應(yīng)收賬款全過程管理

李志峰

摘要：本文從業(yè)財融合、內(nèi)部控制的角度對應(yīng)收賬款管理進(jìn)行了全過程的梳理，達(dá)到提升應(yīng)收賬款的管理水平，實(shí)現(xiàn)財務(wù)對于業(yè)務(wù)的全流程監(jiān)督，提升經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款;內(nèi)部控制

談到應(yīng)收賬款管理，作為營銷業(yè)務(wù)人員，可能會說，營銷人員只負(fù)責(zé)訂貨簽合同，應(yīng)收賬款管理是會計(jì)該管的事，與我們無關(guān)，其實(shí)這樣理解是片面的;作為會計(jì)，可能會說，應(yīng)收賬款不就是銷售了增加應(yīng)收賬款，回款了沖銷應(yīng)收賬款嗎？有什么好管理的呢？如果會計(jì)這么想，這也僅僅是起到記賬會計(jì)的作用。實(shí)際工作中，應(yīng)收賬款管理不僅僅是關(guān)系到一個部門，也不僅僅涉及一個業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，它是涉及多個部門多項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程的管理，本文將著重從內(nèi)部控制的事前、事中和事后三個方面來講述應(yīng)收賬款的全過程管理是如何進(jìn)行的。

一、事前管理

（一）風(fēng)險控制前移，簽訂銷售合同前對客戶進(jìn)行充分的信用調(diào)查工作，建立客戶信用檔案

在正式簽訂銷售合同前，應(yīng)了解顧客的經(jīng)營狀況，可通過以下途徑和渠道查詢顧客的基本營業(yè)信息、信用信息，作為公司的顧客信用檔案數(shù)據(jù)庫。（1）全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng);（2）法院公告網(wǎng)、中國裁判文書網(wǎng)、全國法院被執(zhí)行人信息查詢系統(tǒng)、人民法院訴訟資產(chǎn)網(wǎng)、北大法律信息網(wǎng);（3）市場主體信用信息公示系統(tǒng)、11315全國企業(yè)征信系統(tǒng);（4）巨潮資訊網(wǎng);（5）全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心;（6）有數(shù)金服。并針對客戶的不同級別提出不同的付款條款、違約條款及質(zhì)保金要求，每年進(jìn)行更新。對需要墊資的重大項(xiàng)目要分析其宏觀經(jīng)濟(jì)政策，出具可行性研究報告，作出是否墊資的決策。

（二）制訂并不斷完善控制不良應(yīng)收賬款發(fā)生的制度保障體系

制定營銷項(xiàng)目評審管理制度，規(guī)范公司營銷項(xiàng)目在供貨合同承簽之前的評審管理，規(guī)避供貨合同風(fēng)險，滿足招標(biāo)文件要求，提高投標(biāo)質(zhì)量和中標(biāo)率。制度要規(guī)定營銷項(xiàng)目的評審員、評審內(nèi)容、評審方式、產(chǎn)品報價的確定和審批、評審記錄的上報和考評、供貨合同的合法性審批等方面的管理要求。

建立營銷活動法定代表人授權(quán)書管理制度，規(guī)定營銷活動法定代表人授權(quán)書的分類、管理人員及格式、材料提供、辦理程序、備案、使用期限等方面的管理要求，規(guī)范營銷活動法定代表人授權(quán)書的管理，保證授權(quán)書的合法合規(guī)使用。

通過供貨合同管理制度規(guī)定供貨合同的合同號、簽訂及上報程序、執(zhí)行過程中的風(fēng)險、供貨合同的變更、供貨合同的印章及保密等方面的要求，規(guī)范對供貨合同檔案的要求，包括合同履行記事、合同變更修改通知單、顧客往來傳真函電、發(fā)票交接回執(zhí)單、產(chǎn)品竣工報告或產(chǎn)品交接單等內(nèi)容。

通過供貨合同風(fēng)險管控管理制度對生產(chǎn)組織與過程風(fēng)險管控、產(chǎn)品交付及銷售管控進(jìn)行規(guī)范，對有不良趨勢的情況應(yīng)及時采取措施挽回?fù)p失，提前識別風(fēng)險并在執(zhí)行過程中防范供貨合同風(fēng)險的產(chǎn)生和擴(kuò)大，著力降低公司經(jīng)濟(jì)損失。

通過貨款回收管理制度確定各部門職責(zé)，對回款計(jì)劃、執(zhí)行、交接、抹賬等流程進(jìn)行規(guī)范，并建立款項(xiàng)回收分析制度，加強(qiáng)對營銷人員工作過程的監(jiān)督，確保貨款回收應(yīng)收盡收。

二、事中管理

（一）在制訂相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按制度執(zhí)行，防止不良應(yīng)收賬款的產(chǎn)生

在進(jìn)行前期客戶信用調(diào)查和合法性評審，并簽訂供貨合同后，要加強(qiáng)生產(chǎn)組織與過程風(fēng)險管控，在合同生效條件不具備、顧客未書面通知項(xiàng)目啟動、訂單未正式生效前，嚴(yán)禁盲目投料，對于未獲國家各級發(fā)改委、環(huán)保部門審批通過的項(xiàng)目，應(yīng)采取更慎重、更嚴(yán)格的投料控制。合同預(yù)付款不足額到位不得實(shí)質(zhì)性投料，進(jìn)度款未按節(jié)點(diǎn)足額支付產(chǎn)品不得產(chǎn)成，提貨款不足額到位不得發(fā)貨;應(yīng)建立營銷、生產(chǎn)、財務(wù)聯(lián)席會議制度，每月對當(dāng)期的投料計(jì)劃進(jìn)行審批會簽。營銷主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合顧客信用等級、顧客項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時對存在停滯、暫停風(fēng)險的敏感合同的投料計(jì)劃提出調(diào)整意見。對新接到的合同變化信息（待撤銷、暫停、不確定），營銷部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)、采購、財務(wù)、設(shè)計(jì)等相關(guān)部門。如產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)根據(jù)合同約定及時落實(shí)質(zhì)量問題情況，如質(zhì)量問題是由于供應(yīng)商所供產(chǎn)品導(dǎo)致，營銷部門必須將情況通報給采購、生產(chǎn)、財務(wù)等部門，須在同意顧客進(jìn)行扣款前，取得供應(yīng)商對質(zhì)量問題、質(zhì)量扣款金額的書面確認(rèn)，以進(jìn)行應(yīng)收賬款風(fēng)險轉(zhuǎn)移。

（二）發(fā)揮會計(jì)監(jiān)督作用，及時掌握應(yīng)收賬款的變化情況

1.加強(qiáng)財務(wù)基礎(chǔ)管理工作，提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

一是負(fù)責(zé)對客戶開具發(fā)票情況的審核，在收到紙質(zhì)客戶簽收回執(zhí)單及安裝調(diào)試驗(yàn)收報告的情況下，核實(shí)客戶簽收回執(zhí)單真實(shí)性、完整性，防止未發(fā)貨提前銷售和已發(fā)貨滯后銷售。二是銷售發(fā)票讓客戶簽收后，應(yīng)及時與客戶財務(wù)部門核實(shí)該發(fā)票的掛賬情況，防止客戶人員變動出現(xiàn)發(fā)票丟失現(xiàn)象。三是按客戶的每個銷售合同正確記錄應(yīng)收賬款，日常配合銷售部門核對每個客戶的往來情況，避免賬務(wù)混亂問題發(fā)生。四是負(fù)責(zé)空白收據(jù)的申請、開具、領(lǐng)用、傳遞、退回、作廢、歸檔、串用、丟失等業(yè)務(wù)辦理的管理。收款收據(jù)是表示客戶交款的有效憑據(jù)，應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。同時營銷部要負(fù)責(zé)對已開具收據(jù)的回款情況進(jìn)行跟蹤，并對已開具收據(jù)但未回款的收款收據(jù)組織清查。經(jīng)營單位依照制度要求管理和使用收款收據(jù)，負(fù)責(zé)建立收款收據(jù)管理細(xì)則和管理臺賬。

2.建立壞賬準(zhǔn)備金制度，提高企業(yè)承擔(dān)壞賬風(fēng)險的能力

企業(yè)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備采用個別認(rèn)定法和賬齡分析法相結(jié)合的政策。實(shí)際工作中核銷壞賬時要注意以下幾點(diǎn)：一是準(zhǔn)確地判斷是否為壞賬，應(yīng)由營銷、法律及財務(wù)部門共同確定;二是對確認(rèn)不能回收的應(yīng)收賬款要確認(rèn)壞賬損失，要有合理的依據(jù)及本單位的董事會決議、會計(jì)事務(wù)所出具的專項(xiàng)報告，才能稅前列支。

（三）營銷業(yè)務(wù)人員對每個客戶按照銷售合同建立臺賬，做好銷售合同的管理

項(xiàng)目執(zhí)行過程中，營銷業(yè)務(wù)人員要積極跟蹤貨款回收情況，手工制作應(yīng)收賬款分類明細(xì)匯總表，明細(xì)要包括客戶名稱、產(chǎn)品名稱、銷售合同號、發(fā)票開具時間、累計(jì)回款額、最后一筆回款時間、質(zhì)保金比例、質(zhì)保金金額、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、銷售區(qū)域、客戶所屬行業(yè)等信息。尤其關(guān)注到期應(yīng)回未回款金額、應(yīng)回未回款的原因。每月召開回款專題會議，對上月客戶回款計(jì)劃執(zhí)行情況及本月回款計(jì)劃進(jìn)行討論，對應(yīng)收賬款金額較大、賬齡較長的客戶進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和管理。

三、事后管理

（一）為加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收賬款催收責(zé)任制

將銷售業(yè)績與賬款回收結(jié)合起來，強(qiáng)化風(fēng)險意識和主體意識，并作為經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的主要指標(biāo)和業(yè)績及離任審計(jì)的考核指標(biāo)。將回款情況與個人收入掛鉤，量化獎懲措施，調(diào)動營銷人員的積極性，將年初的個人回款計(jì)劃與年末的獎懲結(jié)合，成立風(fēng)險防范小組，對風(fēng)險合同及長賬齡應(yīng)收賬款進(jìn)行定期分析，下發(fā)通報，按“四定”原則，定人、定事、定時間、定措施，強(qiáng)力回款。對風(fēng)險項(xiàng)目，要爭取全面銷號，對暫停的項(xiàng)目要簽訂書面協(xié)議，對項(xiàng)目的損失情況進(jìn)行結(jié)算，對項(xiàng)目處理要有定論，該解除合同果斷決策解除。

（二）制訂合理的催款措施

企業(yè)在制定催款政策時，應(yīng)注意講究方式方法，應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款掛賬時間長短、欠繳金額大小、不同客戶情況、不同產(chǎn)品類別等方面，采取不同的催款策略，達(dá)到既把賬款收回、又不失去客戶的目的。具體可通過抹賬、債務(wù)重組、債轉(zhuǎn)股、聘請專業(yè)收賬人員催款等多種方式進(jìn)行回款。由于應(yīng)收賬款訴訟期兩年，超過時效期，將無法收回，因此在18個月時就要采取法律措施，要有超賬期預(yù)警機(jī)制。同時要掌握好寬嚴(yán)界限，擬定最佳收賬計(jì)劃，使收賬成本最低、效益最大化。

（三）定期對債務(wù)方進(jìn)行函證

應(yīng)收賬款形成以后，應(yīng)定期對債務(wù)方進(jìn)行函證，要取得具有法律效力的書面文件，避免口頭承諾，請對方在對賬單上簽字，并加蓋單位公章予以確認(rèn)，這也是最終通過法律手段尋求債權(quán)保護(hù)的起碼要求。否則長期不對賬，有很多是對不上的，如發(fā)票未入賬、記錯賬、單位名稱變更等原因?qū)е聦Σ簧腺~。并及時將對賬資料歸集存檔，會計(jì)應(yīng)定期有計(jì)劃的與銷售人員一起出差去客戶處對賬，針對對賬結(jié)果及時調(diào)賬處理。

四、總結(jié)

綜上所述，應(yīng)收賬款是一項(xiàng)十分重要的資產(chǎn)，是企業(yè)僅次于資金的重要資產(chǎn)，關(guān)系著企業(yè)的生死存亡，通過對健全有效的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制，可有效加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少呆壞賬，降低管理成本，提高企業(yè)利潤，也將營銷、財務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)部門及工作結(jié)合起來，能夠充分發(fā)揮整體的作用，以順利達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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