論國有施工企業辦公室系統建設新思路

趙敏

摘 要：隨著社會的發展進步，在新形勢下，具有重要政治、經濟和社會責任的國有企業管理發展也面臨著新的挑戰，尤其作為國有企業中樞機構的辦公室，也同樣面臨著與企業發展不相適應的諸多亟待解決的弊病和管理漏洞。要解決與企業發展不相適應的矛盾，首先要打破辦公室陳舊的管理觀念，不斷創新，探尋適應辦公室管理新理念新模式新方法，以滿足不斷發展的企業需要。

關鍵詞：國有企業;辦公室系統;新思路

在國有企業里，辦公室作為管理中樞，是企業的形象代表和綜合管理服務中心，是服務于企業領導和所屬各單位的核心部門。辦公室工作水平的高低，一定程度上直接影響著企業的辦事管理效率、發展質量和綜合社會形象等。

一、當前辦公室系統管理現狀及存在的主要問題

1.自身核心業務職能發揮不充分。辦公室管理事無巨細，事務多而雜。除正常公務、事務和服務等事項外，辦公室還有物業管理、餐廳管理、小車隊管理、信訪保衛等類相關職能，此外一些應急性、突發性以及歸屬部門不明確的臨時性事項，通常也交由辦公室負責，久而久之，辦公室就成了公司的“總管、雜管、多管”部門，弱化了辦公室的核心業務職能和職責定位。

2.缺乏創新性工作思路。由于崗位的特殊情況，辦公室人員得到的外出交流、學習的提升機會屈指可數，憑習慣和經驗辦事成為多年來沿習的常態。加之，辦公室各項工作永遠處在“進行時”，疲于應付日常事務，對全局性工作的深入研究難以投入精力，不能給領導決策提供較有價值的建議。

3.管理模式落后，公務管理效率不高。目前，施工企業辦公室缺乏規則化、標準化的新型管理制度，員工工作積極性不高、崗位職責尚不明確、缺乏規范可行的規章流程，辦公室的各項公務管理工作一直處于被動的狀態，缺乏行之有效的、系統的規章制度。

4.人員素質普遍不高。對施工企業來講，在人才引進添補上辦公室幾乎是空白，尤其是專業的具備文學素養和公文寫作的人才極其匱乏，極大地影響了工作效率和水平。

5.晉升空間小，辦公系統人員積極性不高。辦公室工作人員時常有一種付出遠大于收獲的感覺，工作積極性也在一定程度上大打折扣。所以大多數人愿意從事專業性較強的業務工作，不愿進入辦公室系統工作。同時，因業務受限，晉升的去向多為黨群部門，對專業性較強的施工技術、工程管理、設計、經營預算等專業系統，只能望塵莫及。

二、提升施工企業辦公室系統管理新思路

1.樹立高度的責任感，強化服務理念。作為辦公室人員，一方面要增強政治意識，熟悉黨和國家的方針政策、法律法規以及企業的基本業務板塊，提高政治敏感性，做好領導的參謀助手。另一方面還要增強學習意識，開闊眼界，廣泛涉獵與辦公室工作相關的知識，不斷提升個人的工作本領。緊緊圍繞辦事、辦文、辦會，開展切實有效的業務培訓，提升辦公室人員整體素質和服務水平。圍繞“服務發展”，打造熱情服務、主動服務和快捷服務的大格局。正確處理好對上與對下服務的關系，既要為領導層做好服務，還要為平級部門之間及下屬單位做好協調服務。

2.推進企業內部辦公系統建設，提升企業整體辦公水平。系統建設，首先，就要對所屬二級、三級管理機構的辦公室從辦文、辦會、辦事等方面進行統一規范管控。施工企業內部各層級經營機構的辦公室業務水平層差不齊，專業辦公人員缺乏，業務水平低下。因此，總部要結合企業實情，對基礎業務進行“標準化”處理，建立一套行之有效的可操作性強的“標準化操作樣板”和制度規范，推行到各二級、三級辦公室貫徹實行，規范基層辦公室基本業務處理能力。其次，對整個三級機構辦公室系統人員情況進行掌握，對人員的內部流動、考核評價等進行全面監管，樹立總部權威，強化管控。第三，建立系統培訓、考評機制。對系統內各級辦公室人員基礎業務工作進行培訓并不定期抽查業務，包括對公文處理、公務接待、印章管理、報銷核銷等業務的規范操作等進行檢查、評比和整改，推動辦公室整體水平有效提升。第四，構建大督辦格局。推動各項工作落實按照分工和歸口進行責任歸屬，建立健全辦公系統督查責任制，形成從上到下的督辦網絡，圍繞集團的重要會議精神、重大決策、重要部署和領導批示、交辦的事項等，加強檢查督辦和綜合協調。

3.創新工作新思路，開創工作新局面。隨著國有企業內部改革的深入推進，新問題和新矛盾不斷出現。辦公室人員必須要有創新的思維和開拓的思路，適應企業發展需要。及時總結經驗體會，提出新觀點、新思路，形成創造性開展工作的習慣和風格。在處理具體事務性工作上也要積極創新，充分利用信息化手段，在降低成本的同時，提高事務性工作的處理節奏。

4.加強制度建設，建立健全辦公室崗位責任制。規范辦公室各崗位的基本業務、工作程序，既要分工明確、分工有致，還要分工有序，將辦公室每一項工作歸屬責任到人既要與上級主管部門建立業務對口聯系，還要與下屬各層級辦公室進行業務歸口對接，確保每項工作歸口不缺位，形成上下聯動的辦公網絡體系，推動員辦公室系統建設步入制度化、規范化軌道。同時，橫向要與各部門之間在辦文、辦會以及其他事務性工作建立常態化聯系人，確保辦公室服務部門工作協調有序。

5.抓好隊伍建設，打造高素質辦公系統團隊。堅持每月辦公室系統例會制度，針對階段性工作情況包括存在的問題等及時通報，通過分析討論解決，促進相互學習交流、促進，使辦公室系統人員始終保持積極向上的良好精神狀態。堅持人性化管理，加強人員培養，多提供外出交流鍛煉平臺，從晉升、待遇、感情上多給予關心和幫助，營造良好的工作氛圍，激發辦公室團隊干事創業的熱情。正確處理好崗位工作效率與整體工作效能的關系。

總之，辦公室工作是一項需要長期優化改進的工作，尤其針對施工企業辦公系統，更要結合自身實情，定期總結，及時分析，總結經驗，彌補漏洞，不斷夯實，改進提升。隨著企業改革步伐的不斷加大，辦公室系統工作的創新發展也面臨嚴峻挑戰，需要我們辦公室系統人員進一步解放思想，勇于挑戰，克難求進，不斷創新，為保障企業的良好運轉不懈努力。