新農保電子檔案管理探析

李青春

【摘要】當前，我國的新農保依然采用傳統的檔案管理模式，不但耗費人力物力，出錯率也比較高，基于此，在農村新農保檔案管理中積極發揮互聯網的技術作用，將極大提高新農保檔案管理的水平。

【關鍵詞】新農保檔案;互聯網技術

一、新農保電子檔案的含義

新型農村社會養老保險簡稱為新農保，它探索建立個人繳費、集體補助、政府補貼相結合的新農保制度，實行社會統籌與個人賬戶相結合，與家庭養老、土地保障、社會救助等其他社會保障政策措施相配套，保障農村居民老年基本生活。2009年開始試點，以后逐步擴大試點，在全國普遍實施，2020年之前基本實現對農村適齡居民的全覆蓋。

顧名思義，新農保電子檔案是指與傳統的舊的農村社會養老保險檔案相對立，在辦理新農保業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的相互關聯的通用電子圖像文件集合，它既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。

二、發展新農保電子檔案的意義

新農保作為試點，它正在不斷完善過程中，關系到億萬農村人的切身利益，再加上一個參保人從辦理參保手續到領取待遇，要經歷諸多環節。去辦理參保手續時，填寫的個人詳細情況表、社會保障卡等作為原始資料要存入個人檔案，其后還要不斷繳納保險費計入賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費金額、發放金額等標準進行調整，伴隨人員的自然出生和消亡、人口合理流動還要辦理保險的轉移、新增、銷戶等。所有這些都需要計入個人檔案，形成每個人完整、翔實的檔案資料，以便完成后續養老金待遇的發放。如此大的工作量、如此繁瑣復雜而又精確的要求，僅僅依靠為數不多的社保經辦機構工作人員、檔案管理人員按照傳統檔案的管理辦法，確實難以完成。

而計算機網絡技術的發展為優化和整合新農保檔案管理提供了新的媒介，它彌補了傳統檔案管理的不足：一是提高修改完善檔案工作的效率，確保檔案資料的準確性和完整性。二是信息檢索快速、方便，能在短短的幾分鐘之內準確調檔，如領取養老金人員，只需要在自動查詢機上輸入身份證號碼、個人密碼信息，就可以快速查詢到所需要的信息。三是強大的存儲功能，對于應對繁瑣復雜量大的新農保工作堪稱完美。促進社保經辦服務的規范化、數字化，既有利于提高經辦的工作效率，也有助于參保人員及時、快速地查詢到相應的參保信息，大大減少了工作量。

三、目前新農保電子檔案管理中存在的問題

雖然新農保引入電子檔案管理可以極大地提高工作效率，但是依然存在一些不容忽視的問題。

（一）新農保經辦機構缺乏高素質專業人才。多數經辦機構的檔案管理是由業務經辦人員兼職，檔案專業以及計算機應用能力都相當匱乏，甚至認為這是一項沒有任何專業要求和技術含量的工作，造成電子檔案管理推進困難。

（二）存在安全隱患。電子檔案存在的信息安全問題是目前無法完全規避的，因為電子檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的，而電子檔案在網絡環境下傳播和存儲的過程中，每個步驟都存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，造成檔案泄密等嚴重后果。

（三）當前不夠重視檔案管理工作。新農保經辦機構工作人員在實際工作中，只注重個人工作方便，對檔案管理掉以輕心，隨處存放檔案資料，等到用時到處翻找，致使許多重要信息受損或者丟失等。

（四）設施陳舊，現代化程度低。伴隨著新農保試點的深入開展，社會保險量與日俱增，而社保檔案管理卻并沒有與時俱進，造成硬件設施不全，如有的新農保經辦機構只配備了計算機而沒有其他相應的設備，查閱資料僅限于手工查找紙質檔案，需要翻閱大量的檔案才能找到，費時費力。而有的機構雖然配備了計算機而且使用了專用的管理軟件，極大方便了參保人員對養老保險信息的查詢，但是多媒體設備如攝像機、光盤、磁盤等嚴重短缺，容易造成數據丟失。

（五）業務不規范。首先，由于工作量大、人手少、崗位管理職責不明確，出現推諉扯皮現象，部分檔案歸檔不及時，造成檔案內容錯位，甚至損壞和丟失。其次，計算機應用缺乏綜合管理功能，只承擔日常業務工作的一部分，而很多還需要手工整理，如立卷、歸檔、目錄編制、統計檢索等，開發利用率低。

四、促進新農保電子檔案管理的措施

隨著我國新農保工作的不斷完善和發展，迫切需要提高檔案工作的效率和質量，這就要求我們積極推動新農保檔案工作網絡化、數字化建設。

（一）提高工作人員的職業素養。一是提高業務水平和計算機能力。新農保工作人員不但要熟悉掌握保險工作的各項業務辦理環節，更要不斷學習先進的現代化計算機網絡技術，并在工作中充分利用。二是提高保密意識。工作人員要具備較強的保密意識，不斷更新和完善計算機安全管理措施，確保信息的安全和有效。三是選定專職人員進行檔案管理。現在很多新農保經辦機構沒有專職的檔案管理工作人員，都是由經辦人員身兼數職，大量的工作難以為繼。因此，要選定專職的檔案人員，進行專業的檔案信息化培訓，充分利用電子檔案來管理新農保檔案。

（二）高度重視新農保檔案管理工作。要將檔案管理作為與業務同等重要的事項對待，提升互聯網網絡思維，加強計算機等硬件設備以及掃描儀、光盤、相機、優盤等輔助設備的配備，建立起新農保檔案計算機檔案索引系統，歸檔編碼方案，化繁為簡，讓查閱者更方便，為新農保工作人員提供更多便利，充分實現資源共享。

（三）形成規范的管理制度。沒規矩不成方圓，嚴格的管理制度對于新農保電子檔案管理尤為重要。在《社會保險業務檔案管理規定》的基礎上，新農保檔案管理工作應該形成詳細而規范的管理制度，各項業務工作都必須按照檔案管理制度嚴格執行，資料收集、整理及存檔都需要明確的管理制度，才能更好地避免各類檔案流失現象。

總之，將新農保檔案管理推向全面數字化、信息化是社會發展的必然要求，我們要提高認識，把握機遇、轉變觀念、與時俱進，才能更好地維護好廣大群眾的切身利益。