淺談高校圖書(shū)館辦公室人員的素質(zhì)要求

陳曉晴

【摘 要】高校圖書(shū)館辦公室是圖書(shū)館的核心部門，工作內(nèi)容繁瑣，對(duì)內(nèi)管理圖書(shū)館的大小事務(wù)，對(duì)外與校內(nèi)部門打交道，處理行政工作。作為如此圖書(shū)館重要的部門，其成員必須具備良好的素養(yǎng)，以應(yīng)付每天的工作。本文從7個(gè)方面探討高校圖書(shū)館辦公室工作人員應(yīng)具備的素養(yǎng)，以期提高現(xiàn)階段高校圖書(shū)館辦公室人員的整體水平。

【關(guān)鍵詞】辦公室；高校；圖書(shū)館；素質(zhì)；管理

高校圖書(shū)館是學(xué)校的文獻(xiàn)中心、情報(bào)中心，是學(xué)校教學(xué)科研的重要支持者。圖書(shū)館辦公室作為圖書(shū)館的核心部門，承擔(dān)著承上啟下、左右協(xié)調(diào)的作用，是圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。圖書(shū)館辦公室的工作內(nèi)容廣泛繁瑣，對(duì)外要與校內(nèi)其他部門打交道，處理行政工作；對(duì)內(nèi)要協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部室的分工合作，了解圖書(shū)館的專業(yè)工作，給館長(zhǎng)提供意見(jiàn)，幫助館長(zhǎng)管理圖書(shū)館事務(wù)。圖書(shū)館辦公室承上啟下、內(nèi)外關(guān)聯(lián)的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了圖書(shū)館辦公室是圖書(shū)館的“中樞神經(jīng)”。高校圖書(shū)館能否充分發(fā)揮作用，圖書(shū)館能否最大限度地支持學(xué)校的科學(xué)發(fā)展，圖書(shū)館辦公室扮演著非常重要的角色。[1]作為如此重要角色的辦公室成員，要想發(fā)揮圖書(shū)館辦公室的職責(zé)，筆者認(rèn)為必須具備以下素質(zhì)。

1.政治素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室是圖書(shū)館的中樞神經(jīng)，有著重要地位，大小事情都?xì)w辦公室管，這就要求辦公室要具備正確的政治思想和清晰的頭腦，要跟著黨和國(guó)家的政策走，具備較高的政治思想覺(jué)悟。要積極參加單位和學(xué)校組織的各項(xiàng)政治學(xué)習(xí)活動(dòng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的各項(xiàng)政治理論和路線方針政策。通過(guò)理論學(xué)習(xí)不斷提高自己，充實(shí)自己，構(gòu)筑正確的世界觀、人生觀。與時(shí)俱進(jìn)，忠誠(chéng)黨的事業(yè)，忠誠(chéng)人民的教育事業(yè)，用社會(huì)主義道德規(guī)范約束自己的行為，努力培養(yǎng)高尚的人格和道德情操。要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家時(shí)事，緊跟國(guó)家發(fā)展方向，國(guó)家的發(fā)展方向即為圖書(shū)館的發(fā)展方向。要學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的政策，并把政策運(yùn)用到圖書(shū)館的發(fā)展中來(lái)。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室日常工作包括上情下達(dá)、下情上達(dá)、草擬公文、會(huì)議通知以及文件收發(fā)等， 由于圖書(shū)館工作的特殊性， 決定了圖書(shū)館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)， 又與圖書(shū)館專業(yè)有著密不可分的聯(lián)系。[2]

圖書(shū)館辦公室平常要做好部門人員的考勤、考核，撰寫行政報(bào)告，起草各種通知、文件，整理檔案文件，安排會(huì)議，安排圖書(shū)館值班表，負(fù)責(zé)圖書(shū)館工作用品的購(gòu)買、保存、管理和發(fā)放登記，定期檢查圖書(shū)館消防設(shè)施，清點(diǎn)圖書(shū)館資產(chǎn)，報(bào)修館內(nèi)損壞的設(shè)施等等。以上都是跟一般辦公室差不多的工作，但作為圖書(shū)館的辦公室，還要掌握?qǐng)D書(shū)館的專業(yè)業(yè)務(wù)。例如熟悉館內(nèi)圖書(shū)分布，熟練使用圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，掌握館內(nèi)各部室的工作內(nèi)容和每天的業(yè)務(wù)情況，能回答讀者關(guān)于圖書(shū)館的任何咨詢，隨時(shí)給館長(zhǎng)提供圖書(shū)館業(yè)務(wù)上的建議，分擔(dān)館長(zhǎng)的管理工作。

3.學(xué)習(xí)素質(zhì)

終身學(xué)習(xí)是當(dāng)今世界的潮流。當(dāng)今世界日新月異，高新科技飛速發(fā)展，高校圖書(shū)館也隨著世界的潮流穩(wěn)步發(fā)展。作為圖書(shū)館核心的辦公室也應(yīng)該跟隨世界和圖書(shū)館一起發(fā)展，這就要求辦公室要有強(qiáng)大的學(xué)習(xí)能力，學(xué)習(xí)當(dāng)今世界的新技術(shù)，不能固步自封。辦公室不僅自己要學(xué)習(xí)，還要帶領(lǐng)圖書(shū)館的所有人一起學(xué)習(xí)。世界新技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)圖書(shū)館自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，圖書(shū)館業(yè)務(wù)也跟隨自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展而改變。掌握?qǐng)D書(shū)館業(yè)務(wù)的辦公室也要跟著業(yè)務(wù)一起改變，不僅要改變工作方式，還要改變思想，改變制度，緊隨世界發(fā)展的潮流，緊跟世界發(fā)展的步伐，帶領(lǐng)圖書(shū)館走向高科技，向智慧圖書(shū)館邁進(jìn)。

4.心理素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室雖然是圖書(shū)館的核心部門，看似處于管理的位置，但辦公室的根本還是為圖書(shū)館服務(wù)。辦公室的工作種類繁多，館內(nèi)大小事務(wù)都要出面協(xié)調(diào)，但大部分都是瑣碎的事情，在真正的大事上辦公室只是擔(dān)當(dāng)著輔助跑腿的工作。瑣碎的事情多，一件事沒(méi)辦完另一件事就來(lái)到，很多時(shí)候要同時(shí)處理多件事務(wù)，一旦處理時(shí)間長(zhǎng)或者處理結(jié)果不盡人意，辦公室就會(huì)首當(dāng)其沖地要負(fù)起責(zé)任。另外，圖書(shū)館辦公室作為上傳下達(dá)、下情上達(dá)的部門，要把領(lǐng)導(dǎo)的要求傳達(dá)給下面部室，但很多時(shí)候不是所有人都接受臨時(shí)傳達(dá)的要求。但辦公室只是傳達(dá)的部門，下面有怨言，辦公室也只能如實(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做決定是否修改要求，然后再把領(lǐng)導(dǎo)的決定傳達(dá)給下面部室，通常這種情況要經(jīng)過(guò)幾個(gè)來(lái)回。這樣來(lái)來(lái)往往，辦公室?jiàn)A在中間，自然就要受氣。明明不是自己提出的要求和反饋，卻要被當(dāng)成出氣筒來(lái)發(fā)泄不滿，這種事情多了，很多人都會(huì)受不了。但辦公室就是這樣一個(gè)存在，從接受這個(gè)工作任務(wù)的時(shí)候，辦公室就注定會(huì)成為大家的出氣筒，要經(jīng)常受氣。這就要求辦公室人員要有強(qiáng)大的心理素質(zhì)，要能沉得住氣，受得了委屈，堅(jiān)定意志，不被消極情緒影響傳達(dá)工作。

5.溝通素質(zhì)

作為高校圖書(shū)館的辦公室，除了日常工作，還要經(jīng)常與校內(nèi)其他部門打交道。學(xué)校的大型活動(dòng)通常都要好幾個(gè)部門一起團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相幫助照應(yīng)。例如每年的新生入學(xué)教育、畢業(yè)生離校清查以及圖書(shū)館自己牽頭舉辦的讀書(shū)節(jié)活動(dòng)，都需要和校內(nèi)有關(guān)部門一起合作。新生入學(xué)教育需要與學(xué)生處和教務(wù)處一起安排學(xué)生集中參加培訓(xùn)，畢業(yè)生離校清查需要和院系、財(cái)務(wù)、總務(wù)以及學(xué)生處一起辦公，這些合作都是學(xué)校牽頭，直接出文件發(fā)出任務(wù)，不需要各部門提前溝通工作細(xì)節(jié)，簡(jiǎn)化流程。但圖書(shū)館每年的重頭戲——讀書(shū)節(jié)活動(dòng)，就需要辦公室與各部門溝通，打點(diǎn)好關(guān)系，商量好工作細(xì)節(jié)，幫助圖書(shū)館辦好活動(dòng)。學(xué)生處負(fù)責(zé)召集學(xué)生，圖書(shū)館負(fù)責(zé)制定活動(dòng)方案，再交由學(xué)生處通知學(xué)生，以此實(shí)現(xiàn)雙贏。要得到雙贏結(jié)果，就要辦公室在日常工作中多與校內(nèi)部門溝通，建立良好的工作關(guān)系，才能在需要的時(shí)候及時(shí)得到幫助。除了與其他部門的溝通，圖書(shū)館辦公室還要經(jīng)常與館內(nèi)各部室溝通，了解他們的工作情況，咨詢他們的工作煩惱，及時(shí)將他們的工作需求上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，盡量滿足大家的想法。與館內(nèi)人員溝通好，彼此互相了解，就能在上傳下達(dá)的時(shí)候減少出現(xiàn)受氣的情況。

6.綜合素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室要有大局觀，要眼觀四路，隨時(shí)留意社會(huì)形勢(shì)，協(xié)調(diào)館內(nèi)各部室的工作，不能貪圖小利益，一切以圖書(shū)館的發(fā)展為最優(yōu)先。辦公室管理著圖書(shū)館內(nèi)的大小事務(wù)，面對(duì)所有事情，都應(yīng)公平對(duì)待，不能因?yàn)榕c某個(gè)同事關(guān)系好而偏袒一方，不能因與某個(gè)同事有過(guò)矛盾而質(zhì)疑其人，要做到對(duì)事不對(duì)人，公正不阿。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要秉著實(shí)事求是的態(tài)度，沒(méi)有證據(jù)的猜測(cè)不能隨便發(fā)表。做錯(cuò)事要勇于承擔(dān)，知錯(cuò)就改。作為館長(zhǎng)的助手，要幫助館長(zhǎng)協(xié)調(diào)圖書(shū)館所有同事，讓大家齊心協(xié)力，團(tuán)結(jié)協(xié)作，一起為圖書(shū)館的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。圖書(shū)館辦公室并非館長(zhǎng)的辦公室， 也不是辦公室人員的私人辦公室， 而是整個(gè)圖書(shū)館的辦公室， 是為學(xué)校圖書(shū)館的發(fā)展起到構(gòu)建良好的內(nèi)外和諧環(huán)境作用的樞紐之地， 因此辦公室人員必須品德高尚、敬業(yè)愛(ài)崗， 為人正直， 淡泊名利， 對(duì)待任何同事、任何讀者都要一視同仁， 不能因個(gè)人的心情、喜好而厚此薄彼， 這也是一名辦公室工作人員能否勝任本職工作的最起碼、最基本的要求。[3]

7.創(chuàng)新精神

與學(xué)習(xí)素質(zhì)不同，創(chuàng)新精神要求圖書(shū)館辦公室在平常的工作中，也要想辦法改革創(chuàng)新。如果辦公室只是守著眼前的一畝三分地，只管完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作，不求上進(jìn)，不求創(chuàng)新，那圖書(shū)館永遠(yuǎn)都不會(huì)有發(fā)展，只能固步自封，自我滿足。圖書(shū)館的業(yè)務(wù)要?jiǎng)?chuàng)新，服務(wù)要?jiǎng)?chuàng)新，制度要?jiǎng)?chuàng)新，只有創(chuàng)新才能給圖書(shū)館帶來(lái)活力，帶來(lái)生機(jī)，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，在同行中脫穎而出。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 胡波.淺議做好高校圖書(shū)館辦公室工作應(yīng)具備的素質(zhì)[J].圖書(shū)館工作研究，2009，19（16）：58-60

[2] 樊樺.淺談高校圖書(shū)館辦公室的作用[J].津圖學(xué)刊，1995，（2）：71-73.

[3] 楊彩娥.高校圖書(shū)館辦公室人員的素質(zhì)要求及其培養(yǎng)[J].圖書(shū)與情報(bào)，2006（6）：85-87，91