高校檔案信息管理中大數據應用分析

李風雷

【摘要】在高校檔案信息管理中，大數據可應用在檔案信息挖掘、檔案風險管理、個性化服務三個方面，使檔案管理更加具有層次性、安全性、人化性，有效提高檔案管理效率，方便校內人員對檔案信息的查看。本文通過對高校檔案信息管理中大數據應用的意義與高校檔案信息管理特征進行分析，對高校檔案信息管理中大數據的具體應用進行論述，希望能對高校檔案信息管理有所幫助。

【關鍵詞】高校檔案;信息管理;大數據;應用

在大數據時代背景下，高校檔案信息管理應與時俱進，充分運用大數據技術，不斷提高檔案管理人員的專業水平，以此實現高校檔案管理的系統化、自動化、智能化，促進高校檔案信息管理的發展。根據高校檔案信息管理特征，可利用大數據技術進行分層次管理，使檔案信息更加有層次性，方便相關人員的查看，以此提高檔案信息管理效率，促進教學事業的科學發展。

一、高校檔案信息管理中應用大數據的意義

高校檔案信息較為龐大，傳統的檔案管理模式，耗時耗力，工作效率極低，因此需要引進先進的檔案管理技術，以此提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的查看。大數據對信息處理的快捷、準確，并可對信息進行整理與分析，充分挖掘信息的潛在價值，因此被運用在眾多行業。高校檔案信息管理中大數據的應用，可對高校檔案信息進行高效整理與分析，并將分析結果匯報給高校管理者，為其提供良好的教學參考價值，明確下一步教學方向與計劃。另外，高校檔案信息管理中大數據的應用，可對復雜的信息進行簡化，信息數據處理效率極高，儲存方式較為方便與簡單，有效降低檔案管理人員工作壓力，方便在校師生對相關信息的查看，使高校檔案信息資源價值得到最大化。大數據對信息的讀取速度極快，處理結果較為精準，并可對檔案信息進行篩選，根據不同人群的不同需求，提供個性化服務，且成本較低，實用價值較高，因此高校檔案信息管理中大數據的應用十分具有可行性。

二、高校檔案信息管理特征

（一）信息龐大。高校檔案信息主要包括學生信息檔案、教師信息檔案、教學資源及高校信息。其中學生檔案信息又包括很多內容，像是學生學籍、學生成績、學生在校表現等，教師信息檔案、教學資源、高校信息同時也牽涉到很多方面的信息，像是教師醫療保險、教學科研、高校財務等，因此高校檔案信息量十分龐大。

（二）儲存方式多樣。高校檔案信息可以紙質、電子、數據及影音為載體，進行高校檔案信息儲存。高校檔案信息儲存方式多樣，可根據檔案信息不同類型與性質，選擇相應的儲存方式，以此方便高校人員對信息的查閱。像學生檔案信息、教師人事檔案信息主要以紙質為載體進行信息儲存，教學、學術報告、教務等可采用數據庫對信息資料進行儲存，另外，對于高校晚會、運動、答辯比賽等主要是采用影音儲存方式。

（三）利用率較高。高校在進行教師評優評先、教學設備更新及財務審查時，需要調取相關檔案信息進行分析，以此確保決策的正確性，這賦予高校檔案信息較高的使用頻率，增加檔案信息的重復利用率。像是在對學生評優時，需要調取學生的學習成績、在校表現、獲獎證書等信息，通過信息分析，來做出相應的決策，可見高校檔案信息的利用率十分高。

（四）價值密度較高。高校信息檔案中包括高校師生信息、財務信息、教學資源等，涵蓋范圍較廣，整個高校檔案信息管理經過系統整理與分析，所呈現出來的高校檔案信息內容與形式較為全面與規范，使檔案信息有較高的價值密度。

三、高校檔案信息管理中大數據的具體應用

（一）在高校檔案信息資源發掘方面的運用。高校檔案管理人員，可通過大數據技術將師生檔案、教務資源、學術報告等信息資源采集與處理，分析出高校檔案信息中的潛在價值，為高校發展指明方向。高校檔案信息系統較為龐大，管理起來較為不易，利用計算機將檔案信息化，只能單純地完成信息的輸入與輸出，不能充分利用高校檔案信息資源的價值，因此需要應用大數據技術對檔案信息進行深度發掘，有效發揮檔案信息資源價值。首先對高校師生檔案、財務數據、高校資產、學術報告等信息通過大數據技術進行處理，實現紙質檔案信息到數據信息的轉變。其次利用大數據技術，對檔案信息資料庫進行歸類和整理，并對檔案信息進行及時更新。像是教學評價系統，通過大數據對各個教師的評價結果進行數據整理與分析，不斷更新教學評價信息中的評價結果，以此分析出教師的教學水平。為保障高校檔案信息資源的安全性，應利用大數據完善身份驗證系統。如高校教學系統，在進入教學系統之前，需要完成身份驗證，避免師生信息泄露。在通過大數據技術完成高校檔案信息的基礎管理之后，可對整個高校檔案信息資料庫，提取有價值性的信息資源，并進行相關分析，找出教學發展的規律性，為高校教學事業的發展提供一定的參考價值。像是對畢業生檔案信息的分析與整理，通過畢業生在學的就讀情況與就業情況進行對比，尋找其中的規律性，為接下一步教學事業規劃，提供一定的參考價值。

（二）用于檔案風險管理。在信息技術快速發展的時代背景下，檔案信息化已成為必然趨勢，但在檔案信息化過程中存在著許多潛在風險，需要高校檔案管理人員加強檔案風險意識，充分利用大數據技術，完善檔案信息化管理。在利用大數據技術進行檔案風險管理時，首先高校檔案管理人員應不斷提高專業水平，靈活運用不同類型大數據技術，充分利用各種類型大數據優勢，完善檔案信息管理。在對高校檔案信息進行管理時，為避免檔案管理人員因人為失誤而導致的檔案信息丟失，應利用大數據技術對檔案信息更改，制定相應的程序，進行驗證與審核，以此降低因檔案工作人員工作疏忽導致的檔案丟失風險。其次，對于惡性的信息竊取，需要檔案管理人員與技術人員設計相應的安全防護程序，當其他網站進行攻擊時，可進行自發性防御，并進行提示，使檔案管理人員及時得知檔案信息安全情況，并對實施攻擊的網站地址進行拉黑與舉報，以此避免高校檔案信息泄露帶來的不良影響，降低高校檔案管理風險。最后，高校應重視大數據技術運用的廣泛性，不斷提高檔案管理人員對大數據的應用水平，并建立相關的檔案管理機構，對信息化檔案進行有效監控，以此提高檔案信息的安全性。

（三）用于個性化服務。針對高校檔案信息的多樣性，可利用大數據根據不同人們的不同需求，制定出相應的服務系統，充分發揮高校檔案資源價值。對于高校的學生檔案信息，可利用大數據技術設計學生信息查詢系統，方便學生成績查詢、信息查詢及報考，提高檔案信息的服務力度。對于高校的財務信息，也可利用大數據技術設計相應的財務管理系統，方便高息財務管理，明確資金流向，有利于制定下一步的教學計劃。大數據技術可根據高校人群的不同需求設計出相應的信息查詢、游覽、服務系統，明確劃分高校各種檔案信息用途，提高檔案信息的利用率，方便校內人員的相關信息查詢，使高校檔案信息管理更加人性化、具體化、個性化，為高校打造一個良好的服務形象，有利于高校進一步發展。比如高校利用大數據技術設計的高校官網系統，將教師檔案、學生檔案、高校信息及教學科研結合在一起，方便校內師生信息查詢，同時還可用于高校招生。

四、結語

總而言之，高校檔案信息管理中大數據的應用，符合時代發展需求，有助于高校明確教學方向，使高校檔案信息管理更加規范與系統。在高校檔案信息管理中，檔案管理人員應不斷提高專業水平，廣泛應用大數據技術，對大數據技術進行深入挖掘，以此提高高校檔案信息管理效率，方便在校人員查看信息。高校檔案信息管理中大數據的應用還處于剛剛起步階段，需要高校加強對大數據的使用力度，使檔案信息管理更加技術化、科學化、規劃化，以此確保高校科學運行。

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