檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理的研究

郭雪梅

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)的普及性應(yīng)用與發(fā)展的環(huán)境下，檔案部門(mén)積極推進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)工作，即建立電子檔案，對(duì)電子檔案進(jìn)行信息化管理。近些年來(lái)，國(guó)內(nèi)檔案部門(mén)的檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得了不錯(cuò)的成效，只是電子檔案的海量化和復(fù)雜化等特點(diǎn)愈發(fā)明顯，還需要檔案部門(mén)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的新機(jī)遇，建立起大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理模式，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化，以提高檔案信息化管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 大數(shù)據(jù) 管理模式

大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的滲透運(yùn)用，既會(huì)沖擊傳統(tǒng)檔案管理體系，也可有效推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理體系的優(yōu)化發(fā)展。因此，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立起大數(shù)據(jù)觀，在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，建立起科學(xué)而有效的大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理模式，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的健康發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的積極作用

如今檔案部門(mén)的檔案管理工作正處于加速變革的發(fā)展階段，將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運(yùn)用到新時(shí)期的檔案管理工作之中，可實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破、新發(fā)展。具體而言，檔案部門(mén)在檔案管理創(chuàng)新變革的過(guò)程中引入大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，可發(fā)揮很好的積極作用：

一方面，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用，可切實(shí)提高檔案部門(mén)的檔案管理能力。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理正在朝著信息化發(fā)展方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，管理人員不再停留在傳統(tǒng)整理歸檔層面上對(duì)檔案進(jìn)行管理，而是通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔的現(xiàn)代化管理方式，優(yōu)化了自身的檔案管理過(guò)程，這對(duì)于提高檔案現(xiàn)代化管理能力有著重要作用。另一方面，檔案部門(mén)將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理信息化建設(shè)中，可提升檔案信息化服務(wù)水平。這主要是因?yàn)樵跈n案信息的海量式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)下，檔案管理人員可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對(duì)海量式、多樣化的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的采集與存儲(chǔ)，還可對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，挖掘這些數(shù)據(jù)信息潛在的新價(jià)值。這顯然可幫助檔案管理人員調(diào)整檔案管理服務(wù)模式，滿足人們對(duì)檔案信息的實(shí)際需求。

二、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理在檔案管理中的有效運(yùn)用

（一）建立檔案數(shù)字化管理工作小組

檔案是機(jī)關(guān)單位或企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的可靠數(shù)據(jù)，與一般數(shù)據(jù)相比，其利用價(jià)值極大。為了充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，檔案部門(mén)必須推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。而隨著檔案數(shù)據(jù)海量增長(zhǎng)、類(lèi)型更加多樣化，檔案部門(mén)需引入大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化目前的檔案管理信息化建設(shè)工作，讓檔案數(shù)據(jù)增值，以提高檔案信息的利用價(jià)值。例如浙江聯(lián)宜電機(jī)有限公司為了加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)管理，并推進(jìn)自身的智能化發(fā)展，已經(jīng)建立了一個(gè)數(shù)字化管理工作小組。這一小組的成員正致力于通過(guò)大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，將系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、傳統(tǒng)檔案信息等都轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理，并提高檔案的信息化管理水平與信息化服務(wù)水平。因此，各機(jī)關(guān)單位或企業(yè)單位的檔案部門(mén)可借鑒其經(jīng)驗(yàn)，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、能力水平高的數(shù)字化檔案管理工作小組，為推進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）建立檔案信息化安全管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面發(fā)揮的作用很突出，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源的統(tǒng)一管理。例如國(guó)內(nèi)許多城市正在積極地建立大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，旨在利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)模化的科學(xué)處理，并實(shí)現(xiàn)海量信息的科學(xué)管理。但擺在我們眼前的一個(gè)重要問(wèn)題就是防止信息丟失，這就需要我們關(guān)注數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。因此，對(duì)于檔案部門(mén)而言，檔案管理人員應(yīng)該積極建立檔案信息化安全管理系統(tǒng)，解決檔案信息化服務(wù)過(guò)程中數(shù)據(jù)信息傳遞、運(yùn)用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)存在的各種安全隱患，提高大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)支撐下的檔案信息安全防護(hù)管理水平。在這個(gè)方面，檔案管理人員既要引入科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，又要注重對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的備份，以提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理的有效性。

（三）基于用戶需求優(yōu)化檔案管理服務(wù)

在大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)支撐下的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)注重借助大數(shù)據(jù)融媒體，優(yōu)化檔案管理的信息化服務(wù)過(guò)程，以真正提高電子檔案的利用價(jià)值。在這個(gè)方面，檔案管理人員可以在用戶需求導(dǎo)向下，加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)信息的開(kāi)發(fā)與推送工作。這就要求檔案管理人員能夠善于利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)采集和存儲(chǔ)與用戶需求相符合的多樣化數(shù)據(jù)信息，如用戶檢索的訪問(wèn)規(guī)律、用戶對(duì)電子檔案的關(guān)注領(lǐng)域等。在了解用戶需求之后，檔案管理人員可為用戶提供電子檔案信息預(yù)訂服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案的智能化管理與服務(wù)水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，對(duì)于檔案部門(mén)提高自身的檔案現(xiàn)代化管理能力、提升檔案信息化服務(wù)水平、促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展等方面有著重要的意義。檔案部門(mén)應(yīng)注重探索有效方法，推進(jìn)大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)與現(xiàn)代化檔案管理工作的有機(jī)融合，切實(shí)提高檔案的大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]楊永久.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[J].中國(guó)管理信息化，2018，367（01）：122—123.

[2]劉德松.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，2018，679（08）：101—102.

[3]朱琦.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科技資訊，2018，16（02）：8—9.