公開，開展檔案管理工作的首要內容是保證檔案信息的安全性。然而某些高校檔案科的管理人員保密意識不強，沒有認識到用戶個人信息的重要性，采取的防護手段相對簡單，僅靠某些軟件存儲和備份數據。一旦軟件系統出現故障，將不能完整找回，導致難以挽回的事故，給高校和用戶帶來損失。須知，檔案是用戶極重要的材料，保證檔案信息的真實性和安全性是檔案管理部門的本職工作，必須嚴肅對待。

2.4標準規范體系不夠健全

從本質上看，高校檔案的信息化管理是一種系統、科學的管理模式。為了保證正常開展管理工作，采用標準化和規范化管理手段顯得十分必要，只有這樣才能做到整齊劃一。然而，國內各大高校的行政主管部門由于制定檔案管理方法時遵循的標準和實現的目標存在差異，使高校檔案信息化管理出現很多隨機性和不統一性。同時，高校檔案信息化管理只考慮本校實際情況，沒有考慮社會和用戶的需求，相應的統一規范化制度不夠完善。毫不夸張地說，高校檔案信息化標準規范體系是未來順利開展高校檔案信息化管理的前提，對加快高校檔案信息化管理升級意義重大。

3.高校檔案信息化管理的對策

在如今經濟快速發展，人民生活水平日益提高，社會發展邁入新臺階的大趨勢下，我國各行各業的信息化建設和發展都面臨新問題，也涌現出諸多機遇。高校檔案部門作為高校發展和進步的重要環節，應當順應時代發展需求，主動推進檔案信息化管理升級，并做好充足的準備以應對各方面挑戰，努力抓住每一次機遇，時刻保持危機感，在保證正常推進檔案管理工作的同時不斷蛻變，以最好的姿態迎接未來每一次挑戰，以滿足用戶日益增大的檔案管理需求。針對現如今高校檔案信息化管理過程中出現的上述一系列問題，采取相應的改進措施顯得尤為重要。

3.1增加高校檔案信息化管理基礎設施建設的投入力度

為了改善高校檔案資源利用率和管理效率低的現狀，迫切需要加大高校檔案信息化管理基礎設施建設的投入力度。具體從硬件投入和軟件開發兩方面入手。硬件投入方面，應當通過各種方式籌集資金，以配置新一代的攝像機、錄像機、圖文掃描設備、存儲設備、打印機和計算機等硬件設備，為高校檔案信息化管理提供硬件準備。軟件開發方面，在條件允許的情況下，盡可能地在充分考慮檔案管理條件和學校發展實際情況的基礎上，聘請專業的軟件開發團隊開發適用于高校檔案信息化管理的專門軟件，營造良好的高校檔案信息化管理軟件環境。該軟件應當具備操作簡單和功能齊全兩大基本優勢，只有這樣才能保證高校檔案信息化管理有序順暢地進行。

3.2切實加強高校檔案信息化管理人才隊伍的素質建設

檔案管理的對象通常是圖像、影像及文字等一系列材料。為了便于集中管理，需要對孤立、量大、分散的檔案進行分類整理。在進行大量檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業務水平和信息化技術水平與檔案信息化管理效率和水平息息相關。近年來，信息化技術的高速發展對檔案管理人員的業務能力提出了更高的要求。在高校檔案信息化管理中，管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的基本服務流程，更要對信息化、網絡化等高新技術有一定的理解和認識。高校發展的主要目標是培養人才，因此，將檔案管理人員培養成新時代的復合型人才是重要內容。總之，應當樹立以人為本的觀念，努力提高檔案管理人員的工作能力和專業素養，提高檔案信息化管理效率和水平。具體可以從業務培訓和理論培訓兩方面入手：業務培訓即開展有針對性的、形式多樣的實踐操作培訓，逐步提高檔案管理人員的實踐操作能力和網絡應用能力;理論培訓，是聘請計算機專業人才向檔案管理人員講解信息化和網絡化理論知識，逐步提升檔案管理人員的理論知識水平。

3.3積極完善高校檔案信息化管理的安全保護機制

高校檔案信息不僅對用戶具有重要收藏價值，便于日后查詢，而且對高校建設和發展具有十分重要的指導價值。現如今網絡信息的公開化和透明化，使高校檔案信息存在安全隱患，主要表現為檔案信息的遺失、泄露等，將導致無可挽回的事故，給高校和用戶帶來損失。因此，加強高校檔案信息化管理的安全保護機制建設刻不容緩。要求我們不僅從技術上增強安全保護機制，而且要從人為因素上增強高校檔案管理人員的安全保密意識，具體實施方案如下：首先，定期備份檔案數據，以防遺失后難以找回。其次，設定高校檔案管理部門與校內其他部門的信息交換權限，以便及時了解檔案的查詢和使用、歸檔信息。除此之外，還應當設定檔案數據的分析、采集等操作工作權限，以便數據管理。

3.4不斷完善高校檔案信息化管理建設的規章制度

“無規矩不成方圓”，建立科學合理的規章制度是所有組織或部門順利開展工作的前提。在高校檔案信息化管理工作中，檔案材料的整理、收集、歸檔和立案等操作的規范性和有序性均依賴于規范有效的規章制度。然而，規章制度的確立并不是一蹴而就的，需要不斷地實踐和調整，最終一步步完善。一般來說，可以采用訪談和問卷調查的方式征求廣泛檔案管理工作人員的意見，根據他們的實際工作情況初步形成針對性強、操作性強、科學有效、系統全面的規章制度。在按照相應規章制度進行高校檔案信息化管理時，必須確保每項規章制度都能落到實處。除此之外，還應根據實踐過程中的反饋和技術的不斷發展靈活調整規章制度，以適應時代的發展和追求規章制度可操作性的不斷增強。

4.結語

高校檔案信息化管理是新時代背景下高校管理的重要組成部分，建立完善的高校檔案管理模式對當前高校檔案信息化管理意義重大。檔案信息化管理需要在以往紙質檔案保存和管理的基礎上，運用信息化和網絡化技術，提高檔案管理效率和自動化水平。因此，在不斷提高高校管理水平的過程中，必須加快高校檔案信息化管理升級，為建設“數字化校園”不懈努力。

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