關于行政事業單位實物資產清查過程中的注意事項探討

吳庭威

在新時期背景下，行政事業單位開展實物資產清查工作，有利于摸清家底。本文通過對行政事業單位實物資產清查過程中的注意事項進行探討，希望對提高實物資產清查的質量有所幫助。

開展實物資產清查工作對行政事業單位來說具有重要的作用，可以摸清行政事業單位的家底，并提高財務管理工作的質量。清查人員應該明確實物資產清查的內容，并在清查過程中注意有關事項。因此，對行政事業單位實物資產清查過程中的注意事項進行探討，其意義十分重大。

一、行政事業單位實物資產清查工作內容及其要點

行政事業單位實物資產清查工作內容及要點具體表現在以下方面：首先，行政事業單位實物資產清查需要提前進行準備，大致明確清查的內容和狀況。重點工作內容是統計分析行政事業單位基本信息；其次，對行政事業單位的各項實物資產進行梳理，對單位實物資產變更情況進行校對；再次，在清查行政事業單位實物資產的過程中，如果發現盤盈或盤虧的情況，應對其進行專門分類的處理，并提出建設性的意見；再次，資產清查人員應該在財務部門的統一領導下進行清查，并在清查過程中遵守國家的法律法規，對于其中的異常情況應及時關注并核對；此外，在工作中發現的問題應及時分析和記錄，并在分析的基礎上，制定解決問題的方案，提出解決問題的方法，但要確保修訂后的方案，不要對后續工作造成影響；最后，對清查過程中新出現的問題應及時整理和存檔，如果無法處理，應該將其上報給主管部門。

二、行政事業單位實物資產清查過程中的注意事項探討

（一）盤點實物資產，并關注資產質量

《行政事業單位資產清查工作》中對實物資產清查的程序和方法進行了規定，這個程序和方法就是實物盤點。實物盤點提出了兩方面的任務要求：一是核對賬存數和實存數，通過對這兩項內容進行對比，可以清查實物資產數量上的盤盈或盤虧，這也是認定實物資產存在性的一種方式；二是資產清查人員還應在清查實物資產的過程中，對資產的質量和使用狀況進行評價，需要將一些喪失使用價值和報廢的資產進行清查。例如：截至到清查日，某家醫院已經過期的藥品和試劑，雖然其形態尚未發生變化，但卻失去了內在的使用價值，應該將其歸類于報廢實物資產。

但是在清查一些需要保密的實物資產時，例如：配方、制造工藝、危險性高的氣體時，不需要檢查實物，而是檢查與這些實物資產的有關的管理制度、合同、發貨單和驗收單等。此外，對于一些特殊的儀器和設備來說，清查人員很難對其質量和使用狀態進行檢查，為此，有關部門應聘請專業的機構，對這些設備和儀器的使用性能進行檢查和鑒定，并將檢查和鑒定結果作為實物盤點的依據。

（二）關注實物資產的權屬

在進行實物資產的清查過程中，不僅要對資產的質量和價值進行關注，還要對資產的權屬進行明確。究其原因，主要是我國部分行政事業單位對實物資產的產權登記并不重視，“因而行政事業單位相當部分的實物資產都不具備產權證書”。例如：房屋沒有房產證，所用土地沒有土地使用證等。雖然一些實物資產進行了產權認證，但存在使用者和擁有者不是同一個單位的問題，例如：某些行政單位使用的車輛，掛的是企業牌照，還有一些企業的車輛，掛的是行政事業單位的牌照。還有一部分行政事業單位的房改房，以一半產權的方式出售給員工，而房改房另一半的產權則歸單位所有，行政事業的財務人員對這類實物資產并未進行記錄，還有一些行政事業單位在劃撥資產時，是無償的，沒有辦理相應的產權變更證明。

由此可以看出，行政事業單位由于受到多種原因的影響，其實物資產的產權并不明確，賬面資產和實際資產存在較大的差別。因而，實物資產清查人員在進行行政事業單位實物資產盤點的過程中，必須要對實物資產的產權進行審核，對產權不明確、不清晰的實物 資產，應要求資產所有方出具材料，以證明資產所屬權，在明確資產歸屬后，應要求資產所有方盡快辦理產權登記。如果在盤點過程中，出現產權糾紛，工作人員應及時將情況報告給領導部門，并將《行政單位國有資產管理辦法》作為劃分產權的依據，對資產產權進行界定。此外，工作人員還應對以下幾種情況進行關注，一是保管資產；二是代銷資產；三是代購資產；四是租入資產；五是借入資產。這些資產都不是行政事業單位自有的資產，如果在清查過程中不關注這些情況，很容易導致清查出現錯誤。常見的錯誤就是盤盈或盤虧，為此，清查人員一定要予以重視。

（三）重點關注賬外資產

我國行政事業單位所執行的會計制度與普通企業相比，存在一定的特殊性。行政事業單位的實物資產，如果屬于固定資產，需要在成本費用或專項支出中進行列支，然后再進行固定資產和固定基金科目余額的增加。但存在一部分行政事業單位獲取固定資產的方式為無償劃撥，并且在劃撥過程中，缺少相應的手續，固定資產的增加也沒有在財務報表上體現；還有一部分行政事業單位分別記錄基建賬和財務賬，最終導致基建賬上的實物資產和財務賬上的實物資產互相混淆，無法被有效區分。

基于上述原因導致的賬外資產情況，工作人員在進行實物資產清查的時候，不僅要采用以賬盤物的方法，還要見物盤賬，只有見到實物后才能進行對賬，這樣一來，行政事業單位實物資產清查才會更加準確。

（四）實物資產盤盈、盤虧、報廢的處理需要取得合法有效的證據

國家在頒布的《行政事業單位資產清查工作指南》中要求：行政事業單位在清查實物資產的過程中，如果存在盤盈、盤虧、報廢的實物資產，必須要取得合法且有效的證據。具體包括以下方面：

1.外部證明

外部證明應該具備法律效力，例如：司法機關的裁決證明，有關部門的資產劃撥文件等，與其他證據相比，外部證明更具證明力和可靠性。

2.中介機構的鑒定證明

中介機構的鑒定證明主要是指資產評估報告，這種鑒定證明一般會由評定機構或會計事務所提供。其作用為實現對賬外資產價值的確定。

3.經濟行為的內部證據

內部證據主要包括：購物發票、資產盤點表、付款憑證、購物協議，以及單位內部對資產報廢進行鑒定的資料等

工作人員在獲取這些證據以后，管理人員應該組織工作人員對這些證據的合法性和有效性進行仔細的審查，在必要時，應該讓評估機構等社會中介機構就該項證據單獨出具鑒定報告，并將審查結果作為審批資產損溢的依據，如果資產損溢情況較為嚴重，應該報告給上級有關部門審批，并依法追究有關單位或人員的責任。

三、結論

綜上所述，行政單位實物資產清查工作的開展，有利于促進行政事業單位的發展。但是在進行實物資產清查過程中，工作人員應該把握清查工作的內容和要點。與此同時，還要對實物資產的質量、權屬、賬外資產和證據等事項進行關注，只有這樣，才能確保資產清查的有效性。（作者單位：廣東天華華粵會計師事務所有限公司）