淺談大數據時代檔案電子文件管理工作

張華

【摘要】我國信息化時代己經邁上了新臺階，信息技術也逐漸被社會各行各業認知并得到了廣泛應用，與此同時，檔案管理工作在信息化技術的影響下也發生了翻天覆地的變化，尤其電子檔案的表現最為明顯，與傳統的紙質檔案相比較，電子檔案的投入更加便利與快捷，因此被各單位普遍應用。筆者就當前電子檔案管理中出現的幾個問題進行了分析，并提出了幾條解決方案。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理工作;電子文件

在現今高速發展的社會，大數據進入了各個領域，行業的發展離不開大數據的支持。大數據影響企業發展的同時，也對檔案電子文件產生了影響。在大數據時代，如何管理單位檔案電子文件，已成為今后檔案工作的一個關鍵。

一、檔案電子文件的概述

（一）對系統設備的依賴性強，信息的非人工識讀性。檔案電子文件不能直接閱讀，它從形成、傳輸、存儲、檢索到利用都要依賴特定的設備和特定的軟件而實現，脫離了特定的軟硬件設備，電子文件就看不到了。而且隨著社會的發展，設備和軟件都會不斷地升級更新，電子文件的格式和存儲的數據結構也不可避免地要發生變化。

（二）載體不穩定系數高，信息的不安全性。檔案電子文件離開電子計算機后，它的存儲空間就是移動硬盤、磁盤、光盤等載體上，這樣就使得電子文件存儲載體對保存環境的溫濕度、防磁等條件的要求很高。這些載體不穩定、易氧化、易損壞，使得電子文件受環境影響比較大，造成記錄信息無法讀取，甚至消失。

二、檔案電子文件管理存在的問題

（一）網絡安全。即電子文件賴以生存和流轉的網絡系統正常運行，電子文件不被入侵、攻擊和破壞。網絡在安全方面的脆弱性可以說是它的先天不足，程序缺陷、計算機病毒、網上竊聽與篡改，黑客攻擊都會威脅網絡中電子文件的安全。

（二）信息安全和保密。即電子文件的價值不受破壞，信息的真實性、完整性不因無意刪除、有意篡改等原因而遭受毀壞。由于電子文件的各種編碼、協議、文件格式、壓縮方法、加密方法、內容顯示方法、計算運行方法等技術、軟件乃至硬件迅速更迭，使得電子文件信息的協議、格式、元數據變得不可識別或不可處理，從而影響信息安全。

（三）共享問題。檔案電子文件受到內容數量及發展限制，并且沒有統一的標準，無法實現數據公開共享，阻礙了檔案電子文件的開發利用。

三、解決問題的對策

（一）建立健全檔案電子文件管理的法律法規。政策法規是保證信息事業正常運作，促進信息事業發展的一系列指導性文件、條例、法令等的總稱，是對信息資源進行管理的各項方針策略，是宏觀信息資源管理的重要手段。

（二）利用技術手段，確保檔案電子文件信息及載體長期保管及安全。1.加密技術。加密技術可以確保涉密電子文件內容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數字方法將涉密信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解涉密信息真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密技術可以對用戶的訪問進行控制，限定了用戶對電子文件的操作。2.電子文件備份。所謂“備份”是指為電子文件制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子文件放在一個安全的地方，一旦原件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。為確保電子文件的安全性，必須對電子文件進行備份，并將原件與拷貝件同時保存一段時間。將檔案至少一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。這也可以使電子文件長期保存。目前我們基本上仍然采取紙質檔案與電子檔案雙軌制運行的雙保險保存策略，并且一般都采取多套備份的措施。

（三）云計算。云計算為電子文件的存儲提供了新的解決方案，即可以實現電子文件的云存儲。云存儲是通過集群應用、網格技術活分布式文件系統等功能，將網絡中大量不同類型的存儲設備通過應用軟件集合起來協同工作，共同對外提供數據存儲和業務訪問功能的一種網格在線存儲模式。其實質是以數據存儲和管理為核心的云計算系統。1.收集整理幾乎都是檔案部門的工作，不但工作量大，硬件投入費用高，而且也不利于電子文件的開發利用。云存儲技術解決了電子文件的共享和集成問題。2.云計算最大的特點是自動備份，提升了電子文件存儲的安全性。因為電子文件是經過高度虛擬化之后分布式存儲在云端，所以在云端始終保留了多個電子文件的副本。當發生自然災害或硬件損壞時能夠有效實現異地備份的功能，極大地提高了電子文件存儲的安全性。3.培養復合型檔案管理人員。基于檔案電子文件的特點，檔案電子文件管理必須依靠高素質的檔案管理人員，檔案工作人員一定要樹立安全意識，增強電子文件管理意識，提高計算機操作能力，提高自身的綜合素質和業務技能。引進信息技術成果，擴大檔案人員視野，培養一支懂業務、善管理并掌握大數據關鍵技術的創新隊伍，即精通于行政管理和計算機應用的復合型人才。只有這樣，才能更好地管理檔案。4.搭建信息平臺，實現電子文件共享。收集整理檔案電子文件，搭建檔案電子文件信息管理平臺，使電子文件在量上達到“大數據”的程度，實現電子文件數據交換、資源共享，提高檔案電子文件利用率，促進檔案電子文件的管理。

四、結束語

綜上所述，大數據時代已滾滾而來，檔案管理工作也要融入到大數據的潮流中。因此，在發展檔案大數據管理的進程中，各單位要加大力度組建專業的檔案員隊伍，建設起涵蓋各種資源的大數據中心，完善數據交換標準和數據歸檔機制，全面促進檔案資源更有效的利用。