關于大數據時代學校人事檔案管理的信息化分析和思考

張養民

摘要：學校人事工作處于學校整體工作的核心位置，是其他工作開展的基礎。人事檔案是學校評先樹優和職稱晉升的重要憑證，是學校擬定人事決策和制定人事規劃的重要依據。新時期，學校人事工作必須要保持純潔性、先進性和公正性，根據干部以及教職工的具體能力，實現人崗匹配，保障其他工作有效開展。大數據時代，學校人事檔案管理工作表現為信息化、智慧化、規范化和數字化的特點。本文立足于大數據時代背景，就大數據技術與干部人事檔案、教職工人事檔案的融合予以剖析，以期能夠彰顯人事檔案價值。

關鍵詞：人才;數字化;大數據;人事檔案

一、人事檔案管理的信息化基本理論概述

（一）人事檔案管理信息化的概念

自從學界首次提出“檔案信息化”這一概念起，學者們開始從不同視角對該命題加以研究，取得了一定的成果[1]。基于大數據生態視域下的人事檔案管理信息化，主要是指將數字化信息融入到人事檔案管理的各個流程，將紙質檔案轉化為數字化檔案的同時，對電子類文件進行歸檔處理，實現人事檔案的全面數字化管理，革新人事檔案管理結構。

（二）人事檔案管理信息化的特征

第一，節約資源性。人事檔案管理信息化使得部分手工勞動被人事檔案管理系統所替代，單位在人力、物力和財力上的支出減少。與此同時，由于工作環節的縮減，使得人事檔案管理人員能夠更加專注于檔案服務領域，為學校開展人事工作提供更加全面和優質的服務，提升人事工作運轉效能。第二，網絡性。人事檔案管理信息化涉及到數字化信息技術的應用。為了提升人事檔案傳輸的便捷性，拓展人事檔案接收渠道和傳播渠道，必須要依賴互聯網這一載體，實現跨單位利用和跨區域利用。第三，技術性。人事檔案管理信息化涉及大量的信息技術，對人事檔案管理人員的能力要求提升[2]。人事檔案管理人員如果不能適應這一變化，就會很快被時代所淘汰。

二、大數據時代學校人事檔案管理的信息化策略

（一）以安全管理為核心，加強安全管理

辯證法強調事物的辯證原理和兩面性原理，信息技術革新人事檔案管理機制的同時，也使得人事檔案管理工作面臨著新的挑戰。木馬、黑客等病毒程序不僅會損毀人事檔案中的信息，還可能被不法份子用以篡改檔案信息，影響人事工作可持續化發展。為此，有必要通過信息技術對人事檔案進一步加密，去除許多不必要的安全隱患。第一，區塊鏈技術可以實現信息資源的點對點傳輸，為檔案安全管理提供了新契機。檔案管理人員可以將區塊鏈技術融入到檔案傳輸環節，防止人事檔案在傳輸過程中遭到損毀和非法訪問。第二，數字秘鑰技術可以對檔案資源中的內容進行加密，防止不具有訪問權限的人員非法訪問人事檔案。為此，檔案管理人員要加強與人事組織工作人員的溝通，明確訪問權限。第三，數字水印技術可以將人事檔案資源變為只可讀模式，在數字人事檔案中加入數字水印或者專業代碼。為此，檔案管理人員可以將數字水印技術融入到人事檔案管理數字化系統當中，通過管理系統自動在人事檔案中加入數字水印或者專業代碼，降低數字人事檔案被篡改的可能性。

（二）培養信息化人才，確保管理工作的規范性

需要注意的是，單純的將信息技術融入到人事檔案領域并不符合大數據時代人事檔案管理的實質。在大數據時代，主要是強調信息技術對人事檔案管理質量的作用。人事檔案管理人員作為該項工作的基礎性因素，直接影響到人事檔案管理工作的科學程度、創新程度以及規范程度。對于數字時代人事檔案管理工作而言，專業素養強、理論水平高以及信息技術運用能力強的檔案管理人員往往能夠快速適應檔案事業以及時代發展變化，為學校人事檔案管理工作建議獻策。第一，學校要健全人才交流訪問機制，定期組織人事檔案管理人員前往具有優秀管理經驗的高校、檔案館或者檔案局進行交流，拓展本學校人才的視野面。第二，學校要立足于人事檔案管理需求以及學校現有資源，優化本校培訓內容，加強人事檔案管理人員在運用數字化技術的能力，提升人事檔案管理人員的法律意識和政治素養。第三，學校培訓人員要積極聽取人事檔案管理人員的反饋，針對人事檔案管理人員知識漏洞、專業技能缺陷，為其提供更有針對性的培訓活動，防止培訓形式化和走過場化。

（三）完善信息化管理機制

為了實現學校人事檔案管理專業化、流程化和科學化，學校必須要健全信息化管理機制，指引并規范人事檔案管理人員的管理行為。第一，學校可以對現有管理流程進行優化，根據人事檔案管理人員數量以及人事檔案管理系統基本情況，細化職責分工，實現分工化管理和專門化管理。第二，學校要明確數字檔案收集標準、歸檔標準、錄入標準以及交接標準，確保人事檔案管理工作的各個環節協調和銜接，實現人事檔案管理提速、提質和提量。第三，合理制定績效考核和責任落實機制，增加信息化建設在績效考核中的比重，明確信息化管理中的安全責任，實現人事檔案全方位管理。

三、結束語

依法治國生態視域下，學校必須依法依規用人，加強人事檔案管理，嚴格審核人事檔案信息，防止弄虛作假等情況的發生。人事檔案管理表面上看是一種信息資源管理，實質上是對人的管理。人事檔案中記錄的信息將直接關系到人事工作的開展動態以及開展方向，決定人事工作的公平性、科學性和規范性。在大數據時代中，學校要堅持安全第一性，在確保人事檔案安全管理的基礎上，對人事檔案進行利用。人事檔案管理人員則要用更加規范、標準的行為對待本職工作，服務于學校人事工作。未來區塊鏈技術、移動終端技術以及數據庫技術的進一步發展，人事檔案管理工作還會迎來新的變革。但筆者相信，在國家檔案管理法規不斷健全以及學校管理人員的努力下，學校人事檔案管理工作會迸發出新的活力。

參考文獻：

[1]丁振偉，劉偲偲.論數字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺世界，2017 （24）：33-35.

[2]吳雪梅.數字化人事檔案管理系統功能分析[J].中國管理信息化，2013，16 （06）：76-77.