探討高校設(shè)備檔案管理存在的問題及對(duì)策

陳華

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校在科研方面的投資力度也不斷加強(qiáng)，購置的教學(xué)和科研設(shè)備、儀器等工具在精度上愈加精密，在數(shù)量上不斷增加，這就凸顯了設(shè)備檔案管理的重要性。設(shè)備檔案管理水平的高低直接影響著學(xué)校的教學(xué)水平和科研的發(fā)展和進(jìn)步。

一、高校設(shè)備檔案的特點(diǎn)

高校的設(shè)備檔案管理包括從設(shè)備采購、驗(yàn)收到使用、維修、升級(jí)等各個(gè)環(huán)節(jié)的各種材料和信息。從設(shè)備檔案上可以直接看出這個(gè)設(shè)備所經(jīng)過的所有狀態(tài)，是一個(gè)不可斷裂的整體。

從儀器、設(shè)備本身來看：高校儀器的設(shè)備多用于化學(xué)、生物、物理、電子、計(jì)算機(jī)等各科目實(shí)驗(yàn)室，設(shè)備種類繁多，而且隨著社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，設(shè)備的精密度、精準(zhǔn)性、先進(jìn)性會(huì)更高，這也對(duì)設(shè)備檔案的管理提出了更高的要求。

從設(shè)備檔案內(nèi)容上看：設(shè)備采購環(huán)節(jié)的檔案有采購標(biāo)書、合格證書，說明書等材料，設(shè)備到貨的檔案有設(shè)備調(diào)試記錄，到貨時(shí)間等，設(shè)備使用的檔案有使用制度，維修記錄等。

從保管期限來看，有些設(shè)備本身使用時(shí)間就不長，或者使用過程中出現(xiàn)不能維修的狀況，設(shè)備將會(huì)被淘汰，需要引進(jìn)其他新設(shè)備，所以設(shè)備檔案的保管期限會(huì)隨著設(shè)備的淘汰而終止，很少一部分設(shè)備檔案是長期的或者永久的。

二、高校設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）設(shè)備檔案管理得不到重視

隨著科研水平的進(jìn)一步提高，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于引進(jìn)大型高精尖儀器和設(shè)備還是能夠意識(shí)到重要性，但是對(duì)于設(shè)備的檔案管理的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備檔案管理，就容易引起一些其他問題，如設(shè)備檔案管理制度不健全，使用過程中出現(xiàn)的問題無人負(fù)責(zé)，設(shè)備檔案管理人的專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，管理技術(shù)落后，設(shè)備使用年限不祥等。

（二）設(shè)備檔案內(nèi)容不完整

高校領(lǐng)導(dǎo)不重視設(shè)備檔案管理，也導(dǎo)致設(shè)備檔案內(nèi)容不健全，容易有空白項(xiàng)。有些設(shè)備可能從購買到到貨到使用，甚至一直到報(bào)廢都沒有檔案記錄。檔案內(nèi)容不夠詳細(xì)，比如缺少說明書，就容易導(dǎo)致出現(xiàn)使用困難，不知道怎么維修的情況，缺少維修記錄，就不知道什么時(shí)候需要對(duì)儀器或者設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)。設(shè)備檔案內(nèi)容不完整，也影響到高校設(shè)備整體的使用率和淘汰率。

（三）管理手段較落后

高校設(shè)備檔案的管理還沒有利用信息化手段，還是傳統(tǒng)的手工記錄和紙質(zhì)保存。設(shè)備檔案管理員人工記錄檔案的使用或者維護(hù)信息，在再次查閱檔案的時(shí)候，就容易遇到困難，紙質(zhì)保存的檔案，如果發(fā)生不可抗逆因素，很容易丟失，就會(huì)給科研或者教學(xué)帶來困難。

三、加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理的新舉措

（一）強(qiáng)化設(shè)備檔案管理意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的前提，意識(shí)提高了，重視程度加強(qiáng)了，設(shè)備檔案管理的工作就能夠步入正軌。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)備檔案管理員的管理意識(shí)，積極主動(dòng)的完善制度并且加強(qiáng)技術(shù)手段保證設(shè)備檔案管理的健全。在設(shè)備檔案管理出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)或者其他方面的困難時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要給予大力支持，積極協(xié)調(diào)解決問題，確保設(shè)備檔案管理良好運(yùn)行。

（二）完善設(shè)備檔案管理制度

制定并且完善高校設(shè)備檔案管理制度既是使用設(shè)備的需要，也是高校管理工作的任務(wù)。認(rèn)真學(xué)習(xí)并且貫徹執(zhí)行上級(jí)部門對(duì)于高校設(shè)備檔案管理的各項(xiàng)要求。完善設(shè)備檔案的保管制度、檔案的歸檔制度、檔案的統(tǒng)計(jì)制度、檔案的開放制度以及檔案管理人員的工作崗位制度。明確具體的管理人員，分工負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，把工作明確分配到具體的每個(gè)崗位，確保環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)問題。制度建立后，在保管或者歸檔設(shè)備檔案的時(shí)候要嚴(yán)格依據(jù)制度，不能敷衍了事。

（三）提高設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)

設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)直接關(guān)系到設(shè)備檔案管理的水平。提高設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)可以從兩方面進(jìn)行。一是安排專業(yè)知識(shí)性強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的管理，可以在校內(nèi)通過公開招聘的方式進(jìn)行，公平、公正、透明的選拔出適合崗位的人才。二是加強(qiáng)對(duì)兼職設(shè)備檔案管理人員的培訓(xùn)，由于高校設(shè)備的復(fù)雜性高，數(shù)量眾多，可以讓部分教師兼職參與到設(shè)備檔案管理的工作中來。要定期或者不定期的開展設(shè)備檔案管理培訓(xùn)，讓兼職管理員熟悉管理規(guī)章制度，并保證嚴(yán)格執(zhí)行，熟悉設(shè)備管理的內(nèi)容和程序，確保兼職管理員都能勝任崗位的需要。

（四）實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息化管理

實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息化管理，既能提高設(shè)備檔案的管理水平，保護(hù)好設(shè)備的各類檔案，又能提高設(shè)備的使用率，提高設(shè)備檔案為科研服務(wù)的水平。建設(shè)高校設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，錄入設(shè)備的全部信息，不僅實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的紙質(zhì)保存，也能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)備檔案的查詢和信息完善。設(shè)備檔案的管理人員根據(jù)設(shè)備需要及時(shí)對(duì)設(shè)備檔案信息進(jìn)行更新，設(shè)備使用人員根據(jù)自己的權(quán)限查閱設(shè)備的購買、使用或者維修信息，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，高校設(shè)備檔案要服務(wù)于設(shè)備，服務(wù)于科研，服務(wù)于高校，服務(wù)于教育事業(yè)。通過強(qiáng)化管理意識(shí)、完善管理制度、提高管理人員素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息化管理來提高高校設(shè)備檔案的管理水平，這將有利于提高設(shè)備利用率，有助于提高高校科研水平，有助于學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，也有助于教育事業(yè)的發(fā)展。（作者單位：湘潭醫(yī)衛(wèi)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）