推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè) 打造一體化服務(wù)平臺

楊杰

黨的十九大報(bào)告指出，我國進(jìn)入中國特色社會主義新時(shí)代。“新時(shí)代要有新氣象，更要有新作為”。山東省委書記劉家義同志在全省第十一屆黨代會上也提出了“推進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展”的新要求。以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，以數(shù)字檔案資源建設(shè)為核心，強(qiáng)化對縣級館數(shù)字化項(xiàng)目的跟蹤指導(dǎo)，以數(shù)字化項(xiàng)目倒推基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范，“推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，打造一體化服務(wù)平臺”是深入開展檔案工作，提供一體化信息服務(wù)平臺的支撐。

一、推進(jìn)民生檔案接收及數(shù)字化建設(shè)

近年來，大部分地區(qū)都在加強(qiáng)對婚姻檔案、土地確權(quán)等民生檔案的接收和利用工作，充分發(fā)揮民生檔案的服務(wù)作用。以婚姻檔案為例，蘇州市吳中區(qū)實(shí)現(xiàn)了1958年以來婚姻檔案的接收和全部數(shù)字化工作，壽光市等檔案館已將婚姻檔案、土地確權(quán)檔案、社保檔案、水利檔案、財(cái)政檔案等涉及民生的檔案全部接收進(jìn)館，并實(shí)現(xiàn)全館數(shù)字化。

二、廣泛應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)

按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求，依托局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”，建設(shè)了檔案綜合管理平臺（實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檢索利用等功能）、數(shù)字檔案館一體化系統(tǒng)服務(wù)平臺（實(shí)現(xiàn)在線查詢利用檔案）和檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺（在線發(fā)布檔案信息）。“三網(wǎng)”均采用物理技術(shù)隔離，保證了檔案信息的安全。數(shù)字化檔案館一體化管理平臺通過檔案管理、接收管理、數(shù)據(jù)管理、利用管理等主要功能模塊，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案的移交、接收、編目、管理、保存、編研、利用和統(tǒng)計(jì)功能，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案的全流程管理。通過引入檔案庫房RFID智能盤點(diǎn)系統(tǒng)，檔案清點(diǎn)、借閱、出入庫全部實(shí)現(xiàn)智能化管理。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用上，利用移動終端全流程在線服務(wù)新模式，開通微信公眾號、APP等移動終端查檔申請受理平臺，實(shí)現(xiàn)了婚姻登記檔案、獨(dú)生子女檔案、知青檔案、農(nóng)民造房檔案、軍人入退伍檔案6類常用民生檔案數(shù)字化在線加密傳輸，使檔案利用突破時(shí)空限制，提速增效，為市民辦理婚姻、房產(chǎn)、戶籍、信貸等事項(xiàng)帶來了極大的便利，實(shí)現(xiàn)了查閱檔案“足不出戶”，進(jìn)一步節(jié)省了辦事時(shí)間。要通過各類網(wǎng)絡(luò)渠道可查閱的檔案都與服務(wù)中心等公共領(lǐng)域、可查閱的檔案門類和數(shù)量保持同步，并隨著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程而不斷擴(kuò)大容量。

三、推進(jìn)數(shù)字檔案館與新館一體化

數(shù)字檔案館是智慧檔案館的雛形，是檔案事業(yè)發(fā)展的方向和趨勢。按照魯檔發(fā)〔2015〕23號文件《關(guān)于全面加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的意見》要求，到2020年縣級檔案館通過數(shù)字檔案館測試率達(dá)到90%以上，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)必須全部實(shí)現(xiàn)異地備份。省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加快推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》要求，到2020年縣級國家綜合檔案館應(yīng)全部通過數(shù)字檔案館測試，其中四分之一要達(dá)到國家級“示范單位”的標(biāo)準(zhǔn)。

正在建設(shè)中的檔案館，建議在新館建設(shè)時(shí)，把數(shù)字檔案館建設(shè)納入一體規(guī)劃，統(tǒng)籌推進(jìn)，避免重復(fù)設(shè)計(jì)、重復(fù)投入。同時(shí)，著力推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)和全市檔案一體化數(shù)字平臺建設(shè)，構(gòu)建“檔案館+基層檔案室”的“1+X”數(shù)字化平臺，通過館室銜接，實(shí)現(xiàn)館室一體化目標(biāo)。

為服務(wù)民生，方便群眾的查閱利用，可將婚姻檔案等民生檔案同步數(shù)字化，打造民生檔案數(shù)字化一體化利用平臺。數(shù)字化檔案館可通過權(quán)限管理、遠(yuǎn)程服務(wù)、自主查詢等功能。更好地服務(wù)于全市中心工作，更好地為廣大人民群眾提供便捷的服務(wù)精準(zhǔn)服務(wù)。

隨著社會的快速發(fā)展，檔案和檔案工作價(jià)值逐漸凸顯，社會各界人士查閱利用檔案的需求持續(xù)增長。檔案信息服務(wù)不管是在服務(wù)質(zhì)量、效率廣度深度上，都存在較大需要改進(jìn)的空間。對于廣大群眾而言，檔案信息利用應(yīng)該關(guān)注檔案利用的內(nèi)容，檔案利用的方式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，用戶更傾向于通過微信公眾號、APP、社區(qū)互聯(lián)網(wǎng)等遠(yuǎn)程服務(wù)率高的民生檔案。逐漸縮短檔案利用的距離感，提高檔案查閱的便捷性，使檔案信息成為一種可以隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)資源獲取的信息。查檔用戶可以提供以數(shù)據(jù)查詢形式、定制處理形式、直接交換形式，“三形式”，這三種形式需要檔案資源必須是數(shù)據(jù)化的利用條件。從而反映出檔案部門在實(shí)施檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的必要性，檔案部門必須通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，與民眾密切相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，以此提高檔案信息資源建設(shè)、解決數(shù)據(jù)重點(diǎn)問題，真正實(shí)現(xiàn)群眾“一站式”服務(wù)，滿足人民群眾對美好生活日益增長的信息需求。

四、強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障，引進(jìn)社會力量參與

（一）要強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障。數(shù)字檔案館建設(shè)必須有充足的經(jīng)費(fèi)保障。從我們調(diào)研的情況看，凡是數(shù)字化建設(shè)開展較好的地區(qū)，經(jīng)費(fèi)保障都相當(dāng)?shù)轿弧]有經(jīng)費(fèi)做保障，數(shù)字檔案館建設(shè)只能空談。

（二）要引導(dǎo)社會力量廣泛參與檔案事務(wù)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，應(yīng)推廣政府購買服務(wù)，凡屬事務(wù)性管理服務(wù)，引入競爭機(jī)制，通過合同、委托等方式向社會購買。從我們的調(diào)研情況看，各地檔案館數(shù)字化工作全部是引入有資質(zhì)的外包服務(wù)公司，通過購買服務(wù)方式完成檔案數(shù)字化工作。

五、建立完善的檔案安全機(jī)制

安全責(zé)任重于泰山，建設(shè)數(shù)字檔案館，開展數(shù)字檔案利用，打造一體化服務(wù)平臺，檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)安全是前提和基礎(chǔ)。針對各市正在推進(jìn)檔案館新館建設(shè)，我們要提前謀劃、科學(xué)設(shè)計(jì)、穩(wěn)妥實(shí)施，把安全思維和理念融入新館建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面工作：

（一）嚴(yán)格按照國家檔案局《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103—2008）要求做好新館的規(guī)劃設(shè)計(jì)。重視建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。要提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫房和特藏室等要符合“九防”要求，配備報(bào)警、消防、庫房溫濕度控制設(shè)備及監(jiān)控系統(tǒng)，采用先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。在消防設(shè)施的選擇上，應(yīng)重點(diǎn)考慮國家最新標(biāo)準(zhǔn)推薦的高壓細(xì)水霧系統(tǒng)，應(yīng)根據(jù)庫容大小逐層建設(shè)單獨(dú)的恒溫恒濕空調(diào)設(shè)備。為保障數(shù)字化檔案的存儲要求及絕對安全，要加大標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房建設(shè)力度，配備專業(yè)的服務(wù)器、存儲器、交換機(jī)、防火墻等設(shè)備。成立數(shù)字化項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的組織領(lǐng)導(dǎo)和溝通協(xié)調(diào)，明確各部門的配合保障機(jī)制，配備專門場地和設(shè)備，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位，順利開展，起積累經(jīng)驗(yàn)、示范引領(lǐng)、輻射帶動的作用。同時(shí)要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》法律法規(guī)，通過運(yùn)營網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)，要依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定和國家標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制性要求，采取有效技術(shù)和其他必要措施，確保網(wǎng)絡(luò)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全事件，重點(diǎn)防范網(wǎng)絡(luò)違法犯罪活動，重點(diǎn)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性。

（二）對電子檔案數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)離線備份、在線備份等多種方式。對重要電子檔案數(shù)據(jù)要開展異地異質(zhì)備份工作，要建立重要電子檔案數(shù)據(jù)異地備份工作常態(tài)化機(jī)制并抓好落實(shí)，通過定期備份確保檔案數(shù)據(jù)安全。

（三）在機(jī)構(gòu)改革中，數(shù)字檔案室建設(shè)要必備。要全面深化“一站式”服務(wù)，深入推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，加快實(shí)現(xiàn)政府治理體系和治理能力現(xiàn)代化。數(shù)字化轉(zhuǎn)變是當(dāng)前變革轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，機(jī)構(gòu)改革后必需要加大推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的力度。作為機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的檔案工作管理部門，是困難，也是機(jī)遇，只有加快檔案工作變革，加快自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型，才能跟上政府轉(zhuǎn)型，有效發(fā)揮在政府機(jī)關(guān)中的基礎(chǔ)性工作支撐。相對于檔案工作來說，檔案部門要積極融入和服務(wù)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，是需要實(shí)行存儲一定數(shù)量的數(shù)字化、不斷增強(qiáng)政務(wù)便民數(shù)據(jù)歸檔，要不斷推動數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是各部門要在今后的機(jī)構(gòu)改革中繼續(xù)加大力度，我們通過借助機(jī)構(gòu)改革和政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型的東風(fēng)，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)與評價(jià)工作，努力成為高質(zhì)量機(jī)關(guān)智慧檔案的標(biāo)準(zhǔn)。

六、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)提供人才支撐

整合檔案資源，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，打造一體化服務(wù)平臺，需要一支高素質(zhì)的檔案專業(yè)隊(duì)伍。建議落實(shí)魯辦發(fā)〔2014〕40號文件要求，建立國家綜合檔案館人員編制動態(tài)調(diào)整機(jī)制。要根據(jù)館藏情況和工作需要對國家綜合檔案館工作人員編制進(jìn)行調(diào)整，合理確定檔案館人員編制，注重調(diào)整檔案干部隊(duì)伍年齡梯次結(jié)構(gòu)，為檔案干部隊(duì)伍補(bǔ)充高素質(zhì)人才，為檔案事業(yè)發(fā)展提供必要支撐。

加強(qiáng)對檔案人員的教育培訓(xùn)和專業(yè)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)和打造一支具有現(xiàn)代化檔案管理意識和專業(yè)能力的團(tuán)隊(duì)。通過教育和培訓(xùn)，轉(zhuǎn)觀念，提素質(zhì)，讓檔案現(xiàn)代化管理理念深入人心。要突破檔案館建設(shè)傳統(tǒng)理念，體現(xiàn)“大檔案、大數(shù)據(jù)、大整合”的時(shí)代特點(diǎn)。組織的實(shí)操培訓(xùn)通過對現(xiàn)場觀摩檢查、現(xiàn)場糾錯(cuò)整改、現(xiàn)場探討交流等形式培訓(xùn)，以直接、直觀的方式提高管理水平。針對項(xiàng)目的現(xiàn)場管理、安全保障、數(shù)據(jù)規(guī)格、數(shù)據(jù)質(zhì)量、工作文檔管理等內(nèi)容，以“現(xiàn)場檢查及時(shí)糾錯(cuò)”的方式，“抓環(huán)節(jié) 扣細(xì)節(jié)”切實(shí)提升關(guān)鍵崗位人員正規(guī)作業(yè)能力。隨后，組織經(jīng)驗(yàn)交流座談會，由業(yè)務(wù)骨干針對實(shí)操過程中的普遍問題、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、薄弱區(qū)位進(jìn)行統(tǒng)一講解，并現(xiàn)場解答問題，切實(shí)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，有效助力數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制。組織專業(yè)人員學(xué)習(xí)考察，數(shù)字檔案館建設(shè)，擴(kuò)大視野，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，爭取少走彎路，避免坐井觀天，有力地提升工作能力和水平。要順應(yīng)未來檔案事業(yè)數(shù)字化發(fā)展趨勢，緊緊抓住人才隊(duì)伍建設(shè)這個(gè)關(guān)鍵，努力為數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)打造長遠(yuǎn)的發(fā)展平臺。

“千年紙張會說話”，檔案工作存史留憑，具有非常重要的“基礎(chǔ)性”地位。記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會是檔案工作者的使命和責(zé)任，我們要適應(yīng)檔案事業(yè)數(shù)字化發(fā)展趨勢，結(jié)合創(chuàng)新型城市建設(shè)、智慧城市建設(shè)大局，逐步打造全市檔案數(shù)字化一體化服務(wù)平臺。