機關檔案外包服務風險與應對策略探析

陳小婷

【摘要】隨著社會經濟的發展，我國已經進入信息時代，檔案管理外包服務已經成為機關檔案管理工作的重中之重。本文針對機關檔案外包過程中容易發生的問題進行分析，并給出相應的策略，提高機關檔案管理的能力和及時解決問題的能力，為我國機關檔案的發展奠定基礎。

【關鍵詞】機關檔案;外包服務;風險應對

現階段，信息的傳播速度不斷加快，呈現轟炸式的發展趨勢，這就增加了工作人員對檔案及文件的管理難度，因此一些機關及企業開始選擇將檔案進行外包，但外包的安全風險系數較高，機關單位要根據自身的實際情況及外包機構的實際能力選擇最適合自身的外包服務商，降低外包服務出現風險的概率。

一、現階段機關檔案外包承載的風險

機關檔案在外包的過程中承載的風險主要有以下三點：

（一）外包機構服務的規范性。研究表明，國內并沒有一個獨立的部門對這些外包機構進行管理，不能夠規范外包機構的日常工作，造成了我國外包機構在同行業中各自為政，再加上現有的檔案管理機制過于陳舊，不能夠滿足機關檔案管理的發展需求，致使外包機構提供的服務缺少科學性。

（二）機關檔案外包管理的安全性無法保證。一方面，中間介質的不確定性較高，這主要存在于檔案的整理分類階段。機關檔案外包的目的是既需要完整的檔案內容，又要保證檔案的美觀度，然而外包機構在承包后的分盒階段，經常會把不同規格的檔案進行混放，破壞了機關檔案介質管理的整合性;另一方面，機關檔案內容的保密問題，信息化時代賦予檔案管理新的生機，在外包機構整理管理的過程中，外包機構管理人員會在錄入階段詳細閱讀每一份檔案，檔案的私密性下降，一些管理人員的保密觀念較差，入職時接觸的專業培訓較少，他們會在無意識的情況下向其他人透漏機關檔案的相關內容，還有一些管理人員入職的目的不純，用偷盜的檔案獲取巨大的經濟效益。

（三）外包機構管理人員的素質參差不齊。由于外包機構的業務服務相對不夠成熟，雖然外包機構的科學設備比較先進，但工作人員的專業素養較差，致使出現各種各樣本不該發生的問題，降低了外包機構整體的工作效率，無法為機關檔案的管理工作提供便利。

二、提高機關檔案外包服務應對風險能力的策略

機關部門在選擇檔案外包機構時，應該根據現階段的發展情況、綜合業務能力、技術條件、管理水平及真實反饋信息進行分析選擇。選擇適合的機關檔案外包管理機構，不僅能夠節省機關單位的人力開支，防止出現管理技術遺漏更新的情況，保證機關檔案管理工作的先進性，同時增加機關工作人員調取檔案的速度，方便對檔案及文件數據進行調用，給予機關單位日常工作科學化的支持，維持其在民眾心中的良好形象，所以，必須要采用相關措施來提高外包機構提供服務的應對風險能力。

（一）完善相關的法律法規，開設管理外包機構的政府部門。政府部門應該根據現階段機關及企業的需求制定相應的法律法規文件及條例，使外包機構在進行服務時有可依據的規章制度，維持外包市場的可持續發展，還要開設專職管理外包機構的部門，對外包機構的日常工作進行監督，維護外包市場的正常秩序。

（二）選擇資質齊全的外包機構。一些機關在選擇檔案管理部門時，優先關注收取費用問題，沒有根據外包機構能夠提供的服務和機構資質進行選擇，這就增加了檔案管理出現疏漏和安全問題的概率。因此在選擇的過程中，機關單位先要對外包機構的社會滿意度進行調研，擇優選取符合自身業務需求、專業技術強的外包機構，另外這些外包機構的財務情況和營業狀況也需要考察，防止外包過程中出現倒閉的情況。需要注意的是，機關單位必須要指定一個人或部門與外包機構進行聯系，監督外包機構的日常工作，及時發生問題并向機關上級領導及外包機構上報，掌握自身托付業務的大方向，并根據機關單位實際的發展情況制定適合的調整方案。

（三）保障外包合同的科學性。想要外包機構按照自身的需求合理開展業務，就必須要保障外包合同的科學性。在制定合同的過程中，業務覆蓋的臨界值必須清晰、合理，合同內容要具有一定的彈性空間，這種彈性只可以讓外包機構應用在業務技能選擇上，方便外包機構根據機關單位的實際情況創新管理辦法，增加管理的契合度，但外包內容、業務、要求必須詳細，讓外包機構明確知道自身在合同中的責任。合同中最關鍵的項目就是發生不良事件的賠償及解決辦法，針對信息、檔案、文件、軟件等進行特別的安全保密說明，保障雙方在突發事件中的經濟效益。

（四）提高外包機構管理人員的專業素養。外包公司想要提升自身的行業競爭力，就必須要重視管理人才的引進及培養。隨著科學技術的不斷普及應用，越來越多的外包機構引入信息化管理設備及管理技術，這就要求管理人員的工作能力，對于新員工，在招聘階段要選取專業性較強的綜合型人才;對于老員工，外包機構要積極舉辦相關培訓，增加內部員工對企業業務的熟悉度，力爭為機關單位提供更好的檔案管理服務。

三、結論

綜上所述，要想提高機關對檔案的管理能力，選擇適合的外包服務商是關鍵，管理人員要積極與外包服務商進行溝通，樹立正確的管理觀念，運用先進的管理方法，通過高效率的合作，增加機關檔案外包服務的科學性、合理性、高效性，讓機關的檔案管理事業錦上添花。

【參考文獻】

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