諾頓的檔案思想研究

李福君 徐琴

摘要：瑪格麗特·克羅斯·諾頓是美國早期著名的檔案學家，是伊利諾伊州立檔案館的開創(chuàng)者，也是美國檔案學思想的奠基者之一。論文從諾頓的檔案價值思想、鑒定思想和來源思想等方面介紹了諾頓的重要檔案思想，并揭示其檔案思想對美國早期檔案理論發(fā)展的影響。

關鍵詞：諾頓檔案價值美國檔案理論

Abstract： Margaret Cross Norton is a famous ar？ chivist in the early period of America. She is the founder of the Illinois State Archives and one of the founders of American archival thought. This paper introduces Nortons important archival thoughts from the aspects of archival value， appraisal and ori？ gin， and reveals the influence of her archival thoughts on the development of early American ar？ chival theories.

Keywords： Norton； Archival value；American ar？ chival theory

作為美國早期杰出的檔案學家，瑪格麗特·克羅斯·諾頓在長期的檔案實踐中，在檔案館事業(yè)的創(chuàng)建與發(fā)展中，形成了豐富的檔案學思想。她的檔案學研究成果被桑頓·米切爾節(jié)選匯編成《諾頓之檔案》一書，于1975年由伊利諾伊大學出版，該書被譽為“美國檔案管理的第一本手冊”。諾頓的檔案理論和思想，對美國20世紀檔案學的形成與發(fā)展產生了巨大影響。

一、諾頓的檔案價值思想

20世紀早期，美國的檔案學與圖書館學以及歷史學之間并沒有明確的界限，檔案學作為歷史學領域的一個分支并沒有獨立出來。盡管在1900年美國的政府部門就已經(jīng)開始有意識地保存和管理重要檔案，但那時的美國檔案界既沒有系統(tǒng)的檔案理論，也沒有科學的檔案管理經(jīng)驗，管理方法也不統(tǒng)一。每個州都以自己的方式管理檔案，有的州由圖書館下設的一個檔案文書部門負責管理，有的州由政府文書部門負責管理，有的州由歷史機構負責管理等。人們對檔案的價值也缺乏系統(tǒng)的認識與了解，普遍的觀點認為，檔案就是些已經(jīng)對政府失去效用和價值的文件，它們被擱置在閣樓、地下室的任何角落。只有歷史學家才會重視檔案，因為檔案記錄了一個組織機構的產生和成長，這對于歷史研究具有特別的價值。因此，那時關于檔案價值的基本認識，是其對歷史研究的史料價值。

美國早期對檔案的史料價值的認識，其根源還要追溯到19世紀末期。由于當時的研究型大學主要集中在歐洲，所以19世紀美國歷史學家主要是在歐洲接受教育。受歐洲學術傳統(tǒng)的影響，美國對歷史學的培養(yǎng)經(jīng)常用到歷史手稿和檔案。但他們發(fā)現(xiàn)講課需要用到的很多歷史手稿和珍貴檔案并沒有得到很好地保管，檔案管理非常混亂，管理人員沒有責任心，對珍貴檔案漠不關心，甚至出現(xiàn)重要檔案損毀或丟失的問題。有鑒于此，1885年，在歷史學家富蘭克林.詹米森（J. Franklin Jameson）的推動下，美國歷史協(xié)會（AHA）成立了“歷史手稿委員會”（Historical Manuscripts Commis？ sion）。該委員會專門負責收集私人和機構內保存的歷史手稿與檔案。在此基礎上，1899年，美國歷史協(xié)會又創(chuàng)建了公共檔案委員會（Public Archives Commis？ sion）。該委員會主要負責調查和報告收藏在聯(lián)邦政府和州政府公共庫房內的手稿和歷史文件。歷史協(xié)會建立的這兩個機構是有一定分工的，前者主要負責處理保存在私人或者公共機構（如公司、教堂、學校等）的歷史檔案，后者主要處理政府文件檔案。這兩個機構的建立，是美國檔案史上第一次嘗試把檔案這種公共或政府文獻材料與其他類型的歷史記錄區(qū)別出來。因此不難看出，最初給予美國檔案工作原動力的是史學工作者，而檔案史料價值的認識也成為當時對檔案價值的基本認識。

瑪格麗特·克羅斯·諾頓從1922年在伊利諾伊州開始其檔案工作生涯。同當時其他的檔案工作者一樣，她也具有歷史學的教育背景，并從事過較短時間的圖書管理工作。在長期的檔案管理工作實踐中，她對檔案的價值有了新的認識。她認為，判斷檔案的價值，應當將檔案放到其特定的形成環(huán)境和背景中來分析。檔案工作者首先應該是一名政府的行政人員，因為文件的形成緊跟行政管理職能，與政府的行政職能密切相關，并對行政管理具有證據(jù)作用。所以作為一個檔案工作者，認識檔案的價值首先應該從文件在政府行政管理方面的作用出發(fā)，其次關注的才應是文件對于歷史研究的史料價值。在這一認識基礎上，諾頓創(chuàng)新性地提出了公共文件的法律價值是檔案核心價值的觀點。諾頓的所謂法律價值，是指公共文件作為一種事物，記錄了政府的行政管理工作，因此對保護政府或個人財產的權利，具有在訴訟中作為證據(jù)的潛在價值，檔案人員是出于法律證據(jù)目的才賦予文件最好的保管，而作為歷史研究的史料價值，是檔案的第二價值。

諾頓指出，在實際工作中，顛倒檔案第一價值和第二價值，甚至只強調檔案史料價值的觀點，已經(jīng)對很多部門的工作產生了不良的影響。這些影響主要表現(xiàn)在三個方面。第一，對檔案工作者有影響。在檔案日常的收集和管理中，如果持有歷史價值為檔案第一價值的觀點，檔案工作者常常會偏重收集那些歷史學家所喜好的文件。這種做法雖然迎合了部分用戶的喜好，但卻具有一種潛在的危害，因為會無意識地破壞文件原有的保存順序。第二，在行政人員中形成了一種對立的態(tài)度。他們認為檔案應該服務于行政管理，服務于工作效率的提高，只關注檔案的史料價值，會給行政管理工作帶來極大的不便。一些行政人員甚至認為，那些歷史學家和古文物研究者們只強調檔案史料價值，破壞了他們的文件資料的有用性。第三，對檔案的有效保存產生了破壞性。由于對檔案史料價值的過分強調，使得當時的一些歷史協(xié)會和一些歷史研究團體，借史學研究之名，肆意從檔案機構索取文件檔案且不歸還。更有甚者，有些社團解散后隨意處置這些檔案，導致很多珍貴的文件檔案散軼丟失，對檔案工作造成了巨大的損失，也給政府工作帶來了極大的困擾。諾頓認為，這些損失都是由于片面強調檔案的歷史價值造成的。

對此，諾頓認為，只有將檔案的法律價值作為第一價值，才能將這些實踐中的損失降到最低。因為公共檔案是政府行政的工具，是政府行政的合法記錄，是政府有效運行的必備條件，也是提高行政效率的關鍵因素。檔案如果丟失或損壞，會對政府造成嚴重影響。因此，檔案是必要的法律文書。例如，在法庭上，檔案可以作為法律憑證在訴訟中發(fā)揮作用；在人口普查、調查團體民兵力量等工作中，檔案也是政府部門工作的一種證據(jù)。因此有效、合理的檔案制度的建立，是政府運轉不可缺少的條件。至于檔案的史料價值，諾頓認為，當檔案的行政管理效用或作為證據(jù)的作用消失后，檔案對歷史研究的價值才會出現(xiàn)。此外，文件對文件形成者工作的記錄作用，也是日后歷史學家認識機構運行和事務處理真相的原始史料，因此也能實現(xiàn)為歷史研究服務的作用。

1929年12月，在美國公共檔案委員會舉行的會議上，諾頓正式提出了檔案對于原機關的法律價值的觀點。在第二年的國家圖書館協(xié)會會議上，諾頓再次闡釋了這一觀點，并得到了大會的一致認可，將檔案的法律憑證價值認定為檔案的第一價值。諾頓從檔案工作的角度，主張檔案人員要站在文書管理者的立場來認識檔案價值。這種認識，是美國檔案史上對檔案價值認識的突破，它擺脫了長期以來占統(tǒng)治地位的從歷史學家的需要來認定檔案價值的觀點，開創(chuàng)了一種從文件形成出發(fā)來探究檔案價值的思想，是美國檔案價值認識體系建立的肇始。這一強有力的聲音，推動了美國檔案界及政府部門越來越重視檔案的法律憑證價值。同時，諾頓對于檔案法律價值的論證，也促使人們思考檔案專業(yè)與歷史專業(yè)、圖書館專業(yè)的本質區(qū)別，因而推動了美國檔案專業(yè)的獨立。

二、諾頓的檔案鑒定思想

在由誰來實施鑒定的問題上，諾頓提出了與當時美國檔案界完全不同的觀點。20世紀二三十年代，歐洲檔案思想剛剛傳入美國。受歐洲檔案傳統(tǒng)的影響，美國檔案界和歷史學界都推崇英國檔案學家希拉里.詹金遜的觀點，認為文件的鑒定只能由文件形成者負責，由行政官員負責，檔案人員不應當直接參與檔案的鑒定，而只能充當顧問的角色。而諾頓在長期的檔案工作實踐中，經(jīng)歷了州政府文件數(shù)量激增給檔案工作帶來的混亂，也處理過由于行政人員鑒定不當而留下的支離破碎的文件，所以她對檔案人員參與文件鑒定有非常堅定的主張。諾頓認為，與政府的文職人員相比，檔案人員對文件的理解更深刻，對檔案價值的判斷更符合證據(jù)性要求，而文件形成者往往只注重文件使用。所以，諾頓認為檔案人員應該作為主要人員參與檔案的鑒定工作。諾頓進一步提出，在文件從形成到歸入檔案館的過程中，檔案人員都應該與文件管理人員保持密切聯(lián)系，在適當?shù)臅r候介入文件挑選工作。同時，諾頓對檔案人員參與鑒定也提出了要求，她認為檔案人員要具備豐富的文件專業(yè)知識，要認真了解文件之間的關系，要有獨特的判斷能力，這樣才能有效地鑒定出文件的現(xiàn)行價值和潛在價值，鑒定出文件的行政管理價值和歷史研究價值。同時檔案工作者還必須是政府專家，必須解決政府部門的關鍵檔案的留存問題，以確保留存一個更科學的政府機構記錄。

在鑒定的內容上，諾頓認為應主要以文件對行政管理的有用性來進行判斷，同時兼顧文件對未來的研究價值。具體的鑒定內容主要包括：文件的證據(jù)性如何，比如文件是否為原件或有行政效力的正式文本，是否在法庭上具有權威性；文件形成者是誰，比如在機構中的職務和地位是什么；文件內容的重要性如何，比如文件的主題是什么、文件內容信息量的大小、文件內容是否有獨特性等。

在檔案人員參與鑒定的方式上，諾頓提出了三種管理方式。第一，在形成和運用文書之初，檔案人員要確保對文書的正確使用。一方面是防止形成不必要的文件，另一方面也要確保政府的所有行政活動都被有效地留存在文件上。第二，在文件制作和保存時，檔案人員要有意識地控制和縮減文件數(shù)量，必要時可以借助一些技術手段，如運用縮微技術來減輕鑒定檔案的壓力，對一些珍貴稀有的檔案，也可以通過縮微技術來制作副本，以利于保存和日常利用。第三，建立一個檔案的“禁毀年限表”，讓日常鑒定變得簡單且實用。那些在禁毀年限之前的文件就不再需要進行鑒定，以減輕日常鑒定工作的壓力，提高鑒定工作效率。

諾頓的鑒定思想對美國檔案界的鑒定實踐起到了非常好的指導作用，有效地應對伊利諾伊州文件數(shù)量劇增局面的同時，也促進了州檔案館鑒定制度的完善，推動了文件檔案鑒定機構的發(fā)展。1943年，伊利諾伊州成立了一個州檔案委員會，旨在為立法和行政機關提出鑒定檔案的建議，諾頓擔任該委員會的主席，并主持制定了行政部門檔案銷毀的時間表。1951年，在諾頓的積極倡導和推動下，伊利諾伊州通過法律，使該委員會獲得了銷毀檔案的權力。

三、諾頓的來源思想

1909年來源原則從歐洲傳入美國，但美國檔案界并沒有對來源原則引起足夠的重視。美國的檔案學者們認為來源原則并不適合當時美國檔案事業(yè)的發(fā)展。因為與歐洲悠久的檔案事業(yè)歷史相比，美國檔案事業(yè)的發(fā)展歷史相對短暫，其發(fā)展進程也相對緩慢。20世紀30年代之前，當歐洲檔案界將關于檔案整理和分類的事由原則轉變成來源原則時，美國各種類型的檔案機構仍然在用圖書分類方法來整理檔案，有的是按年代整理，有的按字母順序整理，應用最多的是《杜威十進分類法》。其原因是與美國檔案事業(yè)自身獨特的發(fā)展特點有關，因為與歐洲復雜的檔案管理方式相比，美國的檔案管理工作相對簡單，主要以應對機構內的檔案管理為主，所以美國檔案工作者對文件來源的判定相對簡單，而且他們認為以來源為基礎的整理和著錄，會使利用者很難直接查找到文件的主題信息。所以，這一時期在檔案整理與編目中的普遍做法，是運用圖書管理中按內容主題分類的方法。

但是隨著美國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，20世紀三四十年代綜合性檔案館快速發(fā)展起來，除了1934年成立的美國國家檔案館，其他多個州也都建立了州立檔案館，負責統(tǒng)一收集管理各政府機構的檔案。這一發(fā)展對舊有的檔案整理和分類傳統(tǒng)帶來了挑戰(zhàn)，以檔案內容主題作為分類基礎的整理方法，在這些綜合性檔案機構的館藏檔案整理中完全不適用了。因為諸如將《杜威十進分類法》這種按內容主題分類的方法應用于檔案整理中，只能對一些機關內部檔案的整理有適用性，而應用于綜合性檔案館館藏實體的整理，必然會破壞檔案最重要的歷史聯(lián)系。面對這種情況，美國許多檔案工作者及該領域的專家紛紛提出自己的觀點，認為應該重新認識來源原則的重要性并將其作為檔案整理和著錄的重要原則加以使用，諾頓便是其中的典型代表。

諾頓的來源思想主要受英國檔案學家希拉里·詹金遜的影響。她說：“希拉里·詹金遜的《檔案管理手冊》是我的圣經(jīng)，這本書中敘述了重視來源原則的原因以及解釋了來源原則的含義。”美國歷史學家列蘭德對歐洲來源原則的闡釋，也促進了諾頓來源思想的成熟。列蘭德在1913年對伊利諾伊州檔案管理建設的報告中，建議“搞一本公共機關及其歷史指南”，以確定檔案的立檔單位，在整理中，“每個公共機關都是一個行政單位，其文件成為反映該行政單位活動的一個組合”。這種建議，對于諾頓在綜合性檔案館中貫徹來源原則有很大的指導作用。因此，諾頓在吸收這些思想的基礎上，結合自己主持州立檔案館工作的實踐經(jīng)驗，形成了自己的檔案來源思想。

諾頓認為，來源原則是確保檔案的法律性價值實現(xiàn)的一種整理原則。因為按照來源整理檔案，符合政府機構的設置和運行，這樣建立起來的文件保管體系，能夠反映文件形成機關的原始組織結構，因而才是一個有效完整的文件保管體系，而這一點對維護檔案的法律證據(jù)價值是至關重要的。

在如何運用來源原則的問題上，諾頓也提出了自己的主張。她認為每一個機構的檔案整理和編目，應該以組織機構為來源。每一個部門所形成的的文件，都應該作為一個獨立的類別。比如州長給州秘書的信件原稿，應該按照其來源存放到州秘書的信函文件夾里，而不應該按照信件內容分類到相同主題的文件夾里。所以諾頓提出，檔案的“類”的概念，是一種基于行政管理的組合，而不是一種按照功能和作用而形成的組合。而且這種類目在檔案管理中都會被著錄為一個類名，比如“行政管理案卷”，這對于熟悉行政管理機構的人員來說，是非常簡便的分類和編目方法。運用來源原則來進行分類，會使檔案工作者更容易保證文件的完整性，而不再像用圖書分類方法那樣將文件拆散。所以，諾頓一再指出，來源原則是檔案整理的一個最佳原則。

在此后的檔案工作實踐中，諾頓致力于運用和推廣來源原則。在她主持伊利諾伊州檔案館工作的幾十年里，諾頓一直堅持探索按照來源原則整理伊利諾斯州政府各部門的歷史檔案，將館藏的1787年到1943年的全部檔案，按照機構來源進行整理和編目，最終形成了一套2839頁的館藏檔案目錄。諾頓的這些做法為推動來源原則在美國的傳播和發(fā)展起到了巨大的作用。

四、結語

作為美國早期的檔案學家和檔案實踐的開拓者，瑪格麗特·克羅斯·諾頓直面文件劇增的現(xiàn)實，主張檔案工作必須面向和解決現(xiàn)行文件管理問題，而不能再固守歐洲舊有傳統(tǒng)中僅將歷史文件作為工作對象的做法。諾頓的這種思想，是一種理念的變革，對檔案實踐模式的影響具有革命性意義。諾頓在建設和管理伊利諾伊州立檔案館的過程中，將歐洲檔案理論與美國的檔案工作實際情況相結合，創(chuàng)造性地提出了自己的檔案價值思想和鑒定理論。她提出的檔案對文件原形成機關具有法律價值的思想，和在此基礎上堅持的檔案機構必須參與文件鑒定的主張，對于變革美國檔案工作者的理念、應對和解決當時美國檔案實踐的困境，都發(fā)揮了極大的作用。因此，諾頓的檔案思想對美國檔案價值與鑒定思想的豐富和完善起到了非常積極的作用，因而成為美國檔案組織與鑒定思想形成過程中的一個重要階段。

*本文系天津市哲學社會科學規(guī)劃項目“北美檔案資源組織與鑒定理論研究”（批準號：TJTQ17-005）階段性成果。

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作者單位：1.天津師范大學管理學院2.天津師范大學后勤管理處