《ISO/TRR 21946：2018信息與文獻用于文件管理的鑒定》解讀及其借鑒

黃婕 白文琳 安小米

摘要：對ISO/TR 21946：2018國際標準進行解讀，剖析該標準的制定背景，解釋用于文件管理的鑒定流程，包括信息收集和分析、評估與實施、監控、審查四個步驟，在此基礎上，分析得出該標準有九個特點，旨在為我國文件管理中的鑒定工作提供參考和借鑒。

關鍵詞：文件管理鑒定標準流程借鑒

2016年5月，經修訂的ISO15489-1：2016標準首次明確了文件管理中的鑒定概念，即通過評估業務活動來確定所需形成和捕獲的文件，并確定其保管期限的過程。雖然ISO 15489-1標準提及了鑒定的范圍、對象、內容和要求，但直至2018年11月，ISO/TR 21946：2018（以下簡稱“鑒定”）標準頒布，關于文件管理中鑒定過程的規范化步驟才首次明晰。

本文由“鑒定”標準的制定背景、主要內容和特點及借鑒三部分構成，旨在厘清該鑒定標準的制定需求，明晰核心術語概念、關鍵步驟，總結該標準的特點，以期為鑒定工作國際標準在我國的推廣和應用提供參考。

一、制定背景

文件管理中的鑒定是評估業務活動的周期性過程，以確定哪些文件需要被形成、被捕獲、以及被保存的方式和時間。之所以制定用于文件管理的鑒定標準，有以下兩個方面的原因：

（一）ISO 15489-1：2016標準對鑒定提出了新概念和新要求

ISO 15489-1：2016標準第七章“鑒定”部分，從原則、范圍、業務理解和文件要求等方面描述了鑒定的含義和辦法。標準提到，鑒定要求了解組織及其業務活動，包括但不限于：影響組織經營、行為和戰略方向的內外部因素；業務、法律和其他要求；技術資源和使用等等。鑒定包含確定文件要求和實施文件要求兩大步驟，以及監控、評價等小步驟，并且要保證鑒定的經常性實施，將鑒定貫穿在文件管理全生命期中。

ISO 15489-1：2016標準對鑒定的概念定義，使鑒定不僅可作為識別文件保存要求或處置權限的工具，還可以支持問責制和更有效的業務。但是，ISO 15489-1：2016標準作為文件管理標準通用原則，對鑒定工作在范圍和要求上僅提出了方向性的指導和規范，在具體落實上尚沒有細致的要求和步驟。因此，“鑒定”標準作為用于文件管理鑒定工作的規范性文件，細化了ISO 15489-1：2016標準中的最新要求，并提供了可操作化的工作流程。

（二）文件管理中的鑒定是聯系業務活動和識別風險的重要步驟

在文件管理中進行定期系統的鑒定有一系列好處，如：滿足合規性/監管要求；滿足文件管理的業務需求，并提供文件及時處置；確保文件作為檔案繼續留存的要求；根據文件對組織的重要程度和/或保管要求，實施文件管理與保護措施；通過適宜資源利用提高組織效率；有效管理文件的相關風險；加強形成、捕獲和管理文件的決策責任等。

另外，通過文件管理中的鑒定，文件管理人員可以根據不同要求，得到文件鑒定結果的備選方案，并且根據鑒定結果做出相應決策。如圖1所示。

二、標準內容解讀

“鑒定”標準由8個部分構成，每部分的簡要介紹如下：

（一）范圍。“鑒定”標準適用于所有類型的組織機構，不論其規模、業務活動性質、職能復雜程度和組織結構如何。

（二）規范性引用文件。“鑒定”標準與ISO 15489-1：2016標準在內容上保持了高度的一致性，是對ISO 15489-1：2016標準實際應用的具體化技術規范，后者第七章“鑒定”部分僅提供了前者執行的一般性原則和要求。

（三）術語和定義。“鑒定”標準采用了ISO 15489-1：2016標準中給出的術語和定義。

（四）鑒定過程。用于文件管理的鑒定是一個持續改進的循環過程，包含四個步驟：信息收集和分析、評估與實施、監控、審查，如圖2所示。這也是“鑒定”標準的核心內容。

（五）信息收集和分析，包含對鑒定工作開展背景、業務職能、文件要求、文件形成捕獲和管理相關風險等信息的收集和分析。要求組織在一開始確定鑒定范圍；確定鑒定參與者，明確文件管理專業人員、其他內外部責任者和利益相關方參與的步驟；收集信息，包括有關業務和技術背景、業務職能、風險和要求的利益相關方和其他信息來源的信息；綜合運用業務背景分析、技術背景分析、職能分析和順序分析的方法；識別責任者，并酌情記錄保存詳細信息；識別業務關鍵領域，鑒定證明性文檔；確定文件要求，包括業務要求、法律和監管要求、社區和業務需要三方面。其中，職能分析和順序分析方法可參考ISO/TR 26122標準。

（六）評估與實施，有助于明確實現要求的責任，建立起監督機制和管理層決策。組織要將文件要求與業務職能、工作流程建立關聯，選擇合適的關聯方式，評估出可以實施的文件要求，記錄不能實施的要求并說明原因。管理層要評估和處理與實施文件要求相關的風險，做出滿足文件要求的決策，可結合ISO/TR 18128標準提供的基于一般風險管理流程的指導和案例進行理解。除此之外，標準還建議以結構化的方式保存文件鑒定過程中形成的相關文檔，這也滿足了ISO 15489-1：2016標準中對文件管理監控和評估的新要求，使用鑒定過程的結果。在實施鑒定結果使用時，要明晰目的、范圍、設計人員，并且制定相關文件控制和人員培訓相關的措施。

（七）監控，是對管理文件和鑒定結果開展的持續性監控和分析工作。監控是為了定期評估鑒定成果和由此產生的工具效用，同時評估業務本身和背景的變化是否需要開始新的鑒定流程及劃分鑒定范圍。為了進行有效的監督和審查，組織需要確定監控和分析的內容、涉及的利益相關方、監控分析和評估的具體方法、監控分析活動的頻率和分析監控結果的時間點。

（八）審查和糾正措施，是根據監控和分析的結果采取的下一步驟。組織需要針對不同的審查結果做出應對。若認為產品不能有效運作，則要采取緩解措施；若出現未按時/按期形成文件的情況，則要合理調整現有工作過程，通過持續改進，保證鑒定決策的正確性。如果業務或業務背景發生變化，則可能作出重新鑒定的應對糾正措施。

三、對我國文件管理鑒定工作的借鑒

“鑒定”標準對我國文件管理鑒定工作具有以下方面的借鑒作用：

（一）該標準為文件管理中的鑒定提供了一個規范化的步驟和可持續改進的過程，用來指導文件過程和文件系統中的文件鑒定活動。“鑒定”標準將鑒定循環過程精簡為信息收集和分析、評估與實施、監控、審查四個具體步驟。從流程上看，每一步承前啟后，持續推進；從細則上看，每一步有據可依、有法可循；從結果上看，列出了鑒定結果的備選方案和可能用途。該文件管理鑒定步驟具有有序性、系統性、全面性和實用性特點。

（二）該標準中強調，用于文件管理的鑒定是一個持續改進的周期性循環，是一種戰略性和主動性的方法。鑒定工作過程伴隨業務活動的存在而存在，伴隨業務或背景的變化需要而不斷循環鑒定和更新。

（三）該標準將文件管理業務活動內外動因統一于文件管理的鑒定中。在外部環境影響下，通過鑒定實現業務活動及其背景與業務需求、監管需求和社會期望的統一；在自身要求驅動下，通過鑒定完成業務活動及其背景與文件，形成和管理相關的機會和風險管控的融合。

（四）該標準中，文件管理中的鑒定對象主要是電子文件，雖然亦適用于傳統文件。當組織使用符合ISO 30301的文件管理體系要求（MSR）時，可以采用本標準的鑒定建議。在無紙化文件管理應用上，該標準具有很強的指導性。

（五）該標準與ISO 23081文件元數據管理標準一脈相承。用于文件管理的鑒定需要對文件背景信息、內容、結構及管理過程等元數據進行收集、分析和鑒定，實際上包含了文件元數據鑒定過程，有助于管理文件元數據風險，加強對數據資產的管理，以提高組織效益。

（六）該標準的參與者和責任者具有多元構成和不同分工。僅關注業務范圍要求時，要求業務部門的廣泛參與；關注社會范圍要求時，則要求外部責任者更廣泛地參與。責任者可以是負責或參與文件形成、捕獲和文件管理過程的任何個人、工作組或組織。在鑒定過程中實施責任制，指導文件管理專業人員負責規劃和領導鑒定活動，其他相關方承擔單個或多個步驟的工作。

（七）該標準提供了業務背景分析、技術背景分析、職能分析和順序分析四種分析方法。

（八）該標準強調了鑒定全過程中的風險識別具有三種方式，包括在查看組織背景時，可以確定影響組織及其利益相關方的內部和外部風險；在業務活動分析時，分析與特定職能、活動和工作過程相關的業務活動風險；以及可以通過滿足既定文件要求進行風險識別和管控。

（九）該標準強調將監控和審查評估過程產生的文件納入文件生命期管理，保證鑒定工作的真實性、可靠性、完整性。同時這也體現了ISO 15489：2016標準對鑒定的新要求。

綜上所述，“鑒定”標準首次建立了用于文件管理的鑒定步驟及其可持續改進的規范化過程，為組織進行文件鑒定提供了依據，實現了文件鑒定工作與相關業務要求、監管要求、社會期望、機會和風險的有效融合，有利于組織有效有序地開展文件管理中的鑒定工作，為無紙化背景下的電子文件鑒定提供了重要指導，提供了組織面對新背景、新要求、新風險的應對措施，有利于更好地服務于組織的變化和戰略目標實現。

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作者單位：1，3.中國人民大學信息資源管理學院北京2.南開大學商學院天津