新時期基建檔案整理與歸檔問題研究

顏育珊

【摘要】基建是以獨立工程項目為基礎對象，在工程建設中形成的文件材料。本文就新時期基建檔案的整理與歸檔問題進行探討研究，尋求基建檔案更好的管理方案。

【關鍵詞】基建檔案;整理;歸檔

在新時期，檔案的整理與歸檔工作發生了重要變革，越來越多的紙質檔案被電子檔案所代替。在知識經濟時代，知識和信息的重要性越來越突出，基建檔案作為重要的信息資源，也越來越受到重視。但是當前在基建檔案管理中存在檔案資料不完善、資料不規范以及資料裝訂混亂等等問題，本文對此進行研究和探討，尋求更好的基建檔案整理與歸檔方案。

一、基建檔案整理的范圍

對于基建檔案的本質屬性而言，基建檔案的整理范圍和整理內容應當是工程建設之中所存在的各種問題和文件。包括建設工程之中所存在的視頻文件，工程審批以及驗收材料等等，這些問題都需要專業的基建管理者進行整理和歸檔。但是在實際管理中不難發現，基建檔案內容錯亂，資料缺少是經常出現的問題。很多檔案管理人員難分辨有用的基建資料和有價值的基建資料，從而導致基建檔案的整理范圍不規范。

二、基建檔案整理中存在的問題

筆者通過多年基建檔案的管理實踐發現，目前在基建工程檔案資料管理中存在著一定的實際問題和缺陷。

（一）基建檔案材料不完善。在過去，我們的基建材料主要以紙質材料和圖紙資料為主要記錄工具。一個大的工程之中存在著成千上萬張的圖紙材料，這也就導致了基建檔案的材料在使用中難免會出現破損、磨損等各種現象。另外，各種基建檔案歸檔存在著很大的問題，因為基建的檔案材料沒有統一的標準，導致基建檔案的歸檔沒有一個限定范圍，這也是導致基建檔案材料不完善的一個重要原因。

（二）檔案整理不規范。在大型項目的實施過程之中，尤其是城市項目的建設過程之中，大規模的建設是通過投標和招標等方式來進行的。將工程按照不同的性質和要求細化為很多小項目。大到整體設備，小到廁所設計等等，這些檔案資料都是有效并且切實需求的資料。但是很多項目方對于檔案的移交以及檔案的整理缺乏一定的系統性。這些不完善的檔案資料最終會導致不規范現象，給基建檔案的管理帶來了極大的困難。

（三）圖紙檔案的錄入困難。很多圖紙檔案是利用各種制圖軟件制作的，這些制圖軟件可能會存在系統的偏差。有的是利用CAD畫的，也有的可能是利用三維軟件畫的。那么對這些不同軟件繪制的圖紙進行歸檔整理存在著很大的錄入困難。并且，檔案錄入人才也相對較少，很多基建檔案資料管理都是文秘兼任，對于圖紙檔案的錄入一竅不通，對于基建檔案的理解和劃分也缺乏專業的判定。

三、基建檔案整理與歸檔問題及對策

筆者通過觀察發現，新時期基建檔案整理與歸檔問題能夠通過一些對策解決，筆者對此提出自我建議。

（一）查漏補缺檔案資料。在檔案的錄入工作中，檔案資料的好壞直接關系到基建檔案資料的有效和齊全與否。每一次基建檔案的整理與歸檔都需要專業人事進行審批。每一次檔案資料的收集都需要與相關單位進行溝通和協調。對于各個企業以及各個工程的審視工作一定要做到位。特別是對于專業資料的審核和把關要予以重視，進行查漏補缺。為了方便后期檔案的查詢和調用，可以將過去的紙質檔案進行電子化錄入，加強文件的收集與整理力度，盡可能不斷完善檔案。

（二）基建檔案細分到項目。基建檔案一定要進行細分。因為基建檔案關系到每一個項目的責任追蹤與檢測追蹤。一定要構建合理的檔案框架，從大到小，依次列舉出各種檔案的責任關系、附屬關系等等。這樣在進行基建檔案審閱時能夠更清楚地了解檔案內容。同時，筆者認為需要制定一種檔案錄入格式，確認相應的格式要求，方便人們掌握項目的核心內容。

（三）進行專業化人才培養。在檔案管理中，專業化人才培養一定要到位。基建檔案的錄入不同于其他檔案的錄入。基建檔案需要一定的理論知識和實踐經驗。只有這樣才能夠更好地做好歸檔工作，才能夠更規范地開展檔案管理工作。另外，專業的基建人才善于將各種格式的圖紙轉變為一種格式的圖紙進行存儲和備注，這樣能夠有效地提高基建檔案的錄入效率。如果僅僅依靠傳統的文秘進行管理是難以實現的。

（四）基建檔案的排序和目錄。對于基建檔案的整理一定要進行排序和目錄總結。可以對卷內文件進行順序排序，也可以進行大小類別排序，這樣可以很明顯地區分出主次檔案工作。另外，圖紙和資料一定要做好電子目錄，這樣更能夠方便人們檢閱和審核。同時，檔案資料卷內排序一定要能夠進行立卷成冊，裝冊一定要注重圖紙分類和資料分類，并且對于不確定文件做好標注和獨立成冊，做好附屬備錄，這樣能夠更好地進行基建檔案的歸檔。

四、結束語

基建檔案材料作為重要的社會財富，在新時代應當得到重視。新時期背景之下，基建檔案的整理與歸檔應當轉變傳統管理觀念，充分利用好信息技術，用于檔案的整理與歸納，這樣才能夠實現基建檔案的規范整理與歸檔，才能使其效用得到最大的發揮。

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