從“數字化”到“數據化”

楊麗娜

【摘要】隨著信息技術的飛速發展，檔案資源整合方式迎來了新的變革。從傳統的檔案資源管理到現代化的檔案資源整合，信息技術背景下的檔案資源管理越來越高效。本文通過探析在新背景下的檔案資源整合方法，探尋新的靈感。

【關鍵詞】信息技術;檔案資源整合;方法

一、檔案資源整合的發展

在不同的時代，檔案資源管理有著不同的主題。總體來說，檔案資源管理的歷程可以分為三個階段，分別是傳統載體階段、數字化階段和數據化階段。

（一）傳統載體階段。在傳統的載體時代，檔案資源的管理還是依靠于實物，以至于各種檔案的調取以及使用都極其困難。當時的計算機還處于萌生階段，沒有計算機的協助，檔案資源的共享以及各方面都受到了嚴格的限制。

（二）數字化階段。隨著計算機的初步發展，檔案資源管理也步入了不一樣的階段——數字化階段。在數字化階段中，也有不同的定義，但是其核心都是可以計算機為載體去進行管理和共享，但是同樣存在不夠靈活的問題。在數字化的初級階段，是檔案著錄。美國率先進行檔案著錄，與傳統的檔案著錄不同，數字化中的檔案著錄是通過計算機來進行的。通過計算機對檔案進行分類，比如背景，類型，從而達到方便查找的目的。我們可以這樣認為，計算機著錄是檔案資源整合數據化的基礎，也是計算資源整合的關鍵環節，直接關系到檔案資源管理今后的發展。

（三）數據化階段。計算機的快速發展帶動了信息技術的發展，從而也將檔案資源整合帶向了數據化的階段。數據化和數字化的根本區別就是數據化更加靈活有效，可以將在計算機中的文件進行精確的檢索和分析，以達到檔案資源管理智能化的目的。

檔案資源整合的數據化中最基本的功能就是實現全文數據庫。一方面，檔案資源的整體可以進行智能檢索。這個功能的實現大量減輕了人工檢索的工作強度，節約了大量的人力成本和時間成本。另一方面，數據庫中包含了全部的內容，可以提供在線的全文閱讀。其中數據庫的構建，需要包括不同種類檔案資源的分類方式，檢索關鍵詞搜索等內容。在實現了全文數據庫的前提下，目前的檔案資源整合正在向著檔案大數據平臺發展，這是檔案資源管理和整合的終極目標。通過大數據的分析作用，對各個部門檔案中的龐大數據進行管理，從而有效地提高工作的效率。

二、信息技術背景下檔案資源整合的方法

順應時代而生的數據化檔案資源整合，在新的時代背景之下又探尋了不一樣的路徑和方法。

（一）關聯數據和資源整合相結合。在新的背景之下，對檔案資源整合提出了更高的要求。傳統的檔案資源之間的關系是微弱的，甚至可以說彼此相互獨立。但是，隨著信息技術的發展，我們可以利用數據化時代的優勢，對不同的檔案資源進行結合，從而擺脫傳統檔案數據之間相互獨立的局面。其中，數據之間得到關聯，需要從三個維度下手。首先是打破封閉環境，數據化的檔案資源不同于傳統式的館藏資源，它可以通過互聯網平臺進行瀏覽和分享，所以這就為打破封閉環境提供了基礎。其次是減少數據的重復和冗余。由于信息的關聯，檔案資源之間打破了孤立的環境，從而很自然地減少了數據冗余。再者，挖掘數據之間的關聯。不同的檔案資源之間存在的關聯關系需要依靠大數據的挖掘才能實現，而通過挖掘數據之間的關聯，可以形成有共同點的檔案資源之間的高度融合，甚至可以產生新的信息。

（二）內容整合管理。內容整合是數據化檔案資源整合區別于數字化的一個關鍵點所在。數字化時代的檔案資源整合是對內容的共享化呈現，而數據化的檔案資源整合是對內容的深度整合。其本質在于通過對檔案資源中數據的采集以及信息管理等方式，對不同類型的檔案資源以及不同數字格式之間的檔案資源進行無障礙的整合。此外，內容整合管理再加上相應的技術手段，從而實現檔案資源的全文檢索，關鍵詞檢索等。一方面是為用戶提供了更加便捷的資源查找方式，另一方面是在檔案資源的整合和協同上發揮重要的作用。

（三）數據挖掘。在大數據的背景之下，數據挖掘必不可少。在檔案資源整合中，由于檔案資源的龐雜性以及來源廣泛性，數據挖掘技術的深入成為了一個很大的挑戰。所謂數據挖掘，是對檔案信息資源進行情報檢索、捕捉隱藏的可用資源的有用途徑。所以，做好檔案資源整合的數據挖掘工作，可以促進資源整合的精細化，從而使得檔案資源整合工作的效率更高。

三、結語

檔案資源整合的數據化發展是必然趨勢，尤其是處于當前這個信息技術高速發展的大背景之下。從傳統的檔案資源管理和整合，到數字化再到數據化的過程中，檔案數據資源整合變得更加智能、更加高效。

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