創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化

馬萍

【摘要】檔案是最重要的信息資源，是信息的重要載體，也是了解某件事物的一個重要工具。在新時代背景下，檔案管理也在不斷進步，所以創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化是非常有必要的。同時，創新檔案管理理念、實現檔案管理的信息化對資源的發展和利用有著非常大的好處。

【關鍵詞】檔案管理;理念;創新;信息化;管理;效率

隨著社會的不斷進步和科技的快速發展，現代檔案管理，尤其是只依靠人工調卷和人工檢索已經無法滿足時代的需求。如今，檔案管理的目標就是通過將遠程通信技術、網絡技術、數字化技術等一系列現代化的先進技術結合在一起，形成一套完整的服務體系。并且以此為基礎，實現信息資源的共享和檔案信息的遠程傳輸。使人們在管理和查詢檔案時更加便捷。

一、檔案信息化管理的優點

（一）辦公效率明顯提高。在傳統的檔案管理工作中，主要是依靠人工手動操作完成記錄，然而信息化則是引入了計算機軟件，為文件資料的儲存和收集提供了很多的便利條件，從而使檔案管理的辦公效率有了明顯的提高。

（二）實現了資源的共享。檔案的傳統人工手動操作管理無法實現資源共享，這樣不僅會讓檔案資源的利用率大大降低，還會降低檔案資源的利用價值。而且由于檔案資源的無法共享，也會給信息和文件的查找帶來很大的障礙。而應用計算機軟件的信息化管理技術，則是將每個單獨的信息檔案目錄和內容進行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質量。利用網絡平臺，將檔案信息網絡化、數字化、智能化，從而實現檔案資源的共享與利用。

（三）提高了信息傳遞的速度和安全性。在日常的工作生活中，總會出現信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞的現象，這給檔案管理人員的工作開展帶來了不便。而檔案管理的信息化，則能夠使文件在傳輸的過程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

二、實施檔案信息化的措施

（一）完善檔案信息資源管理制度。根據如今檔案信息化的現狀和對未來發展方向的定位，把握時間制定合適的標準，建立一個具有發展空間的檔案信息化標準是十分重要且必要的。在實現檔案管理信息化的過程當中，構建檔案管理信息化標準體系規范準則時要遵循以下幾個原則：兼容性原則、開放性原則以及系統性原則。兼容性和開放性是指檔案信息化的標準和信息技術行業與檔案管理行業相互匹配的同時，對各項開放性標準有所控制，避免重復工作。系統性原則是在充分發揮各個標準的規范作用的條件下，加強各個標準之間的聯系和補充，使整個制度成為一個完整的體系。我們要注意的是，在完成檔案信息化標準體系的同時，也要完善檔案數據標準體系、檔案信息資源標準體系和檔案信息管理應用體系。在構建檔案信息資源管理制度的同時，要不斷去拓展電子檔案的功能，優化資源庫和軟件系統。對于一個企業來說，檔案是否能夠充分利用、是否合理管理是非常重要的，而一個企業如果管理機制不健全，也會對檔案的管理帶來很大的不便之處與麻煩。檔案工作在整個企業運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但它固有的特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用，是企業發展的有力支撐。因此各個企業都應該盡量建立相應的管理機制，建立起條理清晰的管理體系，使檔案得到有效的利用和科學的管理，從而讓企業檔案可以充分發揮作用，能夠更好地為企業發展貢獻出力量。

（二）提供信息支撐在構建。軟、硬件相互支持是做好檔案信息化管理的一個先決條件，使用性能優良、質量可靠的配套設備和硬件設備的同時，自行開發或引進設計通用的信息管理軟件，把辦公自動化系統和檔案信息化管理結合起來，同時還要增加信息的儲存量和檔案的儲存量，提高綜合的開發能力，實現一體化，形成信息管理網絡，以此來保證信息的完整性。

（三）落實檔案網絡信息安全保障。在檔案的信息化過程當中，隨著電子技術的參與，越來越多的工作可以在網絡中進行，因此注重檔案在網絡中的安全性是十分必要的。企業應該加強安全措施，檔案管理人員也應該提高警惕，采取防范措施包括數據備份、身份認證等，避免和減少黑客對信息系統的危害。落實檔案網絡信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設的質量和效率。為了保證硬件設備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設備，檢查服務器和網絡的運行狀態。完善數據備份，避免由于外界條件的變化而造成的數據的損失或者丟失。重視網絡安全，在網絡平臺上可以設置在線報警系統，并且及時處理網絡安全問題，強化防火墻等措施來確保檔案信息應用的安全性。相關的技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶越權限的操作行為，落實身份認證工作。

三、結束語

檔案管理信息化對每個企業或是對國家來說都有非常重要的意義，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當今的社會需求。當今時代是互聯網時代、是信息化時代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發展，企業檔案管理要想與時俱進，必須要與先進的信息化技術相結合，使之得到快速、有效、合理、科學的管理，從而保護信息資源的有效性、科學性和完整性，確保企業檔案朝著數字化管理方向健康發展。

【參考文獻】

[1]汝玉平.創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化[J].辦公室業務，2017（20）：90.

[2]楊薇.如何創新檔案管理實現檔案管理信息化[J].科技傳播，2017，9（16）：55-56+92.