?高校貴重儀器信息化管理實踐

羅偉莉 陸紫生

摘 ?要 高校貴重儀器既要服務于科研，也要立足于服務社會。貴重儀器的檔案基礎資料，使用運行和維護過程中的信息建設，為貴重儀器的高效運行、開放共享、社會服務提供詳細和準確的數據支持，提高使用效率和產生社會效益。從貴重儀器檔案管理、使用和維護信息化管理入手進行探索，通過授權管理來實現信息化，做到貴重儀器在全生命周期內的數據支持。

關鍵詞 貴重儀器;信息化管理系統;授權管理;實驗室

中圖分類號：G482 ? ?文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2019）02-0014-03

1 前言

高校貴重儀器設備管理工作是一項涉及申購、論證、采購、合同簽訂、驗收入庫、使用、維護、報廢等多個環節的系統性工程[1]。在貴重儀器全過程管理中，有從設備購買到實驗室開放以及服務地方企事業單位等各方面入手，有效地提高大型貴重儀器設備的利用率[2-3];有精密儀器設備在服務于科研和培養人才方面的運行管理實踐[4-7];有在貴重儀器開放式共享中進行主動、有序管理[8-12]。在貴重儀器開放管理后，同時需要在經濟效益方面進行合理的管理和激勵[13-17]。

然而在貴重儀器資料檔案管理方面，由于缺乏貴重儀器資料收集保管意識，沒有明確儀器設備的建檔要求，往往出現采購前缺論證資料，采購后少合同、驗收資料等信息的問題[18]。使用過程中儀器設備的測試內容、使用機時數、培訓人員數、測試樣品數、服務收入等經常出現漏登記和維護信息不全等現象。這對貴重儀器無論是運行管理還是開放管理，都提出挑戰。怎么用好、管理好貴重儀器，如何產生科研效益和社會經濟效益，充分發揮儀器功能，提高學生動手能力？本文從貴重儀器檔案管理、使用和維護信息化管理入手進行探索，實現貴重儀器檔案和使用維護資料的信息化或電子化，增強貴重儀器的科研效果和社會經濟效益。

2 貴重儀器的檔案信息化

貴重儀器檔案不健全 ?貴重儀器從申購到報廢是一個生命周期很長的過程。在整個生命周期內，一些貴重儀器的檔案資料出現檔案建立不完整，部分丟失甚至整個丟失的情況。而高校貴重儀器檔案管理涉及學校多個部門，資料分散不集中，既破壞了檔案的整體性和完整性，也不利于貴重儀器檔案資料的使用。貴重儀器檔案資料不完整，在使用過程中如出現故障，將不能提供完備的儀器檔案資料，可能導致無法準確判斷故障發生的原因，儀器設備開機率偏低和使用壽命縮短。

貴重儀器檔案信息化方案 ?由專職教師對貴重儀器的資料進行統一接收、保管、利用和歸納管理，按照貴重儀器生命周期的時間順序建立貴重儀器檔案目錄：可行性論證報告—技術協議—報價單—訂購合同—驗收報告—開箱記錄—履歷表—其他技術資料—培訓名單—使用記錄—信息卡—其他。履歷表中可以包含技術規格、操作規程、保養和故障維修記錄。可參照表1，根據檔案目錄從申購開始就收集貴重儀器檔案資料，使得貴重儀器檔案信息化管理工作系統化、規范化。

在貴重儀器檔案信息中，大部分的檔案資料是一次形成或有限次數的形成，資料內容不變，具有可復制性;然而培訓名單、使用記錄和保養與故障維修記錄不同于其他檔案信息，具有實時性、不確定性和持續時間長、非一次或幾次形成等特點。由于其特殊性和復雜性，需要建設信息化管理系統，實現貴重儀器自行記錄設備運行狀況、進行數據統計，實現設備檔案中的培訓名單、使用記錄和保養與故障維修記錄管理，以提高大型儀器設備的使用效率。

3 貴重儀器信息化管理系統

貴重儀器信息化管理系統功能模塊 ?信息化管理系統功能邏輯見圖1。

1）實驗室管理人員授權管理模塊：支持實驗室管理人員添加用戶及用戶基礎信息，包括被授權使用的貴重儀器、電話、郵件、導師等;支持管理員新增儀器設備的添加和儀器信息錄入。

2）用戶注冊和登錄模塊：用戶注冊系統由用戶發出儀器設備使用申請，管理員認證后授權;用戶登錄系統則是用戶取得使用授權以后，對貴重儀器使用的基本信息進行錄入，包括測試材料性質、測試參數和社會服務收益等。

3）數據記錄模塊：記錄儀器的原始數據并進行分析。

4）數據匯總和導出模塊：支持多篩選條件數據查詢，管理員可以根據用戶名、儀器名稱、使用時間等篩選條件進行數據匯總和分析，形成數據報表等。

貴重儀器的信息化管理

1）培訓名單信息化。大型貴重儀器使用前均需要進行培訓，培訓合格后方可上崗操作。由實驗室管理人員完成對用戶的培訓。由于專職實驗人員少，需要培訓的用戶多、儀器多，出現用戶沒有經過培訓就上崗操作的現象，給儀器使用帶極大隱患，輕則數據不準確、不精確，重則儀器出現故障，造成嚴重損失。因此，在貴重儀器管理系統信息化過程中，對培訓名單也進行信息化。所有經過培訓的人員在信息化管理系統上申請使用，實驗室管理人員根據用戶的培訓儀器情況進行審核，保證誰經過培訓誰被授權使用;或者直接由實驗室管理人員添加培訓名單，杜絕不會使用的學生誤操作的可能。這由信息化管理系統中的第一個模塊來實現。

2）貴重儀器運行信息化。鑒于實驗室中貴重儀器的使用者范圍寬，使用時間不確定，嚴格要求貴重儀器進行使用登記記錄，采用貴重儀器信息化管理系統進行管理。在授權使用前先進行貴重儀器操作培訓，獲得培訓合格證后，由注冊界面進行注冊登記。注冊界面包括的信息有用戶名、密碼、導師、郵箱、手機號碼等。這在信息化管理系統中的第二個模塊中體現。在第二個模塊中需要用戶輸入儀器設備使用的委托單位、用途、檢測項目、材料性質、樣品來源、服務收入等信息。這些信息的收集主要包括兩個方面：一是檢測材料的特性;二是產生的科研和社會效益。檢測材料的特性參數為儀器的維護和保養提供基礎數據，為解決儀器設備故障提供參照。同時用真實的數據反映儀器設備為科研服務和社會經濟效益帶來的成果。

大型儀器設備采用《大型精密貴重儀器設備使用記錄》登記本登記，故在大型儀器設備運行信息化過程中，結合《大型精密貴重儀器設備使用記錄》設計信息化需要的資料，將紙質版的使用記錄登記變成電子化的信息登記，既能有效提高登記效率，后臺自動更新數據信息，記錄完整的實驗情況，又能全面記錄設備運行全過程狀態數據，對貴重儀器的使用情況分析和故障排除都提供了寶貴的、有意義的數據信息，有利于提高儀器的使用效率和增加儀器的服務使用時間，為實驗教學、科學研究、社會服務提供基礎保障。并且此數據為系統自動記錄，不存在人的主觀因素的影響，確保了數據的準確性，也減少了由人工記錄統計帶來的漏記、偏差和不實。第三個模塊可以實現這個功能。

前面三個模塊都是信息和數據的收集過程，而數據匯總和導出模塊，通過信息化管理系統對數據進行導出，既可以對全數據進行分析，也可以有針對性對儀器、用戶、社會效益各方面進行局部分析。

4 結語

針對高校貴重儀器設備采用信息化管理系統來實現全生命周期內的檔案資料管理，特別是培訓名單、使用運行和維護保養數據的信息化管理，有利于充分發揮儀器設備使用效益，提高設備利用率，更好地高校貴重儀器為實驗教學、科學研究、社會效益服務。

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